第一篇：电子档案与传统档案管理的对比
【摘要】在当今信息技术高速发展的时代，电子档案管理逐渐成为时下潮流的信息管理发展趋势。在进行电子档案管理过程中为了加强对电子档案的有效管理和归档工作，找出电子档案与传统档案管理过程中相同点和异同点进行分析比较，更好的帮助今后电子档案和传统档案管理工作。
【关键词】电子档案；传统档案；相同点；异同点
近年以来，我们在电子信息技术方面已经拥有重大的突破，一些相应的技术也在不断地发展和完善。随着计算机的发明和计算机技术的延伸，已经从本质上改变了传统的档案管理办法。本次主要针对当前电子档案管理与传统档案管理办法之间的相同点和异同点进行分析对比，通过对两者之间的相互比较，为更好的帮助完善档案之间的管理，找出提高档案管理的办法和存储途径。
一、电子档案与传统的档案管理之间的共同点
（一）电子档案与传统档案管理基础相同。电子档案管理过程中首先依靠的是传统的档案管理办法，将传统档案管理过程中需要用到的信息转换为电子档案管理的办法，传统的档案管理是电子档案完善的基础。在当前的电子档案管理过程中，一般需要依靠外部力量将信息资源通过网络电子形式进行收集和传输，然后进行分类存储归档，但是，在这过程中，信息资源并不会自动地进行分类存储归档，需要依靠传统的档案管理办法先进行分类存储归档，然后转换成电子档案形式进行储存。另外，对于电子档案管理和传统档案管理都离不开科学有效的管理办法，都需要人为的进行分类和存储，管理工作对于这两者之间的正常运行有着非常重要的作用，如果出现交叉或者错误，必然都会对电子档案管理和传统档案管理带来不必要的麻烦。（二）电子档案延伸了传统档案的信息资源。电子档案最大的优势之一就是能够储存非常大的信息资源，而且在储存大量信息资源的同时占有非常小的体积。在电子档案储存大量的信息资源过程中，我们可以非常容易地找到相关的信息，更好地进行使用，达到最佳的使用效果。在利用电子档案信息搜索过程中，可以通过电子档案整理出来的框架篇目进行查找，让后利用电子档案查找出来的信息对应的在实际档案归纳所在的位置进行使用。使用电子档案管理对比传统档案管理减去了不必要的麻烦，扩展和延伸了传统档案管理办法，寻找档案内容更加便捷。对于使用电子档案管理和传统档案管理来说更是现代与传统方法的结合。（三）电子档案管理和传统档案管理基本原则相同。档案的管理方式一般都是依靠传统的档案管理原则，而对于电子档案管理和传统的档案管理都是遵循这种原则。电子档案管理和传统档案管理都是采用相应的技术条件进行整合，然后再不断的进行改革创新，寻找满足时代发展要求的档案管理办法，但是总体上来说都是为了寻找更加方便的档案管理办法。电子档案管理和传统档案管理相互之间各有优势和不同，但是两者的相互管理办法和原则都是基本一致，而电子档案管理的出现一方面更是适应时代潮流的新产物，方便满足人民对档案管理的需求，另一方面也是帮助传统档案管理进一步延伸和拓展了社会功能。
二、电子档案与传统的档案管理之间的不同点
（一）电子档案和传统档案归档的方式上有所不同。电子档案管理一般采用的是电子编码技术，在这种技术产生的文件可以对里面的内容进行修改编辑，操作简单方便，而且还不会留下操作痕迹。电子档案归档可以储存在不同的计算机上，另外，只要有电子储存设备都可以对电子档案进行而存储。而对比传统档案存储一般是采用纸质版的文字进行分类归纳储存在档案馆或者图书馆等档案管理中心，传统档案管理过程比较复杂和困难，所需要的人力劳动资源比较大，容易出现错误。另外，传统的档案修改不同于电子档案，其中修改过程比较麻烦，需要耗费更多的人力资源。（二）电子档案和传统档案管理方式和保管方式不同。电子档案管理与传统档案管理有着本质上的区别，一般电子档案管理可以编辑不同的文件进行一级管理，并且对于不同的文件采用不同的文件编制名称，然后再进行分类归纳。这种管理方式更加严格具有条理性，减少了档案管理过程中出现的错误和档案管理人员的劳动强度，更加人性化。另外，对于电子档案管理和传统档案管理上两者的保管方式也不一样，电子档案管理一般是保存在电子文件载体上，而传统档案管理一般是保存在纸质版的文件上。对于两者的档案内容相互交流上，电子档案更具有灵活性，可以相互进行交流，而传统档案管理却比较单一，信息之间的交流比较麻烦。（三）电子档案和传统档案两者的查询方式不同。对于电子档案和传统的档案两者的查询方式上有着非常大差别，电子档案查询一方面需要依靠的是一定的计算机技术管理，例如，对于电子档案查询上一般需要在一些档案管理中心注册、登记或者缴费成为会员，然后才有权限进行相应的档案查询。而传统的档案查询方式并不同于电子档案的查询，一般可以去档案管理中心进行查找，寻找到用户需要的档案文件内容。
三、结语
当前随着信息技术和时代革新的不断发展，档案管理工作需要逐渐改革，并且采用更加高效的管理技术和方法，帮助档案管理工作更加顺利地进行，为时代的发展做出一定的贡献。在这过程必须认真对电子档案管理和传统档案管理上共同点和差异进行分析，找出两者之间不同的优势和劣势，采取有效的管理办法，更好地完善电子档案管理工作。
作者：谢俊鸿 单位：株洲南方航空高级技工学校
第二篇：电子档案管理体系的对策
【摘要】医院的电子档案是医院发展历程的忠实记录者，也是医院无形资产中最珍贵的部分。不断加快信息化建设的脚步，做好医院的电子档案工作，是医院势在必行的道路。文章基于此，对建立健全医院电子档案管理体系提出若干对策，希望对我国医院电子档案管理体系的构建有一定的指导意义。
【关键词】建立健全；医院；电子档案；管理体系
一、提高电子档案管理工作者的业务素质
（一）医院的电子档案工作者必须具有高度爱岗敬业的品质和优秀的医德医风。医院的电子档案工作归根结底来说还是一项服务性质很强的工作，随着时代的发展，电子档案取代过去普通的纸质档案成为医院档案的主力军，这些电子档案必须能够很好地为医院医疗工作提供良好的技术支持与服务。医院的电子档案工作者在日常工作中要尽力的保证电子档案的全面性、原始性和准确性。同时应该具备一些医学、法律和行政管理的知识，这样才能够在档案的管理工作中可以确保文件来源的真实性和可靠性，从而为电子档案的使用者提供有力的理论保障。（二）医院的电子档案工作者需要具备发展的眼光和开放的思维，顺应时代的发展。要突破原有的档案管理模式，在新形势下不断的创新发展。一名档案工作者的创新精神是他工作不断发展的原始动力，通过创新不断解决医院电子档案在新形势下遇见的困难，提高电子档案的准确性、及时性和安全性。（三）增强医院电子档案工作者的服务意识，不断为使用者提供良好的使用体验。要变被动为主动，不断改进服务理念，拓展服务的思路和领域，增加服务领域。及时收集信息反馈，进而不断改进电子档案工作。（四）在提高业务水平的同时也要不断的增强法律意识。特别是作为临床一线的电子档案工作者，会涉及很多跟法律有关的电子档案文件，这就需要档案工作者具备过硬的法律知识，保证电子档案的使用合理合法。（五）作为一名医院的电子档案工作者还需要具备良好的科学文化技术水平。电子档案工作中接触最多的就是文字类的电子档案，如果没有良好的文字功底的话，很难对大量的电子档案进行有效合理的归档工作。另外，还有大量的声音、图片、影像类的电子档案，这些档案的格式更加的纷繁复杂，所以科学文化知识的储备在电子档案的工作中有着非常重要的作用。
二、增强电子档案工作者的服务意识，提升服务质量
医院的电子档案工作者必须树立服务意识，一切的电子档案工作都是为了更好地服务于医院的临床工作，服务于患者。电子档案不能只是简单把之前的纸质档案数字化，而是要利用数字化的优势，通过临床的实际工作，包括诊断、检查、手术等等各种途径获得患者病症的第一手资料，在患者信息共享的基础上，积累大量的电子档案数据，从而在医院内部科室，医院于医院之间，医疗机构与医疗机构之间建立起一种信息共享的平台。电子档案工作者要时刻牢记高质量的电子档案是共享平台的数据基础，这一切的数据采集和积累都是为了提高医疗的效率和效果。增强服务意识，提高服务质量就要在日常的电子档案工作中不断地发现需要改进的地方，为电子档案的建立者提供更快捷的提交途径，更高质量的进行档案归档工作，为电子档案的调阅者提供更加全面、快速的检索途径。由于医疗行业的特点，医院的数据平台也很多，在不同的数据平台之间共享电子档案，最大程度的使患者就医便捷，为一线工作的临床医护人员提供高效快捷的服务，为医务管理人员提供监控及质量分析的数据基础。充分发挥新形势下信息技术的优势，提高医院的科技核心竞争力。
三、以法律为基础建立电子档案的安全机制
一套有效的电子档案安全机制必须是建立在法律的基础之上的，所有的电子档案工作要遵守法律法规，杜绝一切有意或无意的对电子档案的破坏活动。同时对故意进行电子档案信息破坏的不法之徒产生震慑的作用。医疗机构每天会产生大量的有关患者个人隐私的电子档案，这其中又有很多是具备法律用途的，所以安全机制的建设就显得尤为的重要了。电子档案的安全机制可以使电子档案工作做到有法可依，有理可循。另外，合理的电子档案安全机制还可以约束问题和矛盾的发生。医院的工作以患者的治愈为最大目标，在整个治疗过程中会产生大量的电子文档，医院一般只是保存和医疗相关的电子文档，其他衍生出来的很多信息文档则往往被忽视，不进行保存但也没有及时的销毁，这种做法业会对电子文档的安全性造成一定的影响。有了电子档案管理的安全机制就可以从根本上杜绝这种现象的发生，从而达到保存电子档案完整性的目的。由此可见，一套完整的电子档案安全机制在医院的电子档案日常工作中是非常有必要性的。提高整个医疗行业的档案工作意识，加强档案管理工作的力度。有效的电子档案信息安全体系的建立需要所有医疗行业共同努力来实现，不断加大对电子档案安全机制法律法规的研究力度。医院电子档案的工作关系到广大人民群众的切身利益，国家也应该制定电子档案方面专门的法律法规，来约束和保护电子档案工作。电子档案系统安全稳定的运行既关系到电子档案数据的安全，同时也关系到需要调取这些数据的部门和个人正常工作的开展。因此，关系到电子档案存储的设备都应该具备很高的安全性，例如电子档案管理使用的网络系统、电子档案存储硬盘、服务器以及软件部分等。
【参考文献】
[1]龙红.医院电子档案管理初探[J].中外医疗,2008(29).
[2]石良芬.浅谈大数据时代的档案管理与运用[J].四川档案,2014(04).
作者：文秀娟 单位：青州市妇幼保健院
第三篇：电子档案安全管理与风险防范
【摘要】随着计算机时代的发展，信息技术也在快速进步，电子档案的应用变得越来越广泛。它不仅仅给人们的生活带来了方便，还大大提高了工作和生活效率，便捷化程度越来越高。但是，电子档案也会带来一些风险和不安全因素。所以，加强电子档案安全管理和风险防范迫不及待。
【关键词】电子档案；安全管理；风险防范
电子档案是通过计算机磁盘进行存储，相互关联的各种电子档案文件的集合。主要有磁盘、磁带和光盘，通过文字、数字、图表、图画的形式表达出来的一种真实信息，这些信息既可以存储在以上的介质中，还可以存储在云端的网络空间。电子档案具备一些众人皆知的便捷，如信息存储的高密度、多种信息媒体的继承、信息与载体可以分离等。那么电子档案在具备较大优势的同时也会出现一些风险。所以，加强电子档案安全管理与风险防范研究很有必要。
一、电子档案的安全管理
由于电子档案存在着一定风险因素，所以，加强安全管理很有必要。主要可以通过人员监管、严格制度、技术措施、人才培养、政府监管等几个方面加强管理。（一）具体人员监管。电子档案存在着高度保密性，需要具体人员专门对电子档案进行负责和监管，对保存的相关文字、图表、数据和图像等需要一个有经验、有知识、有责任心的专人负责此项工作，做到精益求精。要对工作人员进行专业培训，使他们能够用专业知识加强安全管理，强化责任监督，把电子档案的安全性通过专业技能加以提升。除了有专业人员负责这项工作外，还需要有专门人员加强网络监管，随时对网络进行安全管理，通过技术防备进行监督和处理。（二）落实严格的保护制度。有了专门的人员负责之外，还需要严格的制度加以落实。从制度上要对档案的真实性、完整性、保密性加以落实，对于那些需要经过处理的电子档案应该加强技术完善，以确保电子档案的准确性。同时还要保证电子档案是否与纸质版文本的内容相一致，是否完成最终稿本，以及是否有病毒存在，是否已经保存完整等等，这些都需要严格的执行与落实。对所有的归档落实保护制度，对于转换硬件和软件的时候要转换打开格式，防止信息失效，在发生安全隐患存在时，要及时进行安全处理，进行修复或者拷贝。（三）技术措施的处理。技术措施的处理需要专门精通计算机网络使用的人来操作和处理，当遇到一些技术性难题时，需要对电子档案的真实性、保密性、安全性进行技术处理。当电子档案需要变更载体时，需要做好防护措施，对每份电子档案做好修改、删除、保存的措施，以密码形式进行保存。（四）专业人员培训和政府监管。定期对专业人员进行培训，及时更新计算机网络新的知识，用最新知识武装自己，在遇到电子档案处理时，能够用新的知识及时处理，以保证信息的安全性和真实性。政府作为社会监管者，有责任把网络监管到位，解决和打击网络犯罪。当然，加强电子档案安全管理的措施不止这些，只有把以上措施落实得当就基本可以保障电子档案的安全性和真实性。
二、电子档案的风险防范
电子档案的风险是多方面的，必须采取牢固的风险防范措施，加强网络监管，这也是做好电子档案工作的必备要求。主要可以从以下几个方面入手，加强风险防范。（一）实施规范化管理。规范化管理首先对人的管理，因为电子档案从建立到流转到存储甚至销毁都是人在操作，所以加强人的职业素质培训很重要。其次，应对整个内部流程进行规范化管理，每一个环节都应该高度重视，防范风险应该从每个环节开始防范。加强内部管理显得很重要。确保电子档案的形成、鉴定、销毁整个流程的把握，保障工作的连续。（二）技术措施处理。电子档案进行安全处理需要高端技术措施，这是风险防范的必用手段，这些常用的技术措施有数据加密处理、网络安全技术、病毒防护技术、身份认证技术和病毒修复以及防火墙等。所以，计算机网络技术的前沿知识必须让责任人员学习和理解透彻，各种规范应该让操作人员灵活掌握，在遇到各种技术问题时还得加强学习或者资料的查阅，保障电子档案信息的真实性、准确性、连续性。（三）风险处理。当风险即将发生之时，应该立即通过一定的技术处理把风险进行拦截或者解除。这就需要采取预期措施在即将出现时立刻处理，进行事先控制，防止风险的继续恶化和蔓延。当风险已经发生后，应该立即通过技术手段把风险带来的损失降至最低。所以，对风险的处理对于防范风险来说也非常重要，要做到识别风险、回避风险、转移风险、分散风险、控制风险等每个步骤。（四）相关法规的完善。形成一个健全的法规体系，依法防范和控制风险是完善电子档案工作的必要前提。虽然电子文件归档与管理的相关规范已经在实施，但是，电子档案的效率化、规范化还是应该加强与改善。电子档案的安全管理与风险防范是各位电子档案工作人员理应具备的基础知识，只有强化理论与实践规范化、实践化、效率化，才可以满足在信息技术高速发展下的各项需求。
【参考文献】
[1]罗芳,谢钰荣.电子档案安全管理措施的研究[J].兰台世界,2013(14):76-77.
[2]罗金光.从风险管理视角透视电子档案安全管理[J].兰台世界,2013(26):95-96.
[3]乔振涛.从风险管理视角加强电子档案安全管理[J].档案管理,2011(05):43.
[4]于建光.浅议电子档案的安全管理与利用[J].企业改革与管理,2016(08):48.
作者：杨帆 孙杰 吴晓文 单位：国家海洋局东海信息中心
