一、基于ISO质量管理体系的档案管理实践
（一）抓住契机，健全档案管理网络我校档案部门抓住质量管理体系运行的有利时机，进一步完善了档案管理网络，即由管理者代表（通常由院领导担任）负责文件的建立、实施和保持；质管办负责收集、整理在质量体系运行中所形成的文件资料，定期移交档案部门；各部门、二级院系指定兼职档案员负责对其职能范围内形成的各类教学资料、相关文件、质量记录进行收集、整理、分类和归档；档案部门负责日常的指导和监督。从而建立起一个领导亲自“抓”、各部门认真“管”、档案部门负责“理”的良好的文件管理流程，构建了从上至下的档案管理网络。（二）转变理念，采取适应质量管理体系运行的档案管理方式为适应质量管理体系实施的需要，我校档案管理部门主动转变管理理念，强调全员参与和过程管理，努力使档案工作与质量管理的各项工作保持“三同步”，即同步发动、同步布置和同步检查。适时调整档案管理方法，规定由学院制定形成的文件如质量手册、程序文件、工作指导书等由学院质管办收集、整理并交由档案部门集中统一管理；各职能部门、二级院系在实施质量管理体系中产生的文件及相关的记录清单，属于归档范围的，按照档案管理要求做好分类、整理和归档工作，短期性的记录文件则由部门按照质量体系的管理规定自行保存。注重加强档案数字化管理，加快档案数字化加工进程，构建专题数据库，使档案材料的传递、检索利用更加便捷。
二、对ISO质量管理体系下档案管理的体会
（一）高职档案是ISO质量管理体系运行的基础和依据首先，高职档案是学校质量管理体系运行的主要依据。ISO质量管理体系的运行在很大程度上依赖于其体系文件的构建；而在质量管理体系文件的构建中，又需要以高职院校档案为依据，并进行细致的分析、归纳、整理、提炼及扩充，如质量管理体系中的质量手册、质量计划、程序文件、作业指导书、质量表格记录单等均是在档案基础上进行提炼加工的结果。这部分文件也是构成高职档案的重要内容。其次，高职档案是ISO质量管理体系认证的客观证据。在质量认证时，认证组需要依据质量管理体系文件、台账以及其他的一些档案等判断院校质量管理情况，因此，质量管理体系文件、台账等建立和管理的规范与否会直接影响认证工作的成败。（二）ISO质量管理体系运行促进了档案工作的发展首先，档案意识得以强化。ISO质量管理体系强调任何行为和活动都要有计划、有记录、有追溯、有监督，通过对学校工作方方面面的控制，实现规范管理。经过几年的实践，我校全体教职员工充分认识到及时、准确填报、整理和归档各类质量记录文件的必要性和重要性，档案工作的自觉性进一步加强。其次，档案工作质量得以提高。档案部门是质量管理体系运行中公文管理和记录控制的主控部门，在日常工作中，更加重视从文件形成前端抓起，进行定期检查，及时掌握质量记录、公文控制情况，档案管理更加规范，档案工作质量进一步提升。第三，档案资源得以丰富。质量管理体系的实施形成了质量管理体系文件以及对运行认证过程的记录，它们是高职院校档案的重要组成部分。对其进行收集保管，可以极大地丰富高职院校档案的内艺术类论文容。
作者：王文霞 单位：宁波职业技术学院
