一、确保项目档案的完整、准确、系统、有效
档案的“完整”指齐全配套，反映项目建设全过程“；准确”是其真实可靠“；系统”是指应保持文件材料之间的有机联系；“有效”是指归档文件应具备合法效力。有了完整、准确、系统、有效的项目档案，才能为项目建设和维护提供可靠的依据，才能最大限度的发挥项目档案的作用。确保项目档案的完整、准确、系统、有效是对档案实体本身提出的基本要求，也是对项目档案管理工作最基本、最重要的要求。
二、航天企业固定资产投资项目档案管理工作的主要特点
1．项目工作“重立项、轻管理”。这一特点集中表现为整个项目团队将绝大部分精力投入项目批准立项中，缺少对后续管理控制工作，特别是档案管理工作的重视。没有根据国家有关法规、行业相关标准等及时制定、修订自身的管理办法与规章制度；在管理办法、管理人员配置、管理设施配备、技术手段引入等方面，缺乏完备的管理体系支撑；在项目档案的形成积累、整理归档和开发利用等发面，缺乏行之有效的操作指南。这都将成为后续档案工作开展的重大灾难。
2．项目工作“重保密、轻流程”。所谓“重保密、轻流程”是指重视保密工作，轻视流程梳理与优化。作为隶属国防工业的航天工业，保密工作贯穿航天企业的方方面面，是不可触碰的高压线，因此为确保固定资产投资项目工作符合保密工作要求，在原有基础流程中会加入不少加强涉密信息控制的流程。这些流程的引入在确保保密的同时，无疑增加了处理工序、延长了工作时间，特别是相关文档资料的运转时间，有时甚至造成流程迂回、冗长、运转不畅等方面的问题，增加档案部门与相关部门的协调难度，容易形成沟通上的困扰，影响项目进程。
3．档案工作“重环节、轻实体”。航天企业的固定资产投资项目具备项目大、周期长、关系复杂等特点，档案部门理清相应的工作环节已属不易，再加上大部门文件档案都在相关承包单位手中整理和保存，可能直至验收前期才得见“真容”，因此档案部门职能对关键环节进行重点监察和把握，而对于数量巨大的文件实体只能“心有余而力不足”了。
三、对开展航天企业固定资产投资项目档案管理工作的几点建议
1．健全的管理体制，是项目档案通过验收的有力保障。（1）建立统一的领导和管理机构。根据“三纳入”的要求，在项目立项之初，建设单位就要建立项目档案工作管理机构，明确有关领导分管项目档案工作，并要成立项目档案领导小组，建立健全的项目档案岗位责任制。项目各门类档案要实行集中统一管理，档案人员要与固定资产投资项目管理人员一起，建立项目档案管理网络，定期对项目进行登记。（2）坚决履行档案管理职能。根据“四参加”要求，在项目立项初期，相关职能部门在进行项目申报时，档案人员就要积极介入，了解项目建议书、可行性研究报告、初步设计及批复，经常与相关职能部门进行沟通，做到在项目立项之初及时掌握项目整体情况；项目进行招标评审时，档案人员从档案管理角度对招标方案提出建议，从质量、种类和数量等各方面确保招投标文件符合归档要求；在项目合同审查过程中，档案人员须进行审查会签，根据最终档案验收的要求提出相应条款，使文件归档要求在合同条款中得以体现，具有法律效力，为后续文件资料的收集工作打下良好基础；项目的设备仪器开箱验收时，档案人员应与对方单位及相关职能部门进行有效沟通，记录装箱文件的种类和数量，及时提出缺失项，开箱验收单有档案人员签字方能生效；单项验收评审时，档案人员清查上述几个阶段所提出的文件资料是否补齐，文件资料达到项目档案验收标准后才能出具单项验收评审结论；单项尾款支付时，档案人员必须出具归档资料完整的签字后，财务部门才能支付尾款。（3）加强档案人员的项目知识培训。项目档案工作既是基础性的工作，同时又是一项专业性很强的管理工作，档案人员不仅要熟练档案管理业务，也要对各个项目做到心中有数，这就需要档案人员具备扎实的专业知识和丰富的管理经验，加强项目档案专兼职管理人员的系统培训非常重要。
2．完善的规章制度，使项目档案工作有章可循。（1）制定档案工作专项计划。在项目建设（实施）计划中，要明确提出文件材料的收集和归档任务，要制定项目档案的专项工作计划，提出文件材料的归档要求。（2）建立文件管理制度。在项目建设初期，就要提出项目文件的收集和积累要求，建立项目文件预立卷和归档制度，建立项目档案监督和检查制度，建立项目档案的实体管理制度，并要将档案工作纳入项目相关管理制度之中。
3．有效的实体管理，是项目档案管理的重中之重。（1）确保归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性。要强化项目文件在完整性、准确性、系统性和有效性方面的要求，提高归档项目文件的质量，确保其符合相关法律法规的标准语要求，具备有效的法律证据效力。“完整”指齐全配套，反映项目建设全过程。项目建设单位要根据各类项目的归档范围将项目自前期立项直至项目竣工验收全过程中形成的与建设项目有关的各种文件资料、图纸、声像材料等进行归档，以确保各种文件材料的完整；“准确”指真实可靠。项目档案中也就是图物相符、数据可靠、手续完备。准确性是档案的生命，不准确的档案是无效的，对现实的工作也缺乏参考价值和指导意义“；系统”指应保持文件材料之间的有机联系。项目档案记载了项目活动的全过程和成果，项目中的各个专业领域之间既有不同，又相联系，构成了一个固定资产投资项目档案的有联系的完整整体“；有效”指归档文件应具备合法效力。归档文件要做到字迹清楚、图样清晰，不能存在没有加盖公章的复印件或签署不完整等情况。（2）加强归档文件的案卷质量。案卷质量要达到国家有关要求，分类编号符合QJ2595A《航天档案类目划分于档号编制规则》，案卷字迹清楚，图样清晰，签字手续完备。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。（3）重视归档文件的开发利用。建立项目档案检索数据库，在全面实现项目档案目录数据库的基础上，提供项目档案信息快速检索和利用，最大限度地发挥项目档案的作用，为项目建设、管理、使用提供有效的服务。围绕项目建设需求和发展，组织开展针对性强、时效性高、应用性广的项目档案编研课题研究工作，更好地服务项目建设。只有规范和高效的管理航天固定资产投资项目，才能有力地保障航天企业科研生产任务的完成。对航天企业固定资产投资项目档案工作进行有效管理，既对项目管理工作进行了有效监督，又保证了项目档案基本要求的有效实现，为项目档案验收工作的顺利、高效进行打下了良好基础。
作者：原月 熊瑶 单位：中国运载火箭技术研究院
