摘要：加强电子档案管理，保证电子档案在传输、保管、储存过程中不受到侵害是档案管理者必须履行的责任。本文阐述了电子档案的安全管理过程中出现的问题及其解决措施。
关键词：档案；安全；问题；解决措施
1电子档案管理中出现的安全问题
1.1电子档案保存寿命受限。由于电子档案受其保存介质的寿命长短、质量优劣以及其更新换代的影响，使得其寿命存在各种差异。如计算机设备的更新换代，过时的档案介质，造成电子档案信息无打开利用，从而可能会造成档案信息的损害和丢失，严重损害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。网络时代，各种病毒木马不断的对计算机进行攻击与入侵，使得一些机密的电子档案在传输过程中可能会被病毒等感染，电子档案系统也可能被黑客所攻击，从而危害电子档案信息的安全。
1.3电子档案真实性受到挑战。由于纸质档案可加盖单位公章，领导签字，比较容易鉴别，而电子档案由于具有无限修改复制的功能，如果不加以技术处理，则无法辨认其原稿的真实性，从而造成信息的失真。
1.4电子档案安全不容忽视。网络时代，由于互联网的开放性，使得数据被他人盗取、篡改的事件时时发生，这对机密电子档案的管理提出了很大的挑战。
2解决电子档案安全问题的措施
2.1技术安全处理措施
2.1.1加密处理。数据加密是减少电子档案信息被盗、泄密的有效方法。通过加密处理，使得数据不被非法窃取、阅读。电子文件在传输过程中可采用非对称式或双密钥码进行加密。发方可使用收方的公开密钥发文，而收方只用自己知道的密钥解密。这样任何人只能通过公开密钥向收方发文，而收方才能获得加密文件，而其他人很难破解密文，从而有效的保护电子文件的机密性。
2.1.2电子签名技术。随着计算机技术的发展，电子签名技术被人们广泛应用起来，电子签名可分为证书式数字签名和手写式数字签名。主要作用是在于证实该份文件确实出自作者，确保其内容没被他人改动。通过证书式数字签名可有效检验文件确实来自发方，内容没有被人改动。手写式数字签名则是将专门的软件模块嵌入文字处理软件中，作者可用光笔在计算机屏幕上签名，或者用压敏笔在手写输入板上签名，使其显示的笔迹与在纸质文件上的亲笔签名的字迹一样，从而保证其信息的真实性、合法性。
2.1.3权限的使用与监控。档案管理者应对电子档案数据访问用户设置身份验证，只有通过身份验证信息的人才可进行访问。此外还要根据访问人身份、电子档案的秘密等级，来确定其访问权限。目前可使用的监控技术为防火墙技术，防火墙具有很好的保护作用，入侵者想要接触目标计算机，必须先穿越防火墙的安全防线，因此可将防火墙配置成许多不同保护级别，使数据库的信息和结构不受侵犯。
2.2制度安全管理
电子档案在形成、处理、传递、归档等过程中都有可能出现信息的丢失与篡改，因此为了保证电子信息档案的安全性，实行必要的制度管理是必不可少的。可根据需要制定相应的制度，如只有电子信息管理人员才能进入相关操作系统，计算机要设置密码，专人专用，其他无关人员不得打开或使用其计算机，更不得非法进入或操作该系统。同时，对电子档案生命周期的整个过程进行严格管控，防止任何一个环节出现问题，造成信息丢失或失真现象发生。
2.2.1明确电子文件制作传递的责任。电子文件要由专人制作，制作完成定稿后要进行加密处理，如需要参考或利用时，只能以只读形式进行查阅，防止因主观或客观原因造成电子文件的篡改或灭失。
2.2.2及时收集电子文件。很多单位电子文件制作完成后，任由于制作者进行保管，使得电子文件处理松散的管理状态，容易发生失真现象。电子文件一旦定稿就应由领导使用电子笔等进行签发，如条件不允许，可在纸制文件上签发，然后将纸稿与电子稿件一同交由文书档案管理者进行管理，不得擅自修改。如需修改，应经领导批准后方可进行操作。同时对电子文件要进行备份处理，保证电子文件不得丢失，不灭失。
2.2.3归档制度。电子文件归档时要进行认真检查，检查文件是否齐全完整，真实可靠，是否是最终稿本，其与相应的纸质或其它载体文件的内容是否一致。然后将电子文件放入计算机指定的位置，或者备份到相应的介质中。归档时要注意标明相应的保密级别，注明了保密级别的电子文件应及时进行逻辑归档，并按照电子档案的目录对应放置。电子文件可按纸质文件的要求划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。电子文件和其他纸质档案一样，是独立的档案门类和载体，要按制度妥善管理，确保电子档案不损毁、不失真，从而保证电子档案的完整、真实，实现其应有的价值。电子档案要进行统一保管，档案管理者应熟练的掌握计算机使用技术，能够使用各种检索工具，使得归档的电子文件利用起来更加方便与及时。档案管理者应对存放电子文件的介质进行不定期的健康检查，对发现问题的电子文件要采取维护措施，及时修复，防止文件的丢失与破坏。同时，随着计算机设备的更新与发展，要对历史电子档案介质进行同步更新、复制和备份。
2.2.5电子文件利用条件。电子文件的操作与利用需要具备相应条件，管理者可根据实际情况设置相应权限，无关人员不得借阅、操作该电子文件，同时对管理者提出相应的纪律要求，要遵从保密管
理规定，不得向无关人员泄露属于工作秘密的电子文件档案，一旦发生属于秘密的档案出现泄露与丢失要严格追究档案管理者的责任。2.2.6不可忽视纸质档案的管理。虽然目前提倡力行节约，实行无纸化办公，但由于电子档案安全性、真实性等受到很多制约，因而纸质档案的管理依然显得重要，纸质档案具有保存时间长、真实可靠性强、可信度高等特点，纸质档案在当今档案工作中仍发挥着重要作用，因此我们不可忽视纸质档案的管理与保存。档案领导者及管理者仍要把纸质档案工作做为重要工作来抓。
2.2.7提高管理者素质。对电子档案管理者要加大培训力度，及时普及信息安全知识及网络窃密知识，使其能够了解电子档案的特点，认识到电子档案管理的重要性，警惕网络中不安全因素，提高网络安全意识，做到不随意下载安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。同时还进行保密知识培训与教育，认清电子文档泄露的危害性，严格遵守档案管理制度，不主动泄密，不协同泄密。总之，电子文件档案的安全管理是当今档案管理工作的重要组成部分，单位领导及档案管理者一定要高度认清形势，确保电子档案的安全与健康发展，同时充分利用好电子文件档案，使其能为我们更好的服务。
作者：李南 单位：黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人才中心
