摘要：海外项目施工中，项目管理者在生产、生活物资计划申报、采购过程中由于经验不足、审核不细、库存不明、名称不统一等原因使得申报采购数量超出实际使用数量，造成库存占用资金大、库存物资无法使用、库存物资超期失效浪费等情况。文章根据安哥拉某公司几个项目8年来生产、生活物资采购经验，总结编制了行之有效的定额库。
关键词：海外项目；生产生活物资；定额编制；计划申报；物资采购
文献标识码：A 中图分类号：F251 文章编号：1009-2374（2016）11-0179-02
DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.11.088
1概述
本公司处于安哥拉首都罗安达，工程为市政基础设施建设，安哥拉生产生活物资奇缺，社会治安较差，当地采购困难，采购成本较高；在中国采购从计划发出到物品到场需经过漫长的时间和程序，海运周期约2个月，清关困难，部分物品关税较高，增加采购成本。故无论是从当地采购，还是在中国采购，采购均面临着诸多困难。生产和生活物资需要一定储备，以免影响项目正常进展。项目在当地采购的物资包括：食材、日用品等生活物资以及砂石料、柴油、沥青、水泥等生产物；在中国采购的物质包括药品、劳保用品、办公用品和部分生活物资。公司进驻安哥拉市场8年来，对中国市场和安哥拉市场调查比较深入，各种物资使用积累了宝贵的经验数据。鉴于生产生活物资获得困难，物资非常宝贵，为提高资源利用率，减少管理者申报计划的难度，减少库存，保证项目正常稳步推进，提高项目的经济效益，公司编制了一套行之有效的生产生活定额库，以指导物资的使用和采购。
2定额编制的策划
本定额属于项目级别，要求直接指导采购和施工。由于定额编制生产生活的方方面面，物品名目繁多，工作量很大，我们进行了组织策划和工作计划。
2.1组织策划
编制人员涉及到公司所有在安哥拉的项目，编制人员必须有丰富的采购经验和施工经验，分组进行编写，建立定额编制小组。
2.2人员配置
领导小组组长：公司经理。副组长：公司书记、公司副经理。组员：公司综合办公室、工程技术部、财务部、物质部等各职能部门、各项目领导班子、各项目办公室、技术部、工程部、物资部、财务部、场站人员。
2.3工作计划
计划编制时间为60天。阶段目标如下：第一阶段：准备工作7天。工作组提交工作计划，公司职能部门提供定额样表报领导小组审核。第二阶段：定额编制基础工作45天。项目人员进行基础数据的收集及定额的编制。第三阶段：定额汇总集成工作8天。专职副组长领导公司各职能部门对各项目基础定额进行归集、整理、成册，报领导小组审批后下发各项目施行。
3定额编制方法
3.1通用设定
为了统一表格标准，设定了通用的表格样式。一般情况采用Excel进行制定定额表格，采用数量定额和金额定额双轨编制和评价，表格设定12项内容，分别为编码、物资名称、规格特征描述、单位、数据采集周期、周期采集样本数量、周期采集样本数量、样本消耗数量、消耗定额、单价、汇率牌价、定额消耗金额、备注。3.1.1编码。为方便定额编制和使用的方便和快捷，规定一种商品只有唯一的编码，采用8位编码制，分三级管理。第一级确定物资单位类别，有两种，分为01生活物资和02生产物资；第二级为分部类别，比如生活物资分为01药品、02食品、03办公用品、04劳保用品、05生活品5个方面，生产物资分为01大宗材料、02半成品、03配件、04五金、05电料、06工具、07金属、08周转材料、09劳保、10橡塑材料、11燃润、12木材、13建材、14化工、15其他15个方面；第三级为分项类别，是物资的直接编号，比如：01020009胡椒粉，01表示该物资是生产物资，02表示该物质为食品，0009表示该物资是胡椒粉。3.1.2物资名称和单位。物资名称是唯一的，单位也是唯一的，为此我们建立了物资统一名称和单位库，规定相同物资只有唯一的名称，比如采购水有矿泉水、纯净水、安哥拉当地瓶装水，统一名称为瓶装水，单位为瓶。3.1.3规格特征描述。规格特征描述是对物资名称和单位的补充，使得更完备。瓶装水规格特征描述为xxmL、xx品牌。3.1.4数据采集周期。数据采集周期是表示数据采集的时间区间或使用寿命区间，比如食品采集周期为1个月，宝马格双钢轮压路机配件采集周期为每使用1000个小时。3.1.5周期采集样本数量和样本消耗数量。周期采集样本数量和样本消耗数量是表示在数据采集的时间区间或使用寿命区间内，取的样本数量和样本消耗数量，比如食品采集周期为1个月，取172人的消耗量，样本数量越多，定额越准确。3.1.6消耗定额。消耗定额（周期消耗定额）表示单位样本在采集周期内的消耗。消耗定额＝样本消耗数量/周期采集样本数量3.1.7单价和汇率牌价。海外项目物质采购币种为人民币、美元和当地货币，而工程承包合同往往是以美元计价，为了统一计价模式和成本核算，规定单价用采购时所用的货币且货币统一转换成美元计量，汇率按照每月25日的美元与人民币或当地货币的汇率牌价中间价。3.1.8定额消耗金额。定额消耗金额用于评价定额周期内消耗的成本，是成本控制的重要数据，规定以美元记账。定额消耗金额＝消耗定额×单价/汇率牌价备注记录上述内容之外的其他情况。
3.2大宗材料的损耗定额编制方法
大宗原材料如钢筋、水泥、砂石料、沥青、球墨铸铁给水管等物质和大宗半成品如水泥混凝土、沥青混凝土、雨污水管、花砖、路缘石等物资由于使用量较大，交叉较多，研究对象设定为1个完整的项目，由技术部门计算工程理论需求量，物资部门、工程部门及场站统计实际消耗量，用消耗量除以理论量计算损耗定额，该定额用于指导后续项目的备料和项目的成本核算。
3.3机械配件损耗定额编制方法
机械设备根据设备种类分别计算保养件和易损件的消耗情况，可根据项目的基础数据详尽情况确定是以整个项目的所有设备为定额研究对象还是以部分数据完整的设备为研究对象。为保证样本的统一性和多样性，每类设备尽量安排在同一时期、设备使用年限相对统一的情况下编制配件消耗定额。机械设备配件损耗根据设备类别进行单项单机核算，按照每台设备的行驶里程数或工作小时或工作量进行计算损耗定额。
3.4小型材料的损耗定额编制方法
配件、五金、电料等12种材料涉及材料种类较多、工作量较大。此项材料损耗定额的计算原则：特定工程部位使用的材料根据工程量计算，用消耗定额＝实际消耗量/理论量；定额只能以固定时间或寿命表示，以固定时间或寿命单位消耗量作为定额量；无固定使用部位，也无固定时间或寿命的材料则以合同额为标准计算损耗定额。
3.5生活物资的定额编制方法
生活物资要包括食品、药品、办公用品、生活用品、商店等五类分别进行统计，基础数据周期样本数量至少要在一年以上，按项目统计后，取足量的样本数量，加权汇总。定额子目要精确到单件物品的消耗量，例如食品中的土豆，要计算出每个中国工人每月的消耗量和每个安籍工人每月的消耗量。分别用定额消耗量和定额消耗金额评价项目的运行情况。
4定额的应用
4.1物资使用和出库的依据
在建立定额库的过程中，会形成定额库的附属产品——生产生活物资台账，将公司各项目的生产生活物资建立一套台账，并每隔1周更新一次。在项目缺少生产生活物资时，在生产生活物资统一名称库中查出物资名称或编号或其他信息，利用Excel的筛选功能，利用筛选出需要物资，使得整个公司的资源在所有项目中有效使用。
4.2编制和审核计划的依据
编制物资计划前，首先，编制人首先要核查公司的物资总台账，若台账中没有该物资，在公司没有该物资的情况或该物资需要补计划的情况下，才能做该物资的采购计划；其次，根据定额消耗量，管理者可以确定物资的采购数量；最后，根据定额给出的参考单价，可计算采购成本。
4.3成本控制和项目考核的依据
根据定额的消耗量和消耗金额，按月度对项目进行评价，促使项目部采取措施，减少定额消耗和资金消耗，可以以此来对项目进行考核。
4.4投标报价的依据
根据定额的消耗量和消耗金额，可准确计算出生产物资和生活物资在项目的使用情况，作为公司对外投标报价的基础，提高公司的市场竞争力。
5结语
本文根据海外项目特点，给出了公司在海外建立企业或项目定额的编制方法和思路，并提供了生产生活物资定额的使用方法，使项目管理者在生产、生活物资计划申报、采购过程中给予指导和参照，避免了由于经验不足、审核不细、库存不明、名称不统一等原因使得申报采购数量超出实际使用数量，造成库存占用资金大，库存物资无法使用，库存物资超期失效浪费等情况，极大地提高了工作效率和公司效益。
参考文献
[1]北京市建设委员会．北京市建设工程预算定额[M]．北京：北京市建设委员会，2001．
[2]全国造价工程师执业资格考试培训教材编审委员会．建设工程计价[M]．北京：中国计划出版社，2014．
作者：常征 郝志强 单位：山东省路桥集团有限公司
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