随着信息化水平的日益提升，越来越多地计算机应用于办公自动化和工程设计，其强大的功能已为人们深刻认识。作为计算机应用的一部分，使用计算机对企业电子档案进行统一管理，具有传统纸质档案存储所无法比拟的优点。这些优点能够极大地提高电子档案管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。
一、调研背景
现代信息技术的发展，在改变着我们的生活方式的同时，也改变着我们的工作方式，传统的以纸为载体的档案存储方式受到冲击，电子档案管理，如今已是档案管理中的一个热门话题，它已为许多企业所采用。在现代化的进程中，引入现代管理的思想，建立一套可面向企业电子档案管理系统，也是十分必要的。本课题基于我国企业管理信息化建设现状，结合在实际工作中所遇到的问题和收获，对企业电子档案管理系统的具体需求方面进行研究，提出构建适应本企业的电子档案管理体系。
二、企业档案管理现状
目前，在很多企业中，档案都是采取的分散管理，像本公司这种大型国有企业，部分繁多，各种职能部门及下属的分公司，每个都有自己的档案管理室，档案员大都兼职。企业未能实现档案统一管理的原因主要有：（1）档案数量众多，中心档案室并没有足够的存储空间来放置全部公司档案。（2）涉及部门众多，全部存入档案室职能部门，在利用档案时便存在很多手续，耗费大量的时间。（3）历史原因，企业自成立以来就采用的档案分散管理，如想统一构建一个档案部门存在巨大的困难。为了摸清企业档案存储的情况，中心档案室对档案存储的各部门进行了检查，对全公司各部门的档案存储情况进行了汇总并指出相关问题。1.各部门档案兼管人员明确、归档职责明确归档内容明确，人员素质较高、责任心强。2..档案管理部门及档案员对检查重视、准备细致、回答检查所问的内容肯定、准确。3.虽然多年来经过搬迁及机构整合的各种原因，各单位应该保存的文件全部妥善迁移，或经批准移交技术中心。4.账目清楚、借阅归还及时，为了方便管理，多数单位建立或部分建立了电子账目，有条件的单位已在建立电子档案，这表明探讨建立电子档案已是我们面临的任务。5.进入技术档案室的档案比之各单位，更能得到比较专业的管理，安全、稳定、查借阅方便，配备一定电子化设备后，更易实现档案的电子化。6.检查中最突出的问题：早期文书档案各种存储介质导致字迹模糊，应尽快进行电子化复制；各职能部门均存在重使用轻存档现象，各种审批批复后，文件不能及时主动入档，待档案整顿时催缴；有涉及完工、质保、维修、资质、查阅的资料因使用方便存放在个人手里的现象，应该提倡尽可能使用复印件，或用后归档，用前借出；部分档案因限于库房面积，档案未进橱，堆放。对企业档案存储情况的了解对于下一步构建企业电子档案管理体系提供了必要的信息。
三、传统纸质档案与电子档案的优缺点
1.纸质档案的特点：首先，是档案信息的原始凭证性。纸质档案是从文件直接转化而来，客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。其次，信息存储介质的耐久性。实践证明，纸张、胶片最适宜长期保存。中国有大量的古代字画逾百年、乃至千年而保存至今，就是极好的证明。最后，纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。档案信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，年代久远的文书档案，上面的印章，发文部门经办人签字红线图标志，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。2.电子文件的特点：首先，电子文件的原始性不易被认可，转化为档案有障碍。其次，电子文件的对于载体有依赖性，例如：早期存储的声像文件因为播放器材老化，很多读取困难。最后，电子文件载体的特性使其难以长期保持，且安全系数低，这些都是造成纸质文件与电子文件大量并存的主要原因。纸质档案与电子档案既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题，各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系，在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。
四、电子档案管理系统的现状
电子档案管理系统比起传统的纸质档案存储有着不可比拟的优越性：1.信息存储丰富，随着现代科技的发展，电子介质存储的密度还将不断加大，信息存储量将更为丰富，可以更加节省保存空间，简化管理环节。2.采用多媒体技术，使信息生动、形象。电子文件通过视频、音频信号或使用数字代码形式存储事物的原始形态，图、文、声、像并茂，生动再现历史活动的状况。3.迅速、准确存储与利用信息。通过计算机可以实现信息的高效存储、传递、编辑、加工等程序，并能转化为可视、可听的信息，从而提高信息开发利用程度。4.信息的同步传输性。电子文件可以不受时空的限制，实现在同一时间、不同地点分享同一信息。由此可见，与纸质文件相比，电子文件有着无法超越的优势。目前，本企业也针对档案管理部分的大量业务处理工作用计算机进行全面现代化管理，联系公司信息化中心制作档案软件，该软件基本具备以下功能：1.企业档案管理数据库及账目的操作。实现对企业档案管理数据库及账目的创建，表中数据的维护。2.企业档案基本信息的管理。实现档案信息的添加、审核、保存、修改和删除等。原文采取附件上传形式。3.企业档案信息的应用。实现企业员工对档案信息的查询、统计和资源的利用等。
作者：肖倩 信玉洁 单位：济南二机床集团有限公司 中海油山东化学工程有限责任公司
