随着科学技术的迅猛发展，全球信息化时代的已大张旗鼓地到来，数字化科技将以不可阻挡之势为未来社会建立起“数字世界新秩序”，数字化信息将成为人类社会的重要支柱之一，档案信息进入公共网络也成为一种必然的趋势。以天津市宁河县档案馆为例，该馆现存档案22万卷（件），原始的档案查阅存在费力、耗时、效率低下的特点，为了提高档案利用率，方便人民群众，宁河县档案馆充分利用数字化这一现代科技载体，全面推进了传统载体档案数字化工作。2009年至2015年，该馆先后完成360万页的数字化扫描工作，全部挂接到今易档案管理系统，全县65家县直机关单位安装了今易档案管理系统，17家完成了机读目录检索和档案信息全文数字化挂接，48家单位完成机读目录检索。档案数字化给档案利用打开了方便快捷之门，在2012年国家新出台退伍军人优抚政策，到宁河县档案馆查阅兵役档案的退伍军人成千上万，如果采用原始的查阅方式，在短期内完成这么大的工作量几乎是天方夜谭，但因该馆推行了档案信息全文数字化扫描，告别了以前翻阅纸质目录档案的繁琐，短短几秒钟就可以检索调阅出一名退伍军人的档案，平均每天可轻松完成档案查阅1000人次的工作量，保证查阅任务高质量完成。
一、档案信息数字化管理中的利与弊
数字化管理的局限性体现为：以光盘或者U盘、移动硬盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅速的优势，但不能有效防止数据在线传输过程中的泄露。电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别，无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别。电子档案没有“原稿”的概念，没有确定的法律地位，造成了发生问题难以查证，直接对电子文件的真实性构成威胁。网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决，使对电子文件合法操作者的权限控制变成十分困难；电子文件进行逻辑归档，是一种与网络共存亡的危险状态。这些问题都给电子文件的安全保管和长期保存带来了巨大威胁，严重影响和阻碍了档案信息数字化的进程。
二、优化档案信息化管理主要措施
1.建立统一的标准化信息管理体系。标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，关系到今后档案资源的共享等问题。确立统一的标准化的系统管理体系就显得尤为重要，它是实现档案信息化管理的坚实基础。同时，档案信息作为国家信息资源的重要组成部分，要实现最大范围的共享，也必须建立统一的标准化的系统管理体系。2.建设高质量的档案信息数据库。数据库类型主要以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于提示全宗内馆藏内容，介绍馆藏全部档案的门类，所有目录和提供网上检索途径。文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件资料，使人们可以通过网络获得档案信息。档案数字化后以数据形式记成数据库，并依赖先进的智能化信息管理技术，以人工进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息主要需要达到这些质量标准，即数据的准确性，数据项目和内容的完整性，数据的规范性，数据的稳定性，这些是建设高质量的档案信息数据库是档案信息数字化的核心工作。3.保障档案信息安全。在数字档案信息安全保障体系的建设中，容易出现重视技术轻视管理的倾向。实际上，管理到位是数字档案信息安全保障体系持续建设与发展的重要保证。在数字化建设过程中对此应形成一套严格的管理制度体系，并有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如，对计算机访问的控制，网络监测和锁定的控制，信息登录访问控制等提供授权的档案信息服务，随时建立数据备份、制作只读光盘，建立网络系统防火墙，进行数据加密等。4.加快档案管理人员的培养。宁河县档案局在档案管理人员规范性培训方面做出了有益探索，该局以今易档案管理系统安装使用为契机，举办了2期业务技能和保密知识专题培训班，重点培训了今易档案管理系统安装、目录的录入、纸质档案的打印、检索利用、数字化扫描挂接、数据库运行及日常维护等，培训人员达到120人次，全县档案管理人员的业务技能大幅度提升，为档案数字化的普及推广打下坚实的人才队伍基础。档案馆数字化建设是一项具有前瞻性的战略举措，也是适应社会发展的必然要求，档案数字化建设是大势所趋，作为档案工作者，必须未雨绸缪，早规划、早动手，以抓铁有痕的决心，不断推动数字档案馆建设。
作者：王玉春 单位：天津市宁河县档案局
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