一、传统纸质合同管理中普遍存在的问题
(一)合同管理中部门间流转的效率低下
一份经济合同从签定到付款完结,会涉及到业务、纪检、法务、行政、财务等多部门,需要逐级审批。显而易见,在传统合同管理模式下,部门间审批流转的效率很低。
(二)部门间流转的规范性控制不够
在纸质合同流转过程中,原先需要多部门审批的,由于管理不到位,存在该审批未审批的情况,加大了合同支付风险。
(三)合同的分类、检索以及信息汇总功能较弱
由于医院合同数量多、类型杂以及执行周期长等诸多原因,导致传统合同管理模式下,普遍存在文档管理较散乱、不统一,合同信息汇总困难等问题,特点是分期付款或后期质保金支付类的长周期合同,合同检索都会遇到困难。
二、电子化合同管理流程模型
(一)合同文本模版的规范性
根据合同的类型,由法务人员拟定不同的合同文本模版,[1]从条款应用的完备性、内容周严性、规定具体性进行把握,可以加快合同签订的效率,保证合同的严谨。
(二)各部门审核通过的强制性
作为一项突出优势,电子化合同从程序上对审核流程进行限定,即只有所有部门审核通过后才能够进入付款程序,这样有效避免了未规范化审核的合同直接进行了付款,大大降低了支付风险。下图是财务部门的合同管理操作界面,只有完成所有审核的合同才能进入财务人员的操作界面。
(三)建立电子化合同台帐,合同流转清晰明了
合同电子化台帐是对合同基础信息的逐项录入,生成合同基本信息数据表。根据合同名称、编号,可以查询到所需的信息,这样合同的当前流转环节、合同进度以及付款期限一目了然,大大提高了财务付款环节的准确性。
(四)建立起规范的电子化档案管理模式
通过全过程封闭式电子化管理,对合同执行科室,合同主体资格相关内容,合同期限,合同金额,付款计划等内容进行电子登记,存入合同电子稿,确保合同档案内容齐全,增强合同行为可追溯性,合同档案内容可以实时追踪,随着合同种类、数量大幅度增加,电子化档案管理具有传统合同档案管理无可比拟的优势。
三、通过合同查询、统计功能,建立起预算资金使用的监管功能
医院绝大部分的经济活动都可以通过合同进行体现,通过建立规范的电子化合同台帐,使得合同管理系统具备了强大的信息查询和信息统计功能。而财务部门作为监管医院各部门预算执行情况的职能科室,可以通过对合同的统计和查询,起到对各部门预算资金使用情况的监管。至少能起到以下作用:考查部门乃至全院预算编制的准确性和合理性。对于部门超预算资金使用情况起到预警作用。通过将合同管理从普通的文本管理上升到电子化的文本管理,将合同静态分散管理变为动态全过程管理,大大提高了医院合同管理的效率以及周密性。同时通过电子合同管理系统,财务部门对于医院预算资金使用情况进行监管。对于大型的医疗机构,电子化的合同管理管理模式值得推广应用。
作者:周琦荟 单位:浙江省宁波市第一医院