一、打造数据库的理论基础
对于基于Excel的数据库，我们的理解是，包含三个层次：原始数据、底层数据结构、展示。如下图所示：原始数据是指获取的各种原有格式数据。包括图表、文字、音像制品等各种资料。底层数据结构是此理论的核心，包含参数表和源数据表。参数表中的各参数通常被源数据表所引用，同时确保源数据表的数据记录准确性；源数据表用于存放所需的来自于原始数据的所有明细数据，这些明细数据已在源数据表中进行了结构化标准化处理。展示是指加工出的各类数据产品。有了原始数据和底层数据结构，通过各种信息技术自动加工出各类数据产品，即上报给管理层的各类表格、图形、文字资料等。自动化是这个层次的特点。使用Excel打造预算管理的数据库，需要注意以下原则：1.标准化原则。标准化是信息化工作的基础。要做到责任中心标准化、会计科目标准化、计量单位标准化等。责任中心是指承担一定经济责任，并享有一定权利，反映其经济责任履行情况的企业内部(责任)单位。根据管理的精细程度，一般企业的责任中心可理解为分/子公司、总部各职能部门等。每个责任中心应有一个唯一的编号，用于标示该责任中心。预算管理中常用的责任中心有预算单位和核算单位，其编号要标准化；预算单位和核算单位的口径最好完全一致，如因各种原因不一致，要找到其明确对应关系，这种对应关系是上图“底层数据结构”中“参数表”的重要元素之一。每个会计科目应有一个唯一的编号，用于标示该会计科目。因企业大多采用会计核算软件，故有相应现成的会计科目编号，可直接采用。计量单位标准化，即在数据库中使用统一的计量单位，比如金额使用统一币种等。2.单项汇总原则。即明确最小颗粒度，单项正确了，逻辑关系正确了，最后的各种展示汇总结果必然是正确的。而不应相反。3.一体化原则：年度预算与月度预算一体化、预算与核算一体化、历史数据与当期数据一体化。规范采用相同的数据结构，统一放入数据库体系中，并用一个或多个字段标示区分，比如报表类别、日期、数据类别等。4.表单少而精原则。表单贵在精不在多，多了反而会导致大量的数据冗余，还会出现数据不一致现象，导致效率低下。每一个设计的表单都应有充分的理由，以避免数据冗余，这在顶层设计时应充分考虑。5.以最新格式表单为准原则。由于管理的需要，各企业的报表格式可能每年都在做不同程度的调整，由于最新的格式最符合管理层最新的管理需要，建议在数据库中将以前历史的格式统一调整为最新格式。
二、Excel在预算管理中的深度应用
1.原始数据——数据来源
“巧妇难为无米之炊”，做预算管理首先需要考虑的问题是数据来源，即上图中的“原始数据”哪里来？一般来说，预算管理的原始数据包括三方面：核算数据、普通预算表单、项目模型。(1)核算数据，即实际数据，是预算管理非常重要的数据来源之一，主要用于做预算实际对比分析和趋势分析。企业的会计报表通常是由会计软件编制的，展现方式一般是统一格式的各个口径的表格，数据来源可靠，一般可以直接采用，因此是比较容易处理的。(2)普通预算表单：除核算数据外，一般企业的预算管理所需数据用“普通预算表单”大多可以实现，即制作精品标准表单，分发给各责任中心(如：分子公司、总部各职能部门)，用于规范并收集“原始数据”。为了减少各责任中心的填表工作量和出错概率，为下一步的数据自动化统计分析打下基础，建议对普通预算表单做到以下几点：1)按照以上提到的“标准化原则”和“一体化原则”，普通预算表单应尽量与核算数据格式完全一致。2)按照以上提到的“表单少而精原则”，每个责任中心仅一个Excel工作簿(workbook)，每个工作簿中可含有若干工作表(worksheet)。工作簿中的工作表包括：资产负债表、利润表、现金流量表、销售费用表、管理费用表、财务费用表、业务工作量表、投资表等等。3)使用工作表保护，且计算和勾稽公式要统一填好。4)“做解答题不如做填空题，做填空题不如做选择题”，即让各责任中心填空，填的空越少越好；如果能让责任中心做选择题，那就直接让其从可选答案中选择。5)对需责任中心填写的区域和其他区域可用单元格颜色等形式标示区分开。(3)项目模型：对于经营业务较为复杂的企业，如果仅使用“核算数据”和“普通预算表单”收集预算管理的原始数据，还难以做到精细化管理。因为这类企业的各责任中心之间差异较大，比如财税条款存在较大差异(这在海外项目较为普遍，由于所处国家不同而导致财税条款差异较大)。如果仅用简单的普通预算表单，只能简单地匡算数据，实际运行结果可能与计算出来的数据差异在10%以上，显然难以满足精细化管理需求。因此，对于此类企业的责任中心，建议使用项目模型，当然在无完善信息系统的情况下，Excel仍是其载体。虽然各责任中心差异较大，但是仍应尽量标准化，即数据输入表单、数据输出表单应尽量统一(至少数据输出表单统一)，以方便最后数据统计分析的自动化。至于中间的数据处理表单，可根据责任中心财税条款情况分别建立。
2.底层数据结构——数据处理
底层数据结构包括参数表和源数据表，通常将其放在同一个工作簿(workbook)中。参数表用于存储标准化的参数信息。参数表中的各参数通常被源数据表所引用，同时确保源数据表的数据记录准确性。参数表可以是一个工作表(worksheet)或多个工作表，内容包括各口径的责任中心、计量单位、会计科目及其对应关系等标准化的数据。源数据表用于存放所需的来自于原始数据的所有明细数据，这些明细数据已进行了结构化标准化处理。即将上文中的核算数据、普通预算表单、项目模型三方面的原始数据，通过VBA代码自动将其转换集成到源数据表中。源数据表可以包括汇率表、价格表、资产负债表、利润表、现金流量表、销售费用表、管理费用表、财务费用表，以及业务工作量表、投资表等等。即将同质字段的数据完全统一放在一张工作表(worksheet)中。预算管理一般是以年度为基础，先编制年度的运营预算和财务预算，再分解到季度和月度。预算目标是以一年为期限的的短期目标。为了做到精细化管理，兼顾企业长远发展，年度可以扩展到“全生命周期”，即往前扩展到企业起始的历史数据、往后扩展到企业长远的规划数据，这将大大提高企业预算管理的协同效应。(1)历史数据：对于各年度历史数据，由于各年度的责任中心、会计科目、计量单位等可能会存在较多差异，该部分数据的规范导入可能需花一些时间，但这部分的工作量却是必要和一劳永逸的。(2)规划数据：在无完善信息系统的企业，“长期规划”和“计划预算”之间往往割裂开来，通过手工进行连接。通过“底层数据结构”可以使其较为紧密地结合起来，避免内耗，形成较大的协同效应。目前新版Excel的单个工作表(worksheet)的容量约为：100万行*2万列，容量足够容纳相应数据。数据的格式和存储方式，要采用标准的数据库格式，即最简单的也是计算机最能高效识别的一维表格式。如下图举例所示：
3.展示——自动化展现
“展示”即我们通常所说的各种汇总、分析及汇报材料。模板和自动化是这个层次的特点。一旦底层数据结构被规范的构建，展示材料就可以根据设置好的各种映射逻辑自动生成。具体实现方法有很多，比如数据透视表、函数公式，这两者不能方便解决的还可以采用适量的VBA代码。企业只有对其“经济活动”分析的快速、准确、深入，才能在市场中立于不败之地。因此应该对企业的经济数据进行多维度多层面的分析，比如：差异分析、对比分析、对标分析、结构分析、趋势分析、因素分析、排名分析、多维分析等。繁多但有意义的各种经济数据分析仅仅依靠手工是不现实的，只有借助信息化手段、借助数据库构建才能高效规范实现。以上“原始数据-底层数据结构-展示”的一整套理念方法，是在无完善信息系统情况下，依靠Excel构建的数据库管理体系，经充分实践是有效的，工作质量和效率得到大幅提高。
作者：于尚旺 单位：中国石化集团国际石油勘探开发有限公司
