摘要：企事业单位要实行科学高效率的管理方式，则必须发挥办公室的枢纽作用，为适应当前社会主义市场经济高速发展，这就要求企事业单位必须提升办公室的行政管理水平，逐步实现办公室行政管理精细化。精细化的核心内容是将工作具体化，促使各项工作更加严谨、有效地提升本单位的管理质量，从而达到节约管理成本，提高工作效率的目的。本文通过探讨办公室管理的思路，为企事业单位推动办公室行政管理精细化提供参考对策。
关键词：行政管理；精细化；思路；对策；职业素养
一、办公室行政管理的现实意义
行政管理部门是企业中的一个综合性管理部门，在企业日常管理中的地位至关重要。做好科学高效的行政管理工作，是现代化企业更好迎接市场挑战的必要条件，对促进企业的稳定发展和提高企业经济效益起到积极作用。要适应新形势下的需求，就必须打破常规，摒弃旧思想，不断地改革和完善综合行政工作，这样才能不断地给企业带来发展新活力，增强企业的综合竞争力。而办公室作为一个承上启下的综合办事机构，日常工作中，发挥着办文、办会、办事、协调沟通等职能，因此，对其进行精细化管理，能使各部门工作衔接更加顺畅，提高办事效率，助推企事业单位更好发展。
二、办公室行政管理存在的问题
不同的组织、企业、事业单位都设有办公室这一机构，所负责的工作内容也大同小异，但是目前来看，对其进行行政管理方面仍表现出普遍的不足。
1.制度不健全，机构运作吃力
部分企业在发展过程中，规章制度不健全，使得办公室工作开展效率低下，经营中一旦缺少制度约束，则会使工作偏离企业实际，从而造成人力物力的浪费。办公室的工作是否能顺利进行直接影响着公司的正常运转，综合办的工作开展出现问题或者遇到障碍，就会影响到企业管理水平。
2.缺少对强企业文化的贯彻
行政部门的工作繁杂，也因为这一点，办公室的工作人员常常会着重处理日常内业、后勤等工作，对于企业文化的宣传和贯彻不够，长此以往，导致员工队伍缺乏向心力和就凝聚力，不利于公司和员工个人的长远发展。
3.企业内部员工综合业务水平有待提高
企业的员工个人综合素质和岗位业务能力不高，不能够以积极的心态去面对岗位工作，缺少创新性，不能够高效保质的完成综合管理工作，由于办公室的行政工作是见诸于细节，所以企业在日常细节中就会漏洞百出，出现运转不畅等问题。
三、行政管理精细化的思路与对策
1.强化制度管理
正如古语所言：无规矩不成方圆，完善的规章制度是企业得以运转的基本前提，强有力的激励和约束机制可以在充分调动员工积极性的同时，加强自我约束。以事业单位为例，事业单位人员编制相对固定，但也容易因此导致人员工作散漫，遇事推诿，形成慵懒的工作氛围，这样的企事业运转起来就很吃力。事业单位管理层应该制定科学合理的流程化制度标准，建立规范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使单位各项行政工作有章可循、照章办事，并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见和建议，根据形势和任务需要，不断充实和完善。落实公司规章制度，重在执行与坚持，对于难以贯彻的制度必须坚持原则，加强各项工作的督促和检查，保证上情下达和下情上报。
2.加强企业文化宣贯力度
很多企业对企业文化的重视程度不够，往往制定的企业精神和经营理念与自身并不相符，至于后期的宣贯工作更是没有执行。这种环境下的员工对企业而言是没有灵魂、没有凝聚力，必然不利于办公室行政管理工作的开展。企业文化是企业管理的精髓，企业的宣传传递出企业的形象，所以企业文化的建设宣贯工作必须放在重要位置。企业的宣传是一个由内而外的过程，首先应加强企业内部员工的认同感，定期举办企业文化考试，并且把成绩纳入到员工绩效考核当中，开展企业文化培训会，实行员工文化考核常态化，对各部门自身的企业文化执行情况随机抽查，目的就是加强员工纪律性和团队凝聚力。
3.细化岗位设置，明确岗位职责
办公室作为企业的枢纽，它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。但就目前来看，办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性，造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，不但浪费了人力成本，如果出现问题，因为各部门分工不明确，很难追究某个岗位的责任。因此，办公室在设置岗位职责时一定要考虑横向和纵向的需求，细化岗位职责，明确分工，指派专人负责和衔接工作，这样不仅能够提高工作效率，还能激发人员的积极性和协同配合的热情。
4.提高人员职业素养，树立服务意识
办公室工作看似琐碎、复杂，但是一旦实现精细化管理后，各部门的工作分工将非常明确，每个岗位都有着明确的工作对象，而负责特定岗位工作的办公室人员也要具有特定的专业技术和能力，这样才能保证整个办公室工作的顺利衔接。因此，这就需要定期或不定期开展思想素质教育和专业技术培训，真正提高办公室人员的工作执行能力。另一方面，办公室工作每天与各种人员接触，其行政管理工作从本质上来说是一种服务性工作，要提高工作人员的服务热情，必要的还要设置激励机制和晋升机制，在搞好各项办公室工作的同时，也实现了办公室人员的个人价值，是办公室精细化管理的一种人性化体现。
四、结语
办公室行政管理工作内容纷繁复杂，精细化管理是提升办公室管理效率的重要方法，根据企业办公室的工作特点，要求其必须走规范化、科学化以及精细化道路。同时在建立企业精细化管理文化的过程中，必须将这一观念深入人心，培养员工的工作习惯，从而全面提高办公室行政管理工作水平。
参考文献
[1]祁内蒙古职称刚.实现办公室行政管理精细化[J].企业文化旬刊，2012，（3）：65-66.
[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（34）：128-129.
作者：张晶 单位：中国电子科学研究院
