第一篇：谈人事档案信息化管理策略
摘要：人事档案是个人的成长经历记录，对于用人单位而言，有着重要的指导和参考作用。随着信息化技术的发展，传统的档案管理方式也在发生改变。但是，由于一些观念的影响，信息化管理的开展进度缓慢。本文就通过探讨档案管理工作信息化过程中遇到的问题，提出一些改进策略。
关键词：人事档案；信息化管理；改进策略
随着社会的发展，规范化和诚信化是当今社会人事工作的两大标准，人事档案作为人力资源的凭证和依据，已经为社会和个人所重视。因为人事档案是个人情况的真实记录，能够清楚地反映个人的经历和背景，这对于用人单位而言，是最直接有效的衡量凭据。但是，目前我国大多数用人单位的人事档案还是传统的纸质材料，而且由于纸质档案的缺点，丢失档案、遗漏档案的情况时有发生。这样不仅给个人带去一些不必要的麻烦，而且用人单位也无法全面掌握人员情况，给管理带来困难。所以为了解决纸质档案的明显缺陷，数字化的档案已经是许多用人单位所倡导的一种方式，那么如何加强这些档案的信息化管理，已经成为用人单位必须探究的新问题。
一、人事档案管理信息化的重要性
（一）提升档案管理工作效率
因为人员流通的关系，人事档案的管理工作也变成了一项动态性的工作，所以对于档案管理人员而言，对人员档案的变更及时进行记录和修改是一项看似轻松却很繁琐的一件事。而且由于传统的纸质文档，档案的录入还需花费管理人员的大量时间，所以工作效率想提高却找不到法门。同时，一个单位的人员数量不少，管理人员不可能将每个人的人事信息都烂熟于心。但如果实现档案管理信息化，一旦出现人事变动，管理人员可以通过管理软件的强大功能来减少档案变更所花费的时间，就可以大大提升工作效率。
（二）确保人事信息的及时更新
人事档案管理一旦实现信息化，管理系统的相关功能就可以对新录入的人事信息自动进行分门别类，保证人事信息的及时更新。作为实现信息化管理最重要的功能之一，信息的及时更新能够帮助用人单位在作出相关人事决策时，不会因为遗漏而作出错误的决定，从而保证了职工的切身利益。
（三）保证人事的管理合法化
人事纠纷是现在许多用人单位比较头疼的问题，而且也让许多人的利益得不到保障。特别是有些单位在辞退员工的工作上不规范处理，由此产生人事档案信息不全的问题，造成许多劳动纠纷。因此，使一些简单问题复杂化，导致双方都要花费大量精力去完善人事信息，影响日常工作的顺利进行。而如果实现人事档案的信息化，及时更新信息系统，就可以保证人事信息的准确和全面性。因此，只要管理人员不出现人为疏漏，档案信息会一直存在系统中，为个人和单位提供最有效的凭证，从而减少劳动纠纷，并催生出一系列人事管理的合理制度，保证人事管理的合法化。
（四）保证人事档案信息的秘密性
人事档案管理工作具有很强的保密性质，传统的纸质档案发生篡改、涂改的事件不在少数，而实现信息化之后，系统的保密性增加了档案的安全性，只要加强管理系统的密码保护，人事档案信息的秘密性就可以得到保证，当然还要注意网络黑客的攻击等特殊情况的出现，及时进行档案备份，以确保信息安全。
二、人事档案信息化的问题与不足
（一）对人事档案工作本身缺乏重视
人事档案管理工作是每一个用人单位的重点工作，但是不少单位的人事档案管理存在一个“雷声大、雨点小”的情况，其根本原因就是没有对人事管理工作形成一个正确的认识。大部分人认为该项工作只是辅助性质工作，因而放松了对其的管理力度，造成档案管理工作远远落后于单位的其他工作，而也正是对人事档案管理工作的不重视，提出信息化就显得有些困难。因为信息化就意味着要更新一整套硬件设施，这笔经费投入在许多用人单位看来，有些不值得，这也是人事档案管理信息化推进困难的原因之一。
（二）人事管理档案的信息化水平不高
管理手段上的传统。现在许多用人单位提供的人事档案还局限在纸质档案上，管理的中心点依旧是实体档案，没有跟上电子化档案的大潮。所以在利用效率上依旧很低，而且档案管理的材料无论是从管理还是保管，都依旧是人工操作。在工作量巨大的档案管理工作面前，无疑使得许多工作人员感觉力不从心。
（三）专业管理人才缺乏
档案管理工作虽然不是一项新工作，但是随着信息化的推进，这项工作也开始慢慢发生蜕变。使得档案管理不再是一项人人都可以“兼职”的轻松活。因此，档案管理信息化过程中的尴尬就出现了，没有专业的管理人才，使得档案管理工作出现高属性低配置的情况，影响了档案管理工作的发展进程。
三、人事档案信息化的改进策略
（一）提升人员对档案管理信息化的认识
信息化建设已经是人事档案管理工作的一个主要方向，但是许多人对于这一点还没有一个充分清醒的认识，对于信息化建设持观望态度，造成信息化进程缓慢。所以，要实现人事档案信息化，就要改变人员的态度。首先，对档案管理人员，要求必须是积极上进，拥有良好的学习态度，能够快速接受信息化管理过程中的新知识。其次，提高管理人员的档案意识，实现在做好本职的管理工作时，能够认识到自身工作的重要性，这样才不至于产生懈怠，影响自身工作的积极性。最后，要让档案管理人员认识到，这项工作是不能够一蹴而就的，需要其能够在不断地学习中，循序渐进地摸索，这样才能做好档案管理工作。
（二）建立完善的人事档案管理制度
人事档案关系到单位人员的切身利益，所以对于管理人员而言必须要细心认真。而针对档案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸显，所以必须坚持制度改革的要求，从实际出发，根据单位自身的特点，制定一套完善的管理制度。该制度应该明确档案管理信息化过程中的人员职责和工作要求，管理人员应该做到在工作中遇到问题，能够及时反应，保证事态不恶性发展。而对人事档案的提取和查阅，应该有相关的手续流程，保证档案管理工作的严谨性。
（三）注重专业管理人才的培养
人事档案的信息化管理是一项专业性较强的工作，所以传统认为的档案管理是人人都可兼职的看法是错误的，在倡导信息化管理时，一支高素质的管理队伍是必不可少的。管理人员在完成本职工作时，除了具有较强的专业知识外，还要根据信息化的发展程度，掌握更为先进的管理方法和电脑操作技术。因此，用人单位在建设档案信息化时，应该加大对相关人员的培训力度，组织学习相关的知识技能，对于特殊的技能，有必要邀请专业老师进行培训，这样才能达到信息化管理要求。
（四）完善档案管理的相关硬件设施
档案管理工作的信息化，意味着要更新一大批硬件设施，比如必备的电脑、打印机等，而对于一些特殊档案的日常安全保护，灭火器以及除湿机也是必不可少的。因为人事档案如果出现损毁，补救工作会相当困难。所以除了及时备份，日常硬件的维护工作也非常重要。因为相关设备的添置，防盗也成为必须注意的问题。人事档案是重要的社会资源，对于个人和用人单位都极其重要，因为现代社会对人才的要求越来越高，人事档案作为最重要的凭证，加强对档案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地进行档案管理。所以，只有转变观念、合理利用信息化平台、充分发挥信息化技术，才能真正提高档案管理工作的水平。
参考文献：
[1]明文梅.高校人事档案信息化管理的现状分析及策略[J].城建档案,2014(10):49-51.
[2]张金金.浅析人事档案信息化管理的策略[J].黑龙江史志,2015(14):56.
[3]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013(11):148-149.
[4]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学,2013.
作者：陈晓宇 单位：山西大同煤矿集团公司
第二篇：人事档案信息化管理的挑战和策略
【摘要】近年来，信息技术在各个领域均得到广泛应用，对人们的生活方式影响极大。为了顺应时代的发展，事业单位的人事管理不断向信息化管理推进。档案管理采用信息化管理方式，极大提高了档案管理的质量水平。本文主要探究信息化管理在人事档案存在的挑战，并提出相关的解决策略，以期促进人事档案的信息化管理。
【关键词】人事档案；信息化管理；对策
企业在人事管理活动中，会产生人事档案。人事档案内容主要包括个人的学历、工作经历、获得奖项以及工作绩效等，多以个人的姓名为档案名称。人事档案是企业事业单位进行人力资源管理的重要资源，是国家档案完整性的必要基础。档案管理具有重要的作用，在信息时代背景下，信息技术在人事档案管理中的应用，能够提高资源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的应用与发展。
一、人事档案信息化管理的作用
（一）促进档案信息时效性的提高，推动制度的革新。在传统的人事管理工作中，多采用实体管理方式，这种方式在信息的搜集以及整理上比较困难，后期的档案编排管理也需要人工完成。而人事档案管理的信息化，能够显著提高档案管理的质量水平和工作时效性，能够推动企事业单位人事制度的不断改革，首先是从思想层面更新员工的理念，在人才选拔工作中有效应用信息技术，能够明显提高选拔的效率。同时，在考核机制中有效应用信息技术，能够不断提高人力资源的管理水平，提高人才创新积极性。通过实时性的信息更新，能够实现对员工的有效监督，进而有助于改善员工的工作积极性。
（二）不断改善纸质档案的保护水平，提高资源利用率。人事档案是企事业单位中应用比较多的一种档案形式，在员工考核、人事调动等环节中具有重要的应用作用。人事档案的信息化管理为用人单位提供了有效的查询途径，能够不断改善人事档案管理水平，同时可以有效减少纸质档案所面临的损坏。信息化管理提供了一个有效的查询方式，可以从数据库中很快查询到所需要信息，进而能够提高工作的效率，降低资源的管理成本，提高资源的利用率。
二、信息化管理在人事档案存在的挑战
（一）基础设施配备不完善。人事档案的信息化管理，能够显著提高人事档案的管理水平，需要高水平的信息技术作支持，因此，需要完善的基础设施配备。部分单位档案信息化管理的基础设施配备，存在严重不足，功能种类比较匮乏，严重制约着信息化管理水平的发展。
（二）未形成有效的监督制度。在不少企事业单位中，尚未建立起有效的监督制度，未形成有效的认识，在人事档案信息化管理工作实施中，出现不少差错，不利于工作的有效实施。部分档案管理人员并未认识到人事档案信息化管理的重要性，也没有合理运用法律监督等方式，提高档案管理的安全性，使得实际的档案管理监管工作中存在有阻碍作用。
（三）数据库建设不完善。部分企事业单位的人事档案信息数据库建设不完善，由于不了解认识档案信息数据库建设的具体内容，因此在数据库的具体建设中，数据信息的完整性比较低，或者信息数据的后期维护工作存在差错等问题时有发生。同时，信息数据库的建设中还有不少安全风险，例如计算机病毒、网络黑客等多种网络风险，未形成有效的风险防范机制。
（四）档案管理存在重录入轻管理现象。在人事档案的信息化管理中，常常会出现重录入轻管理现象，数据管理普遍流于形式，未能及时发现问题、解决问题，导致信息数据存在更新不及时、不准确等现象。另外档案管理人员的专业素质水平直接影响到档案信息化管理的正确实施与否，不少档案管理人员缺少必要的专业知识，不具备所需的计算机操作技术，不利于人事档案信息化管理的有效实施。
三、人事档案信息化管理的改善对策
（一）完善基础设施的建设。在企事业单位中，管理者应该重视人事档案管理工作，加大对基础设施的建设水平。基础设施的完善程度是信息化管理实施的必要前提，同时也是基本的技术载体，企事业单位应该在加大基础设施建设力度的同时，不断促进基础设施的维护，同时不断促进档案信息化管理的优化。
（二）建设完善的数据管理系统。在利用信息技术的基础上，有效应用信息技术的优势，构建出完善的档案信息数据管理系统，同时利用网络技术实现对数据管理系统的实时监测与维护，不断促进数据管理系统的优化。企事业单位应该针对人事档案进行分类处理，并根据信息内容进行主题分组，以便提高档案信息的及时处理速度。
（三）推进数据库建设水平。在人事档案的数据库建设中，应该保证人事档案内容的完整性基础上，构建内部档案信息管理平台。通过对相关设备稳定程度以及性能的实时监测，促进数据库建设水平的提高，进而不断优化数据库建设，构建出高效的数据库服务系统，提供多种人事档案管理功能。
（四）提高档案管理人员的素质水平。采用多种培训方式，不断促进管理人员素质水平的提高。企事业单位应该积极举行相关的培训活动，同时针对培训效果，制定相应的考核机制，提高企事业档案管理人员的培训积极性。企事业单位的档案管理人员应该树立起正确的档案管理意识，培养专业素质，提高自身的管理水平。
四、结束语
信息技术在各个领域得到了广泛的应用，对人们的生活方式造成了较大的影响。事业单位的人事管理不断向信息化管理推进，提高了档案管理的质量水平，具有重要的应用价值，相关人士应该积极探索有效改进策略，不断促进档案信息化管理水平的提高。
【参考文献】
[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2011,02(05):174-175.
[2]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013,11(07):148-149.
作者：钟明娟 单位：山东省高密市社会保险事业管理中心
第三篇：人事档案信息化管理的挑战及对策
【摘要】随着我国信息网络技术的不断发展，人事档案的管理也紧随时代发展的潮流越来越趋向于信息化，这样不仅提高了人事档案管理的效率和安全，也促进了事业单位人事档案管理制度的改革。本文通过分析事业单位实现人事档案信息化管理的重要意义，并且研究当前人事档案信息化管理面临的挑战，最后制定合理有效的措施，进一步完善人事档案信息化管理。
【关键词】人事档案；信息化管理；挑战；对策
一、分析人事档案信息化管理的重要意义
（一）有利于提高人事档案管理工作的效率。当前，各个行业领域的事业单位都在逐步利用现代信息技术将人事档案管理进行信息化发展，这样不仅促进了人事档案数据资源的共享，提高了信息管理的标准，也弥补了以往传统落后的纸质载体人事档案的利用率较低、工作量较大以及费时费力等不足，提高了人事档案管理工作的效率，增强了人事档案信息化管理的时效性，使人事档案资源可以实现多次反复使用，有利于保护人事档案，促进人事档案管理事业的健康快速发展。
（二）有利于完善事业单位人事档案管理制度。随着电子信息技术的深入发展，给各大小事业单位了解人才的基本信息资料时提供了便利，人员的信息通过收集、整编和管理可以自动、实时的从人事档案信息数据库中获取，使事业单位可以快速精确地选拔和管理优秀人才。另外，事业单位也可以在员工工作期间通过人事档案信息化管理来查看员工的工作表现，使员工的才华和能力充分体现出来，从而有利于事业单位对员工更好地监督和人事安排，有利于进一步完善事业人事档案管理制度，促进事业单位的可持续性发展。
二、分析现阶段人事档案管理信息化面临的挑战
现阶段的人事档案信息化管理虽然取得了很大的进步和发展，但其中仍然存在着一些不足之处，学校等事业管理部门对人事档案管理的安全不够重视，管理模式和数据库资源都比较落后，相关的配套设施和员工素质还有待提高等等，使人事档案信息化管理面临着诸多的挑战。
（一）缺乏对人事档案信息化管理的安全重视和总体规划。我国现代信息技术的发展较晚，有部分事业单位对人事档案信息化管理的认识较少，以学校的人事档案管理为例，学校的人事档案管理部门对其安全建设方面的重视程度较低，没有树立计算机网络安全的意识，这样既有可能出现电脑病毒和一些网络黑客对学校人事档案信息安全的破坏，而且学校领导缺乏对人事档案信息化管理的总体规划，使学校各个部门的数据信息难以实现资源共享，使人事信息资源开发重复。人事档案信息数据库建设比较落后，有些数据信息不仅不完整、不真实，并且对一些错误的信息也没有进行及时修改补充，这些问题严重威胁着人事档案信息化管理的健康持续发展。
（二）相关的软硬件配套设施较差，相关工作人员的整体素质水平较低。目前，人事档案信息化管理发展水平比较低，甚至还存在使用传统纸质的档案管理模式，比较缺乏人事档案管理的软硬件配套设施，这使人事档案管理工作的效率较低，难以为事业单位快速提供准确全面的档案信息。另外，事业单位对于从事人事档案信息化管理工作的人员缺乏标准化、规范化的管理，使相关工作人员的整体素质水平较低，没有掌握专业的人事管理知识和相关的技能，而且还会出现一些怠工、违反人事纪律，违规等现象，这严重阻碍着人事档案信息化建设的进程。
三、提出合理有效的措施进一步完善人事档案信息化管理
（一）建立健全相关的法律法规，保障人事档案信息化管理的发展。为了有效促进人事档案信息化管理的发展，事业领导就要加强对人事档案信息化管理的重视，通过一系列的法律法规来进行约束和管理，这样才能使人事档案信息化管理工作更加规范和标准，避免出现一些安全隐患，确保人事档案信息的安全性，并且要不断修改相关的制度，使其更好地适应当前人事档案信息化管理的发展，这样才能保障人事档案信息化管理的安全可持续发展。
（二）提高人事档案管理工作人员的专业水平和素质。事业单位还应提高人事档案管理工作人员的专业水平和素质，培养工作人员的服务意识，使他们认识到自身工作的重要性和性质。事业单位要建立起长效的培训机制，定期加强对人事档案管理工作人员的专业、道德和法律培训，使他们可以熟练操作计算机网络技术等，提高工作效率，保证信息的查询、传递和共享，还应强化工作人员的道德和法律意识，使他们严格按照相关制度办事，不发生违规等情况，确保人事档案信息的完整、真实和安全，从而促进人事档案信息化管理的进一步发展。
四、结束语
实现人事档案信息化管理是现代事业发展中的必然趋势，对于提高人事档案管理工作的安全和效率具有积极的作用。面对当前人事档案信息化管理上的不够重视，并且缺乏总体规划以及相关的软硬件配套设施较差，相关工作人员的整体素质水平较低等等挑战。事业单位就要通过建立健全相关的法律法规以及提高人事档案管理工作人员的专业水平和素质等措施来进一步完善人事档案信息化管理的发展。
【参考文献】
[1]朱晓莉.人事档案标准化建设实施中的问题及对策[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C],2008.
[2]杜秀梅.企业人事档案管理存在的问题及对策[A].创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C],2006.
作者：张宏图 单位：四川省安岳教师进修学校
