一、档案馆的技术能力表现
对于档案馆来说，技术开发并不是档案馆的强项，所以笔者以为档案馆的技术能力应该体现在以下几个方面：一是能够清楚表达自身的技术需求，二是自身具备开发新技术的部分能力，三是具备获取新技术的畅通渠道，四是具备获得先进技术的资金能力和学习能力。首先，能够清楚表达自身的技术需要。档案馆要实施知识管理不可避免地要运用先进科学技术，由于档案馆的主要工作是进行档案保管和提供档案利用，技术的开发并不是其工作主轴和强项。所以笔者以为档案馆与其花费全部气力投入技术研发之中，能够清楚、明确地表达自身的技术需求更为重要。现今，有许多专门为档案资源开发和文档管理所开发的软件，如清华紫光软件、世纪科怡档案管理软件等，档案馆在选择这些软件和系统时，要明确自身的技术需要和工作需要，而不是只求其在业内的地位和价位，更重要的是符合档案馆的实际。其次，档案馆自身应具备开发新技术的部分能力，即是指档案馆应该有部分技术人员负责日常的工作技术问题，能够在既有软件的基础上，根据档案馆的功能变化和需求，添加部分功能或对软件进行功能的调整，以减少资金支出，为日常工作提供便利。再次，档案馆应该具备获取新技术的畅通渠道，该部分是指档案馆应该密切关注业内的技术发展和技术成果，了解档案管理方面的技术最新发展状况。在自身需要时，能够很快找到相应的技术成果和购买相关技术的渠道。最后，档案馆应该具备获得先进技术的资金能力，重要的是，档案馆进行技术引进之后，档案馆工作人员能够接受新技术的使用，并具备掌握新技术的能力，这样才能保证先进技术的使用，真正促进档案馆的发展。
二、档案馆常用的知识管理技术介绍
以下介绍两种对档案馆最为有用的知识管理技术，即工作流管理技术和知识库技术。工作流技术就是以电子形式对组织的业务流程进行模拟和实现。工作流管理系统用于在工作流程中捕捉知识，能够使相关文件或报告能够按照组织的预定的流程进行人员和部门之间的传递。在工作流技术产生之前，大多数组织都是采用手工传递的方式将纸质文件或表格根据组织的部门流程分级传递和审批，工作效率极其低下。而工作流软件的诞生让档案管理人员只需在计算机上填写有关表单，系统会依据预先定义的流程自动传递信息，下一级审批者将会获知相关资料，并能够按需修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，极大程度上提升了效率，有效实现了公司层面的知识管理。其主要功能是：流程管理（提供流程自定义、流程跟踪、流程监督等功能）、报表管理（提供流程统计、报表分析、报表定制、通用表单数据接口等功能）、用户管理（提供用户、角色与工作关系管理、组织结构图、多级角色管理等功能）、系统管理（提供角色管理、权限分配、工作关系管理等功能）。比如，武汉大学档案馆为实现全校各学院、行政机构的档案顺利归档，建立了综合档案信息管理系统。该系统是档案馆进行档案管理工作的电子化平台，各归档机构有特定的登录名和密码，可以在系统中查询该单位以往档案的归档目录，包括档案形成时间、归档时间、档案题名、文号等一系列信息，同时将本年度需要归档档案先行录入至系统中，待档案馆工作人员检查无误后方可进行实物档案的归档。该系统具有归档文件监督、归档目录确认、综合统计、文件共享等功能，将档案馆工作流程电子化，大大提高了工作效率。知识库是经过知识组织和整序后的结构化的知识集合，包括了相关理论、专家经验、分析数据和常识性知识，主要是针对特定领域和特定问题而构建的，具有用户易获取、操作和利用的特点。知识库的知识包括了数据知识、规则知识和控制知识等，我们根据这些知识对决策的支持效率高低，将其进行分层管理。在知识库中，知识片之间往往都体现出相互依赖的关系，而规则就是实践中的最为典型和常用的知识片。同时，知识库中存在着一种可以存在于任一层次的特殊形式的知识———可信度（又称信任度，置信测度等）。对某一问题而言，有关事实、规则和策略均可以标注可信度。基于此，就形成了增广知识库。在对知识库技术的使用方面，市走在了全国的前列。2014年11月，市档案馆重点项目———档案历史知识库建成并投入使用，这是对我国档案馆知识管理中知识服务内容探索的最新成果。该知识库的知识词条达5700条，包含了历史发展的各个领域，用户可以通过词条的时间检索和主题检索，进行精确检索和扩展检索，查阅市重大历史事件的内容。同时，用户可以利用知识库的开放系统对知识词条进行打分和评价，并提出修改意见。该系统的发布和启用标志着我国档案馆的知识服务的新发展，有助于提升档案部门的服务层次和服务质量，培育档案部门的新型的社会形象。
三、档案馆知识管理的评估
没有评估，就没有管理和成功，知识管理评估是知识管理实施的一个重要环节。从广义上说，组织知识管理实施的评估是指组织对投资在知识管理过程、目标实现及投资报酬率上所做的一种效果评估，以便了解战略效果与实施效率的实现程度，并作为后续行动的改进准则。组织之所以要对知识管理的投资进行评估，主要原因有：有效地评估能够使组织了解知识管理推进的效果，并引导员工的行为取向，同时及时地找到组织阻碍知识管理推进的方面，并准确地掌握相关资源的投资报酬率。很多组织的知识管理评估只设定在知识管理项目周期的初始和结束阶段。初始阶段的评估目的是致力于了解组织知识资产、知识管理能力的现状，以便研判知识管理实施的待突破领域；而结束阶段的评估主要是为了研究知识管理实施的效果，总结经验，以便调整下一个周期的实施策略[3]11。但是笔者认为，知识管理的评估应该贯穿组织知识管理的全过程，只有全过程的评估才能真正监测组织知识管理的进展，及时调整错误方向和行动，以达到真正的知识管理目的。知识管理的评估应是一种多侧面、多层次的观念，要从不同的角度进行考察，才能够使评估具有更好的针对性。根据组织所注重的焦点不同，出现了许多不同的方式与评估工具。按定性和定量来分，可以分为基于有形效益和无形效益分析的定性评估，以及基于财务性指标（投资回报分析、回收期分析、净现值分析）和非财务性指标评估（知识库访问率、客户满意度、实务社团数量、员工忠诚度）的定量评估；按组织面向来分，可以分为基于平衡计分卡、面向绩效的评估、面向过程评估的内部绩效评估，以及基于标杆学习评估法、知识战略缺口模式的外部绩效评估；按范畴大小来分，可以分为基于面向绩效的评估、面向过程的评估、知识成长阶段结构等知识管理的某个侧面评估，以及基于知识管理评估工具、最卓越知识型企业、成熟度、平衡计分卡、领航者模式等整体组织的知识管理评估；按面向的时序特征来分，可以分为基于投资回报分析、回收期分析、净现值分析的过去绩效的评估，基于知识存量、成熟度的目前绩效的评估，以及基于平衡计分卡、能力评估的未来绩效的评估；按投资者和管理者的角度来分，可以分为基于资本价值评估、Tobin’q值的知识资本评估，以及基于平衡计分卡、成熟度的管理现状评估。笔者以为，档案馆的知识管理评估应该采用侧面评估和整体评估相结合的方法。这种评估方法既能兼顾到具体项目的实施成果，又能了解档案馆整体的知识管理水平，而且较为简单，易操作。在知识管理侧面评估方法中，面向过程的评估方法较为合适。这种评估方法主要是评估知识管理投资最直接的效果，知识管理的投资必须在根本上达到流程优化的效果，才有可能更上一层楼，并提升其间接的效果。这也体现了档案馆知识管理的重要目标之一，就是在档案管理全过程上的优化。以下笔者给出关于馆藏资源的知识管理评估和员工知识管理评估两项简单的指标以供参考。馆藏资源的知识管理评估指标表分为档案收集、知识组织、知识服务和知识保护四个一级指标。其中，档案收集可以细化为年收集档案卷数、年解密档案卷数、实地指导档案单位数和实地参与工程项目数等二级指标；知识组织可以细化为年数字化档案卷数、年档案录入条目数、科技项目承担数以及知识管理系统使用量等二级指标；知识服务可以细化为网站年访问量、年查档人数、编研出版量和组织展览次数等二级指标；知识保护可以细化为年开放档案中涉及知识产权数、知识产权案件数、知识产权类规章数和员工接受知识产权培训次数等二级指标。员工知识管理评估指标表分为员工知识创造和员工知识共享两大一级指标。其中，员工知识创造可以细化为学术论文发表数（核心期刊论文发表数、研究报告发表数、学术会议发言数等）、管理制度创新数（员工激励系统、工作汇报系统、部分分工系统等）以及管理方式创新数（收集、整理、鉴定、保管等）等二级指标；员工知识共享可以细化为知识库贡献条目数（档案管理经验贡献、学术热点分析、技术开发次数等）、知识论坛参与度（知识论坛参加次数、知识论坛有用数、BBS发帖量、BBS发帖引用量等）、作为专家次数（被作为组织内专家的次数、解决问题疑难程度、解决问题成功次数等）以及员工获取知识库的频率（利用知识库次数、解决问题成功次数等）等二级指标。但是实际上，知识管理的评估是非常困难的，因为知识管理的效果经常是无法量化评估的，如知识管理提升了员工的决策和吸收新知识的能力与创新的精神，提升了组织内的沟通、协调与合作的能力等，这些都是非常难以量化评估的。同时，知识管理对于量化的财务指标的影响常常是间接的，而且成果显现的时间较长。组织知识管理的投资常常是在根本基础上做改进，常需要通过下列三层的中间因素才能影响组织的财务绩效：内部作业导向的效益、产品服务导向的改善及外部顾客与市场导向的效益等。任何因果关系的评估影响效果越直接，因果关系的路径越短，那么它的效益就越容易评估。而知识管理的推动则是由于间接和成果显现时间较长而造成财务绩效变化不明显。所以在档案馆的知识管理评估中，应该注重评估的时效性，将评估贯穿于知识管理的全过程，经过每一次评估效果的比较找出差距和进步，以保证组织向着真正的知识管理方向迈进。
作者：张久超 单位：湖北工程学院体育学院
