一、搞好变更索赔的基本条件和理念。
1、变更和索赔首先是正当的权益要求。是合同当事人之间的一项正常而且普遍的管理业务，是一种以法律为依据的合理的行为。2、变更索赔必须要抱着双赢的理念。在项目建设中，业主、监理、设计和施工单位之间有分工也有合作，干好在建工程，良好履约，树立良好的形象，配合其它各方的工作需求，为对方排忧解难，搞好各方的关系，特别是搞好业主的关系，对变更索赔工作有着非常重要的意义。3、熟悉合同中关于变更索赔的约定，掌握合同单价中所包含的内容和边界条件，自下而上，有理有据，报价谈判的原则。对于施工企业来讲，我们要着眼于有利于施工方的变更，变更是否有利于施工方应从以下几条来判断：第一、是否有应得利润；第二、在不损失施工方利润的情况下，是否能够加快施工进度或提高工程质量；第三、在不损失施工方利润的情况下，是否方便施工方施工；第四、以上3项综合判断，如果判断变更对施工方有利，则积极予以落实或执行。4、变被动为主动的原则。从对变更的解释看，在变更工作中，施工企业好像是被动的，仅是执行人，其实，有利于施工方的变更往往是施工企业主动，通过阅读合同文件、查阅施工图纸、察看施工现场，发现有些活动会给施工方带来损失而这些活动又有足够的改变空间时，施工方就要主动提出变更，争取得到业主或监理工程师的认可，达到减损的目的。5、搞好变更索赔还必须有业务素质过硬的专业人员。变更索赔历来都是让业主感到比较头疼棘手的问题，要做好这一工作，我们的业务人员首先要具备过硬的业务素质。能获得成功批复的报告，都必须是合同条款所允许批复的，这就要求我们自身的业务素质要高，对合同条款有着深刻的理解和认识，同时掌握《技术规范》和《验收规范》等，熟悉现场施工情况，这样的人在和业主人员商谈业务时，能够以理服人，容易使报告得以批复。
二、变更索赔工作的总体程序
变更索赔工作的展开有一定的程序性，无特殊情况时可按程序进行，简单可按以下流程图表示。上述流程图中的步骤，是一般性的简单程序，有特殊要求时按要求进行组织即可。简述如下：干好在建是基础，及时抓点好冲锋，提前策划最关键，收集证据最劳神，报告编写要科学，报告出去要跟踪，经理牵头定制度，全员协作又分工。
三、抓索赔点：及时抓点好冲锋
变更索赔工作开展的前提是发生合同约定的可进行索赔的事件。抓点是变更索赔工作的龙头工程，也是最重要的一项工程，抓点必须体现及时性。抓点的责任主体是项目经理，其次是总经和总工再其次是主管工程或商务的负责人。因为一个项目上能掌握全部信息的人只有项目经理，前方现场的、后方文件和方案中的等等，因此项目经理是索赔点工作中抓索赔点的第一责任人，而其它人包括总经、总工、分管生产的副经理等，接触到的信息都是自己业务范围内的有一定局限性的信息。因此，抓索赔点是以项目经理为主其它分管领导为辅的一项领导工程。1、在实际操作中承包商向业主提出的索赔有（1）因合同文件起的索赔有：合同文件的组成问题引起的索赔、合同文件的有效性引起的索赔、图纸或工程量表中的错误引起的索赔。（2）有关工程施工的索赔有：地质条件变化起的索赔、工程中人为障碍起的索赔、增减工程量引起的索赔、各种额外的试验和检查费用引起的偿付、工程质量要求的变更引起的索赔、指定分包商延误或违约引起的索赔、其它方面引起的索赔。（3）价款方面引起的索赔有：价格调整方面的索赔、货币贬值和严重经济调整导致的索赔、拖延支付工程款引起的索赔。工期方面起的索赔有：延长工期起的费用索赔、延误工期造成的费用索赔、赶工费用的索赔。（4）特殊风险和人力不可抗拒灾害起的索赔有：特殊风险是指战争、敌对行为、入侵行为、核污染及冲击波破坏、叛乱、革命、暴动、军事政变、内战等。人力不可抗一般是指自然灾害（5）工程暂停和合同终止的索赔有：施工过程中工程师有权下令全部或部分停工，只要这种停工是非承包商原因起的，承包商就有权进行索赔。由于非承包方原因引起的终止合同都可进行索赔。（6）财务费用补偿的索赔有：由于非承包人原因造成的承包人贷款利息等财务费用。2、索赔的依据主要包括：合同文件中的约定、法律法规、工程建设惯例。合同文件上索赔的最主要的依据一般包括：合同协议书、中标通知书、投标书及其附件、合同专用条款、合同通用条款、标准规范及有关的技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书。熟悉掌握合同中关于允许变更索赔的约定的和以往执行过的索赔惯例，是领导及时抢抓索赔点所应该具备的基础知识，也是一个合格项目经理和总经总工的基本条件，只有及时抓住了索赔点，才有可能进行后续的工作。
四、提前策划是关键
发现索赔事件后必须及时对索赔事件进行全面超前的分析，分析事件产生的原因，划清各方的责任，确定索赔依据，紧扣索赔事件的关键点，寻找索赔突破口，全面布置索赔事件应该开展的工作和重点注意的事项。因为变更索赔要调配全项目部的所有资源来进行，因此，策划工作应该由项目经理或总经组织项目部各部门负责人以讨论会的形式进行，并形成策划纲领。
五、资料收集
索赔取证是当事人用来支持其索赔成立或和索赔有关的证明文件和资料。索赔证据作为索赔的组成部分，在很大程度上关系到索赔的成功与否，证据不全、不足、或没有证据，索赔是很难成功的。资料收集是变更索赔过程中最繁琐工作量最大的一项内容，对索赔的成功起着决定性的作用。
六、报告编写要科学
索赔事件结束，资料收集完毕时，应该在规定的时间内形成和上报索赔报告，索赔报告一般由以下几部分组成：1、对事件发生的原因、日期、事实过程进行详细阐述。2、合同中对此类事件的相关约定进行说明，没有约定的也要说明。3、对事件实际与合同约定的不同进行对比说明。事实与合同约定的不同点也就是我们所主张的索赔点，因此，不同点的分析对比与阐述必须详实、清楚、目的明确。4、事实与合同约定不同对承包人造成的影响和承包人为该事件付出的努力和附加开支等，这是施工企业进行费用索赔的依据。5、合同约定允许承包人进行索赔的条款归口和索赔论证。一般在合同中都会约定充许承包人进行索赔的一些条件或事件，而承包人进行索赔的事件必须要在合同约定可以进行索赔的范畴之内，因此，在报告中必须说明事件所符合的合同中约定可以进行索赔的第几款第几条，是索赔能否成立的关键，是索赔的定性部分。6、索赔款项计算部分。主要是说明索赔款项的计算方法、计量依据、取费标准、计价方法等，是索赔事件的定量部分。7、证据部分。包括索赔事件成立性的证据、对承包人造成影响和损失的证据、计量的依据、计价的依据等。报告中所出现的每一个论点、每一个数据都必须有足够的证据，并保证引用每个证据的效力和可信度，对重要证据资料最好附以文字说明或附以确认件。总体而言，对变更索赔报告的编写，必须要严谨细致，事件阐述要清清楚楚，论证要有理有据，计量要有业主认可的支持性资料，计价取费不能信口开河漫天要价，而是要合情合理合规。
七、变更索赔文件的时效性和程序性
索赔工作有严格的时限要求，如果超过时限，则有可能导致索赔工作失败，因此索赔文件必须在规定的时间内形成。时限要求一般表现在两个方面，一方面是21天的时限要求，在索赔事件首次发生的21天内应向监理工程师提交索赔意向书，意向书中应述及事件出现的时间、原因、经过，并明确根据合同那条那款提出本索赔意向书。另一方面是28天的时限要求：当索赔事件具有延续性，超过28天甚至延续数月时，则承包人每过28天应向监理工程师继续提交索赔款额帐单，以期监理工程师能够获得整个事件持续发生所引起的总的索赔金额。当然，有些项目可能在合同中约定不同的时限，按合同约定进行即可。除了时限要求以外，索赔工作还有程序上的要求，这些往往在业主下发的有关办法中有单独相应的规定，应仔细阅读，操作时按办法执行。报告出去要跟踪。由于程序上的要求，所有的变更索赔报告一般必须首先经过监理的审批，因此，要使索赔最终获得成功，项目的合同管理人员要连续跟踪，确保上报或监理转报的资料都要完整无缺的送达业主，同时对监理和与业主有疑义的报告要及时进行沟通和解释或对报告进行修改，将问题处理在会前，使业主的业务人员能够有理有据的据实批复，最终达到索赔成功的目的。
八、经理牵头定制度，全员协作又分工
索赔工作中的管理一般包括系统性台帐的建立、奖罚制度、例会制度等。建立变更索赔台帐对每一份上报的变更索赔报告及相关信息进行详细记录，台帐应包括以下内容：序号、索赔理由、策划、注意事项、上报文件号、变更（索赔）项目名称、变更、索赔理由、变更索赔金额、上报时间、上报对象、批复情况、起草人、跟踪人、存在的问题等。建立变更索赔台帐的目的就是定期自我提醒，不同级别不同部门的人单独建立自己的台帐，因为不同岗位的人从台帐中需要的信息不同。变更索赔工作还应该建立相应的管理办法和例会制度，来对参与弯更索赔工作的人员进行统普通外科期刊一的调配、激励和约束。较大的项目或变更索赔事件较多的项目还必须建立例会制度，来安排、检查、督促、落实变更索赔工作，确保其顺利进行。
作者：阎海平 单位：水利水电第四工程局有限公司第七分局
