第一篇：民办高校档案管理信息化建设策略
摘要：随着信息技术的发展和运用，民办高校档案管理信息化建设也得到了极大地发展，信息化建设已经成为民办高校档案事业发展的主要方向。本文就从当前民办高校档案管理信息化建设的现状切入，着重探讨推进民办高校档案管理信息化建设进程的策略，希望能够对广大同行起到借鉴与参考的作用。
关键词：民办高校；档案管理；信息化建设
中国民办高校的发展历史不长，仍处于初级阶段，需要在探索中形成一套完整的管理、经营办法。民办高校档案是其民办高校发展历史的最直接的记录，同时也是学校各项工作统计信息资料的直接来源。民办高校档案信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，因此，提高档案信息化建设是高校信息化建设的重要体现。
一、民办高校档案管理信息化建设的现状
档案信息化建设是一项集多方面于一身的系统工程，其中涉及的部门、学科繁琐而庞大。档案信息化的迅猛发展为民办高校档案工作的迅速发展提供了良好的技术基础。当前，我国民办高校档案信息化建设已经发展到一定程度了，民办高校档案管理部门普遍都使用了计算机进行管理，在对档案管理数字化加工后，还不断探索电子文件管理的新模式。当然，当前部分民办高校在档案信息化建设中还存在着一些问题：首要问题在于，在进行档案管理工作时，由于相关基础设施不完善，导致管理工作开展存在问题，尤其是现阶段诸多民办高校档案著录细则存在相容性较差的问题，同时也缺乏统一的管理体系进行宏观指导，致使档案管理工作存在着极大的漏洞。其次，由于数字信息资源受限，管理人员因固有思维影响，只重视纸质档案归类存储，对一些电子文件进行归档存储工作不够重视，导致电子文件的归档与存储沦为空谈。接着，随着计算机技术的不断普及，计算机信息处理技术更新换代速度极快，但是档案管理的技术标准与组织工作更新速度无法与之相契合，以至于出现全文档信息占用比例较低，检索范围狭窄，无法充分满足用户的检索需求。其次，管理档案人员的素质也跟不信息管理的飞速发展，这就要求管理人员要有更高的专业知识和先进的技术。最后，有必要加强档案信息的安全保障，当前许多高校由于技术条件的原因，对档案管理意识薄弱，安全性不够重视，只在服务器上杀杀毒或设置访问权限等措施防止中毒和保密，而一旦系统瘫痪，就会造成无法挽回的损失。从我国高校目前档案管理工作中可以看出，专业的档案管理人员缺乏，档案信息处理复合型人才更是稀缺，即使引进先进的设备也不能充分的利用，不能使之发挥最大的作用。
二、深化民办高校档案管理信息化建设的主要途径
（一）加强档案设施建设
在进行民办高校档案信息化建设的过程中，首先需要做好硬件设施建设，这样才能够保证档案网络系统满足需求。除此之外，档案管理室计算机与网络技术平台的构建也需要得到充分重视，这样才能够在最大限度上发挥网络平台的效果，提高档案管理工作效率与质量。
（二）加快民办高校档案管理数字化进程
民办高校档案部门一般要通过扫描录入、数码处理等方式对各类档案实现数字化的管理，以此来实现对资源完整有效的整合和资源最大限度的共享。除此之外，也可以考虑利用校园网络，将学校各个院系上传的文件与档案进行接收与整理，逐步录入档案馆，为数字档案系统的建立奠定坚实的基础。对于电子文档的整理，可以根据院校系别、学科进行分类，也可以根据档案重要程度与否进行分类，对于纸质档案则需要定期进行整理并扫描归档。
（三）提高民办高校档案信息数据库性能
就目前情况来看，大部分民办高校的档案管理方式集中为纸质档案存储，这种存储方式虽然有一定的优势，但是长期储存有困难，检索也不便，已经无法充分满足现阶段的档案保存的需求。在信息化时代，数字化档案管理能够提高档案保存时间，检索也较为便利。不过信息化数据库档案存储量与数据库性能有着直接的关系，提高数据库性能对于提升档案检索速率与管理质量而言有着重要的意义。对档案信息资源进行开发的过程中，首先需要对档案信息数据库进行优化与升级，提高数据库的资源共享能力。例如数据库目录输入、文件目录的采集、档案文件级目录的输入等。信息数据库的建立，不仅使档案信息资源的开发利用服务功能得到极大的提高，而且使高校档案信息化事业达到有条不紊展开工作的全新面貌。
（四）提高管理档案专业人员的素质
对于档案信息化建设而言，人才是必不可少的，因此提高档案信息化建设与相关人才培养意义重大。民办高校可以引进专业的人才对本校的档案信息进行管理，或是有计划的组织现有的管理人员进行培训，促使其充分掌握高校信息管理建设的知识，如档案信息的获取、运用信息的鉴定等能力，提高管理档案专业人员的素质是十分有必要的。
（五）加固民办高校档案网络信息安全
第一步，必须要对档案信息网络安全进行全方位的保护，通过加密的方式对档案数据库进行安全加固，确保档案信息的安全性，然后对档案管理人员进行专业的培训，提高档案管理人员业务能力，降低因档案管理人员操作不当而导致的数据库崩溃情况出现。建立数据备份制度，预防因一套程序或者硬件损坏造成数据不可修复性遗失。更要严格把关上网信息内容，建立一套上传信息审查程序，以确定不同机密程度的档案信息上不上网，上内网还是外网，以防信息泄露，造成难以弥补的损失。
三、结束语
总的来说，信息技术的发展推动了民办高校档案信息化的建设，档案管理信息是一所高校信息化建设的重点，更是一所高校信息体制成熟的标志，因此民办高校应该积极为档案信息的管理创设有力的条件，创新思路，紧跟时代发展的步伐。
参考文献：
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[3]张家其.高校档案管理信息化建设策略研究[J].现代职业教育,2016,01:156-157.
作者：薛寒 单位：南京航空航天大学金城学院
第二篇：高校档案信息化建问题及有效策略
摘要档案信息化建设是近期我国档案事业发展目标，也是高校档案馆的一项主要工作内容。文章阐述了高校档案信息化建设的意义，同时根据实际的工作经验，分析了现阶段高校档案信息化建设存在的问题，提出了高校档案信息化建设的有效策略。
关键词：高校；档案；信息化建设
档案信息化建设，就是运用计算机技术、网络技术、数字化技术等信息技术提高档案工作现代化水平，了解、分析档案管理的新情况，思考档案管理的新理论、新原则，确立档案管理与档案服务在网络环境下的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。高校档案信息化建设，就是在档案信息化建设大背景下，利用先进信息技术，对高校档案信息资源进行处理、收集、管理、开发，实现档案信息资源的有效利用和共享。高校档案信息化建设是一个漫长、复杂的过程，既是信息技术推广利用的过程，也是信息资源开发利用的过程，还是信息服务发展壮大的过程。高校档案信息化建设对档案事业的发展有着重要的意义，但在实际的建设过程中，档案信息化建设存在着不少的问题，为保证档案信息化建设的顺利开展，并达到预期的效果，要立足于实际情况，制定推进档案信息化建设的有效策略。
一、高校档案信息化建设的意义
1.高校档案信息化建设是时代发展的需要。随着社会的进步、科技的发展，我们已步入信息时代。高校档案工作的重心将由传统的手工操作，转移到档案信息化建设上来。2002年，国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，把档案信息化建设作为档案工作的重要任务。2011年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案事业发展“十二五”规划》，将档案信息化建设作为一项战略性任务。2016年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案事业发展“十三五”规划》，将档案管理信息化确定为全国档案事业发展“十三五”发展目标，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。
2.进行高校档案信息化建设，有利于档案信息资源的保存。档案信息化建设要将以传统载体形式存在的各类档案进行数字化转换，存储在信息容量大、传输快、占用空间小的光盘或硬盘中，档案使用者可以通过计算机网络对所需档案进行查阅，从而有效避免因反复查阅，对档案原始材料造成的损坏甚至损毁。另一方面，有了原始档案的数字化信息，如遇原始档案资料不慎损坏或遗失，也可按数字化的信息对原始档案进修复或重建。
3.高校档案信息化建设，有利于档案信息资源共享。随着现代化信息技术及数字化校园建设的发展，高校各部门都开发建设了各自的信息管理系统，高校档案信息化建设的重要内容就是把这些相对独立的信息管理系统形成的信息资源整合起来，实现档案信息的资源共享。另一方面，档案使用者可以通过网络对档案信息资源进行检索、查阅，实现了高校内部和社会广大档案使用者对高校档案信息资源的共享。实现校园内部信息资源共享，仅是高校档案信息化建设初始阶段的目标任务，在高校档案信息化建设日趋成熟的将来，将实现各高校间的档案信息资源共享。
4.高校档案信息化建设，有利于提升档案信息资源的利用价值。运用信息化手段对档案信息资源进行管理，档案资源的检索、查阅变得方便快捷，档案使用者将不再受到时间和空间的限制，利用计算机网络便可对所需的档案资源进行查阅使用，从而大大提高了档案资源的使用频率，提升了档案信息资源的利用价值。5.高校档案信息化建设，有利于提高档案管理工作效率。档案信息化，将改变传统的档案检索及查阅人工操作方式，通过计算机、网络、系统，可以实现档案快速检索、查阅，大大节省了档案查找的时间，提高了工作效率。档案信息化建设，促使各信息资源的整合、共享，实现档案纸质资料和电子信息的同步归档，档案馆工作人员通过系统对档案数据检查、验收，减少了档案资料数字化及条目录入的工作量，缩短了档案形成和利用的周期，提高了工作效率。
二、高校档案信息化建设存在的问题
1.高校档案信息化资源相对分散。随着高校信息化建设的不断发展，学校各部门都采用了各自的信息系统，如学校办公室的公文系统、教务处的学籍管理和成绩管理系统、科研处的科研管理系统、财务处的财务系统等，系统产生的数据都将直接成为数字档案，需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。但由于学校缺乏统一规划、信息化建设时间有先有后等原因，造成了学校各个部门的信息化建设各自为政，采用的软件系统不一致、数据标准不统一、缺乏统一的信息资源管理平台的现状,形成有多少信息系统就有多少“信息孤岛”，资源无法共享的局面，直接导致档案数据兼容、检索利用服务工作的难度和成本增大的结果。
2.档案信息化中的法律问题。档案信息化采用了电子化、自动化、网络化等新的技术手段，这些技术手段在应用过程中，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾，需要通过一定的法律法规来规范监督。电子文件易复制、易删改等特点，使档案工作的原始性、唯一性、可靠性、证据性发生了动摇，存在可变性、易丢性、难保密性等不足，电子文件的凭证作用、电子签名的认定问题、信息开放的原则问题，都需要一套与社会发展相符合的法律法规来规范。
3.档案信息化建设标准、规范相对滞后。高校档案信息化建设的相关标准体系复杂，而且信息技术还在急速发展中，这使得信息化建设的标准、规范相对滞后。因此在信息化建设过程中，难以做到对各种通行技术标准的兼容性，更不可能既为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。
4.档案管理人员素质无法适应档案信息化要求。档案管理信息化，要求档案管理人员是能够熟练操作计算机，熟悉档案管理软件，懂得档案管理规范，能挖掘档案信息价值，优化档案信息服务的复合型人才。但现实情况是，高校档案工作长期被忽视，档案管理部门被认为是“养老部门”，更甚者成为学校接收富余人员的机构，使得档案管理人员的素质参差不齐，工作积极性不高，档案管理人员很少甚至没有接受档案管理相关继续教育培训，仅凭原有的知识、技能、经验完成工作。这样的档案管理人员队伍很难适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。
三、高校档案信息化建设的有效策略
1.档案信息化标准规范建设是进行高校档案信息化建设的基础。档案信息化标准规范建设，是提高高校档案管理信息化建设水平的基础。高校档案管理部门，可以结合国家制定的相关规范性文件，如《电子文件归档与管理规范》《AD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》《纸质档案数字化技术规范》《教育管理信息化标准》等，结合高校档案管理的实际情况，进行档案信息化标准规范建设，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标志、描述、存储、查询、交接、网上传输和管理等进行规范。（1）档案信息资源建设标准规范。针对档案管理信息化的软硬件设施、全文数据采集、数字化加工、数据库建设、数据备份等制定标准、规范，并指导信息化实施过程，确保档案信息资源共享。（2）档案信息化管理的标准规范。统一、有效的管理规范是实施有效管理的重要依据。统一、有效的管理规范可以促进高校档案管理工作积极有效展开，将具体的责任落实到人，避免职责不清或职责混乱。（3）档案信息化成果利用标准。档案信息化成果利用标准，主要是解决信息化成果如何利用的问题，涉及信息资源公开标准、检索标准、网络数据传输规范等。
2.档案信息资源建设是高校档案信息化建设的核心。档案信息资源建设主要包含了现有馆藏档案数字化和整合信息资源两部分。（1）现有馆藏档案数字化。档案数字化，就是利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术等信息技术，把各种传统载体档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成档案信息库，以便提供利用，实现资源共享。档案数字化分为档案内容数字化和档案目录数字化两大部分。将馆藏的大量传统载体档案进行数字化处理，包括对文件、图纸、照片等纸质档案进行扫描，对磁带等声音、影像资料进行模数转换，对实物档案进行数码拍摄等属于对档案内容的数字化。档案目录数字化，即建设档案目录数据库。对档案的主题、类别、形成者、形成时间等标引项进行录入，形成机读目录，以方便利用者通过计算机网络快速、准确地查找到所需档案。（2）整合信息资源。在高校数字化建设资源共享的大趋势下，有必要将学校内部各部门间相对独立的资源体系进行整合，实行统一的信息资源建设标准，保证各资源体系能够与档案管理系统对接，实现传统载体档案和电子信息资源的同步归档。
3.档案管理人才队伍建设是高校档案信息化建设的关键。档案管理人员是档案信息化建设的实践者，是档案信息产品的生产者和操作者，档案管理人员能力和素质的水平决定了档案信息化建设质量的高低。（1）转变观念，引进信息化建设专门人才。高校档案信息化建设，不仅是档案管理建设，也是信息化建设，它不仅需要档案专业人才，更需要具有信息技术专业背景的信息化建设专门人才。在信息化建设的初期，或许还可以依靠外包服务公司解决相关信息技术问题，但在初期建设完成后，将迫切地需要专业人才对档案管理系统、网络、数据等进行专业的维护和改进。（2）加大培训力度，培养复合型人才。目前，档案管理人才队伍中，既熟悉档案业务知识，又精通信息技术的复合型人才十分稀缺。因此，要加大力度，采取继续教育、专题讲座、业务研讨、参观交流等多种方式，培养适应档案信息化建设的复合型人才。①强化现代信息技术知识培训。对档案管理人员进行专业系统的计算机操作、管理软件使用、网络技术、数据库维护、图像处理等信息化技术的培训，不断更新管理人员的知识结构。②强化业务培训。要求档案管理人员持证上岗，以档案管理人员能力建设为重点，深入学习档案管理理论，拓展知识面，学习新技能，提高档案管理人员的实践、创新能力。（3）构建激励机制，确保档案管理人才队伍的稳定。逐步建立和完善人尽其才、才尽其用的激励机制，推行质量管理，目标管理责任制，激发档案管理人才队伍的活力，以事业吸引人才，以实绩评价人才，确保档案管理人才队伍的稳定。4.安全体系建设是高校档案信息化建设的保障。随着档案信息化建设的不断推进，信息安全问题愈加凸显出来。没有有效的安全管理，其他的努力都是徒劳。①严格保密制度。按照档案密级制度，制定严格的保密制度，不该看的不看，不该记的不记，不该说的不说。②信息数据安全。对每一份档案，采取传统载体和数字化载体并存的方式；对数字化档案信息采取多重备份、异地备份等方法，运用密钥实施严格的权限管理，保证信息数据安全。③保证系统、网络安全。部署杀毒软件、防火墙，做好防止病毒、网络黑客入侵的监测工作，定期升级，检查漏洞，发现潜在的问题及时解决。实行用户身份认证，严格网络访问权限，禁止用户超越权限非法操作。④制定信息安全应急预案。一旦出现信息安全问题，迅速启动，使档案信息系统在最短的时间内恢复正常，最大限度地降低信息安全危害。
参考文献
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作者：罗珊 单位：贵州民族大学档案馆
第三篇：高校档案信息化建设问题与有效策略
摘要当前在社会信息化高速发展的趋势下，档案信息化建设应运而生，这同时也是档案事业发展的体现。高校档案资源的科学合理的开发与利用，极大地影响着高校各项工作的有序开展。本文对于现今高校档案信息化建设中存在的各种问题进行重点研究，并进一步提出了相应的举措。
关键词高校档案;信息化建设;问题;策略
引言
高校档案建设工作是高校各项工作运行的基础，实现档案信息化建设，对于高校整体工作的推进具有重大意义。其重点为充分应用当代信息网络科技，来达成汇集、整合、传输、存储的一体化档案信息管理，使得高校形成数字化档案信息。
1档案信息具有的重要意义
加强档案信息化建设，是高校档案工作的既定目标。第一，档案信息化是社会科技发展趋势，高校档案是隶属于国家档案的一个重要组成部分，同时也是社会信息化的重点体现。第二，在高校当中开展档案信息化建设，可更好地对档案信息资源进行开发与利用，提升了档案信息的利用效率与服务质量，使得档案利用与馆藏发挥出最大化的社会效益。第三，高校档案信息化有助于档案信息资源的有效保存。由于存储电子档案的载体信息容量较大，存储电子档案的光盘具有存储数量巨大、可快速传输、检索查询便捷等多种特点，提升了保管档案信息资源能力与服务社会的能力。
2高校档案信息化建设显现的问题
2.1档案信息发展滞后
在高校档案当中所馆藏的丰富的档案与资料是高校当中实用性的信息。在高校的各项工作当中如果需要查询和利用相关文件与资料，档案部门应提供确切的资料，推广与应用多元化的服务形式，为档案需求者提供快捷、便利的服务，达成信息的高效利用。当前，在现代化档案管理中，计算机技术已经基本普及，但是在实际应用方面仍然还是比较滞后，难以实现与数字化校园建设同步发展。既体现出了档案管理发展的滞后，也体现出了在数字化校园建设方面存在着缺憾。在高校档案信息化建设当中，通常纸质形式的档案仅能够对文字类信息进行记录，而应用电子文件档案能够对多样化的信息进行记录，还能够存储海量的档案信息，并具有查询与应用的快速与便捷等特征。因此，档案信息化建设是档案工作的信息适时收集、多元化服务的功能升华。随着高校档案信息化建设层次的提升，可以快速与便捷地开发利用档案信息，进一步拓展服务领域，并增强社会效益。
2.2标准规范体系尚需健全
标准规范建设是对产生与存档的电子文件、电子档案信息进行有效识别、精确表述、交互查询等多种形式。当前由于我国高校档案信息化建设归属于多个行政管理部门，难以进行集中性的归口管理，因此不能形成规范、统一的管理。在管理电子文件与档案、共享档案信息等方面的相关标准亟待规范与统一。另外，在高校当中的各个院系与部门所构建起的工作网络管理的信息系统，例如招录新生、教育与教学、人力资源、财务管理等系统相互之间并不具有相关性，这些管理系统功能不尽相同，彼此间不能够共享数据，因此难以实现信息的网络化共享。
2.3档案管理人员素质有待提高
在档案信息化建设持续发展方面，高素质的人才团队也是一个具有决定性的因素。因此应引进和培养高素质人才，现今在较多高校当中缺乏档案与信息专业的综合性人才。第一，虽然管理档案的教职工具备深厚的专业理论知识与丰富的实践经验，但是，在应用计算机处理信息方面的能力不强；第二，所引进计算机专业人才，大多不具备实际档案工作经验，因此必须经过专业知识与专业技能的培训才能上岗；第三，高校重点关注教师与科研人员，但对于培养档案专业人才仍然不够重视。
2.4亟待加强数字档案信息的安全性
由于数字档案信息是借助网络来运行，因此必须注重其安全性。以下问题对于数字档案信息的安全性构成了威胁：第一是预防由网络传播的计算机病毒；第二是预防网络黑客入侵信息资源，这同时也是较难防范的安全问题，因此必须引起高度重视；第三是一些黑客对于信息资源的入侵与攻击，对于信息资源的安全也构成了威胁；第四是在操作计算机当中出现的部分失误、计算机系统产生故障等诸多安全问题。
3应对高校档案信息化建设的有效策略
3.1深化对高校档案信息化建设的认识
第一，要实现现代化的档案管理，首先高校领导应对此工作高度重视，并给予大力支持。持续推进档案信息化建设，增强发展动力，逐步实施数字校园建设与档案信息化建设的共同进步。第二，应进一步加强档案意识，在档案信息化建设方面构建起全校共建的统一认识，并在全校加大宣传力度，来推进此项工作的持续开展。第三，应建立健全档案信息化的各项管理制度，并做出立足于学校实际情况的策略，例如：档案保密、档案存储、档案专用室管理制度等一系列的相关制度，来规范化应用档案。
3.2完善档案信息资源管理标准
国家档案行政管理部门应进一步完善档案信息化建设的体系的标准化程度，使之能够更加规范。在高校档案部门应按照国家档案信息建设的相关标准，来制定适合高校使用的编码标准以及数据传递标准，并且立足于校园网，使档案管理系统能够连接校内的教学、人力资源等管理系统，让档案部门能够借助于高校的官网汇聚各个系统产生的相关数据，并形成全校数字化档案信息资源的网络共享，使得档案信息化获得高效的应用。另外档案部门也能够在档案管理系统当中设置访问权限，让档案管理者与档案查询者都有着各自不同的访问权限，这样有助于加强电子档案分类保管的保密性，从而规避了涉密电子档案出现泄密的情况发生，能够使得电子档案的存储与管理更加安全。
3.3促进档案管理人员的素质的提升
在档案工作当中，档案管理人员应积极主动地参与档案信息化建设，建设起一支专业性较强、实践经验丰富的高素质人才团队，是高校档案信息化建设的工作重点之一，高校应建立起良好的人才培养机制，致力于打造一支专业性较强、实践经验丰富的档案管理人才团队。第一，档案人员的职业道德建设。档案工作由于涉及的机密文件和资料较多，所以从业人员必须具备较强的保密意识，应该持续提升自身的政治理论素养，严格执行相关的档案保密的管理制度，对于机密档案的内容必须严格保密。作为一种具有较强服务性的档案工作，要求工作人员建立起良好的服务意识。提供给用户优质与贴心的服务。同时档案工作也是一种细致性工作，要求工作人员在实际工作当中，工作态度认真细致。档案工作作为一种讲求奉献精神的工作，要求工作人员在实际工作当中做到爱岗奉献。第二，档案人员的业务知识培训。当前的档案管理已经递进到了专业化的层次，要求工作人员既要掌握档案理论专业知识，也应该掌握必要的文字应用能力、数字化应用能力等。因此，档案管理人员需要加强档案知识的学习与培训，有效提升其信息处理能力。第三，培养档案人员的实际应用能力。档案工作者既要对于档案业务进行处理，也要切实掌握相关的多媒体技术与网络技术来较好地处理信息。现今的档案工作的管理者，应提供给用户网络数字化档案的服务，并指导用户进行档案检索与利用，因此必须确实提升自我的网络知识与专业水平。档案管理工作应不断发展创新，在工作当中要有创新发展的思维方式，以科学发展观来指导具体的档案工作，促进档案信息化的进一步发展。
3.4提升数字档案信息的安全性
在档案信息化过程当中所形成的数字信息，应注重其安全性。一为长期性保存。通常而言，档案利用者仅只是注重于便捷使用档案数字信息，却忽视了长期性保存档案信息。因此，档案工作者的工作重点有以下三点：一为预防产生档案数字信息的消失。应与时俱进地学习最新的信息技术，并对存储方式适时进行研究，寻找运行良好的方式，备份存储所有的数字信息资料。二为预防由网络传播的计算机病毒、预防网络黑客入侵信息资源。置之于校园局域网以及社会公共大网络当中，为了加强自身的网络环境安全，应强化相关管理制度，档案管理人员上网时应严格按照相关制度与规定操作，养成良好的计算机应用习惯。有效防范各种形式的计算机病毒感染以及黑客恶意攻击。可充分应用多重设密的安全技术，并备份应用备用系统，即使主应用系统失效或产生故障，确保备用系统正常使用。三为设置限制访问权限。在使用者进行登录时应验证使用者的身份，按照档案的保密层级的不同，来划分并确定不同用户的访问保密层级档案的权限。
4结语
总之，作为现今社会科技发展的重点趋势，信息化技术日益受到广泛关注，在高校档案建设过程中，应持续进行深入系统的研究，促进档案信息化建设的发展与进步。
参考文献
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作者：郭玥杝 单位：武汉职业技术学院
第四篇：高校体育教学档案信息化建设研究
【摘要】随着信息技术的快速发展，高校的档案已经基本实现了信息化管理，体育教学作为高校教学的重要组成，在信息化建设上要紧跟基本学科的脚步，尤其是对体育教学的档案管理，信息化建设势在必行。文章主要分析了体育教学档案管理的重要性及现实意义，探讨加强其信息化建设的有效策略。
【关键词】高校体育；教学档案；信息化建设
档案管理是高校学生管理的重点，档案中纪录了学生的个人信息及奖惩情况，是反映学生具体情况的资料。对于高校体育教学档案而言，其中所纪录的内容涉及到学生体育上课情况、身体素质、体育能力等各方面内容，对于评估学生体育能力具有重要的参考意义。体育教学档案的信息化建设通过计算机的录入功能，将文本资料输入到计算机中，进行分类、存储及分享，使教师与学生能自由查询，提升了档案管理的现代化服务职能。
1高校体育教学档案信息化建设的必要性
高校体育教学档案是高校在体育实际教学过程、教学实践及教学研究中形成的具有保持价值及参考价值的文字、图表、声像等资料。它是高校体育活动的真实记录，是高校完善体育管理的重要参考，是评估体育教学质量的重要依据。在信息时代，要做好高校体育教学的档案管理工作，不仅要做到教学资源的科学开发，还要加强档案的信息化建设，将更高效、更便捷的管理手段应用到现代高校的管理中。高校档案的信息化建设主要依托现代计算机技术、信息技术以及通信技术，将高校体育的实际教学内容进行整合、存储以及共享，使整个管理过程更加标准化。当今中国正处在科技快速发展的时期，网络技术得到广泛应用，电子档案已经逐渐成为各企业、公共机构、学校等信息管理的重要内容。随着我国高校体育教学的快速发展，传统的体育教学手工处理档案的方式已经不能适应当前形势，因此，建立一套完善的电子档案系统，进行高效体育管理改革势在必行。
2体育教学档案的信息化建设意义
2.1实现体育教学的自动归档管理
随着计算机的广泛运用，在日常处理文件以及信息查询过程中利用计算机代替人工计算与查询已经成为一种趋势，计算机强大的分类、计算及存储功能使大数据的分类与计算成为可能，满足了企业财务数据管理以及高校学生个人信息管理的需求。电子自动归档的实现将日常繁琐的文件处理过程变得简单、高效，体育教学信息化建设通过建立相应的信息管理软件启动相应的审批流程，促使电子文档的发送与流转处在一个高效循环的状态，这样也便于信息的自动调整，并且可以根据实际变更情况进行灵活调整，大大减少了传统体育归档处理时间。
2.2实现体育档案控制智能化
电子文档的实现与计算机终端密不可分，利用互联网的可转化性及快速复制功能，体育档案的自动化控制可以进行随时打印。控制的智能化是指文档的制作者可以根据需要随时随地地增删文件信息，重新构建文件排列结构及分组依据。比如需要改变文件原有的位置时，只需通过复制、移动或者剪切文件，即可实现变更行为，并且可以多次撤销或者恢复删除的信息；对档案进行动态处理，使大量的数据变成直观立体的图案，保证数据的可信。在体育教学档案的信息化建设中，利用计算机存储中的数据加密技术，能够有效防止数据的外泄，通过实名认证或者访问控制等技术保证数据的共享对象是安全可信的，实现了信息的智能化控制。
2.3实现了体育教学档案的共享化
体育教学档案进行信息化建设的一个现实意义是利用电子文档实现档案资源的共享，文档资源的共享保证了一份资源对应多种人群的利用需求，这是传统文本档案不能比拟的，传统文档要实现资源的共享必须进行多次复印，这不仅加大了成本，还容易造成资源的外泄，给使用者带来诸多不便。此外，电子文档在使用中不会导致电子文件本身发生老化，这有利于文档的保存。
3高校体育教学档案信息化建设的建议
3.1提高档案管理人员对体育档案信息化建设重要性的认识
体育教学档案作为高校档案管理的重要组成部分，直接反映高校学校体育教学的现实情况，因此，要结合现代化信息技术加强体育教学档案的存储与归类，提高高校各体育部门负责人、体育教师以及档案管理人员对体育教学档案重要性的认识，并促使管理人员主动收集并整理资料，按时交给学校相关档案部门进行进一步的整理与分类，保证整个档案管理规范、有序。在档案的日常管理中，体育教学档案管理部门要协调好各部门的关系，保证信息通畅，对于数据的收集与存储要制定统一的技术标准及规范。比如对体育教学中学生的上课情况、图像资料等采取统一严格的录入标准，保证信息在整理过程中不发生或少发生信息丢失的现象。同时，在信息的存储时要将教学中产生的教学文件、学科建设、考试安排、教学大纲等及时进行归档，确保这类信息的真实完善，对于其中发生的变更，要及时更新档案信息，保证信息的有效。
3.2依托高校现有的网络平台，建设现代化的体育教学档案管理系统
当前，各大高校都建立了功能较完善的校园网系统，学生可以在网站上了解学校最新的信息以及各种通知，因此，高校体育教学档案的信息化建设要紧密结合高校现有的校园网系统，增加相应的体育档案管理后台，将系统分成两种登录模式：一类是供教师及档案管理者登录操作的系统，一类是供学生查询的系统。通过这方面的信息平台实现了档案资源的快速分类与实时共享，使档案在现代体育教学中发挥更大的作用。一个比较完善的体育教学档案管理平台应该具有比较完善的功能，以建立数据档案库为系统的核心功能，衍生出各种服务类的附属功能，核心功能与附属功能涵盖了体育教学档案管理全过程，主要包括：档案数字及生成管理、档案整理目录、档案内容管理、档案内容查询通道、档案交换、档案安全管理等环节。
3.3提高体育教学档案管理人员的专业素质，培养信息化管理人才
提高体育教学档案管理的有效性，重点在于培养管理人员的专业素养，提高其信息化管理水平，利用现代信息化手段进行档案的管理，以计算机为信息的主要载体，使互联网技术实现其管理职能。因此，这对档案管理人员提出更高的要求，管理人员必须熟练使用档案管理系统进行体育教学信息的分类与存储，并利用这些新技术提高体育教学档案管理工作。因为高校档案在管理中必须遵守保密条例，因此，在信息的网上存储与共享的实现中，档案管理人员要区分各种合法与不合法的信息用户，对于计算机存储安全的控制，如何保证网络传输时不发生“黑客”攻击情况，防止体育教学档案的输入过程中发生错误或者信息发生更改，这些都是体育教学档案在进行信息化建设时必须重视的问题。针对目前高校普遍存在档案管理人员专业素质不达标的现象，学校要经常组织档案管理人员的专业培训，使他们快速掌握现有的档案管理技术以及具备一些基础的计算机管理能力，从而提高高校体育教学档案管理的有效性。
4结语
体育教学档案的信息化建设在推动高校体育工作中起到重要的作用，保证了体育教学信息的完整、安全。因此，高校要依托现有的校园网系统加强体育教学档案的信息化管理，建立一套科学、合理、严密的信息管理体系，逐步完善档案信息的安全，真正发挥体育教学档案在高校体育工作中的推动作用。
作者：雷宾宾 单位：湖南邮电职业技术学院
第五篇：高校档案的信息化建设发展的思考
摘要：本文首先分析了高校档案信息化建设的必要性,接着阐述了高校档案在信息化建设中存在的问题,最后探讨了高校档案在信息化建设发展上的策略。
关键词：高校档案；信息化建设；策略
在这个信息化高速发展的时代，计算机、通讯等技术被广泛应用到各个领域，大大提高了日常工作的效率。面对这样的环境，高校的档案工作面临着机遇和挑战，目前大部分高校档案工作还是处于传统档案和电子档案共存的时期，电子档案的开放性使得档案工作更利于实现信息的共享，而传统的纸质档案作为凭证又有其不可替代性。高校电子档案的发展还处于起步阶段，所以目前高校档案馆在强化传统档案工作的同时，应该进一步提高档案信息化的程度。
一、高校档案信息化发展的必要性
在信息化技术快速发展的今天，高校档案馆顺应时代潮流，融入档案信息化建设中，是数字化校园发展的必然要求。随着办公自动化水平的日益成熟，无纸化办公显然成为一种趋势，档案馆必须主动把握高校数字化发展方向，转变传统的档案管理方式，加大电子档案存储管理的力度。电子档案在信息的存储、传播和管理上要比其他存储形式的档案更为便捷，高校档案的信息化也是提高档案管理效率的必然选择。信息化的发展使得档案的管理方式由手工化转变为数字化，电子的档案可以使得公众不受空间位置的限制，在一定权限内利用相关档案，很大程度上提高了档案事业的社会服务能力，也推动了档案工作的全面覆盖和共享。面对着数字化校园建设中形成的海量信息资源，从档案管理的角度出发，档案的信息化也是高校档案馆发展的必然结果。高校档案是高校在各项工作和活动中直接形成的具有保存价值的历史记录，它真实地记录着高校的建设和发展，蕴含着高校的精神和文化，是高校宝贵的财富。信息化时代下产生的大量电子文件是档案资源建设的基石，而对这些档案信息进行有效的开发利用，有利于推动学校发展，同时对于提升档案管理工作的水平也有着重要的现实意义。
二、信息化时代下高校档案馆存在的问题
高校档案在信息化发展上，主要研究如何有效地将现代的信息技术规范地运用到档案工作中，优化档案管理流程，提高档案社会化服务功能。档案信息化建设在具体内容上包括：档案信息化基础设施的建设、档案信息资源的建设、档案管理应用系统的建设、档案信息化标准规范的建设、档案信息化人才队伍的建设、档案信息安全保障体系的建设[1]4。放眼高校档案信息化建设的发展过程，在具体内容的各方面主要存在问题如下:1.档案信息化基础设施的建设。在基础设施建设方面，主要是资金投入的问题。电子产品由于其更新速度快，不能做到一次性投入，其后续的维修、升级等服务也是需要花费大量的费用。我校档案馆在服务利用方面是完全免费的，面对信息化发展需要的大量资金投入问题，其投入和效益有待进一步商讨。2.档案信息资源的建设。目前，各大高校在信息资源建设方面已经有了改善，不论是数量还是质量都有了明显的提高，但资源建设上还不够丰富和全面，还不能体现各高校特色，还未实现档案信息资源库的建设。其次，对档案资源的开发利用也相对滞后，不能充分发挥档案的价值。3.档案管理应用系统的建设。目前，大部分高校档案管理系统还不能做到与其他平台的衔接，不能及时收集这些系统所产生的档案，档案管理系统应提高对这些档案信息资源的管理能力。在服务体系的建设上，由于系统中数据是非结构化的，档案管理系统在检索上还需完善模糊检索和全文检索的功能，对公服务利用上有待进一步提高。各大高校档案信息化应用系统建设体系也各有不同，为了更好地实现资源共享，高校之间应该建立统一的信息化应用系统建设体系标准。4.档案信息化标准规范的建设。档案工作涉及各二级部门的配合，为了保证档案工作的顺利完成，高校需要建设一套完善的标准来规范各项工作。对于一些涉及机密的档案，在管理上需要有一套完善的权限控制规范。目前高校在档案信息化管理方法上还相对单一，服务制度不够健全，档案信息化标准体系尚需完善。5.档案信息化人才队伍的建设。当前高校档案管理人员在信息化建设中普遍表现出对现代信息化技术不了解，档案学专业知识掌握欠佳，总体上缺少对应的人才。档案信息化发展需要档案和计算机相关专业的复合型人才，这方面人才相对匮乏，而在具体落实档案信息化建设上这方面的人才必不可少。对于信息化发展方向的把控，又需要对应的研究型人才。而具体的信息化建设的管理，还要有懂得管理和信息技术的人才。6.档案信息安全保障体系的建设。信息化不可避免带来的一个重大问题就是档案的安全性，主要存在的问题包括：电子档案自身携带病毒、木马，网络接收过程中被攻击造成数据的损坏，电子档案存储中兼容性等问题；档案管理过程，信息化管理应用系统中安全漏洞、可靠性差等带来的安全隐患；档案利用过程档案信息泄露问题[2]23。法律方面，档案信息的安全保障法规也尚未形成体系，还不能解决档案信息安全问题。
三、档案信息化发展的策略探讨
档案信息化发展有很多问题需要我们仔细研究和解决，各高校应在了解自身实际情况的基础上，提出具有自身特色的档案信息化发展道路，而目前高校信息化发展可以改进的是。1.特色档案收集，建设完善的信息化资源。主动了解高校用户的各类信息需求，有计划地为其收集专题档案文献，构建特色信息化资源。有效利用社交媒体(如微信、微博等)，开展档案信息的收集工作[3]82，极大地丰富档案信息资源的内容。2.建设档案信息资源库，挖掘档案利用价值。大数据[4]107的时代已经到来，对各行各业都产生了深远的影响，档案信息中蕴含着丰富的知识，在档案管理中引入大数据技术必将带来工作和科研的多样化发展。以档案信息资源库为基础，搭建档案云平台，大数据环境下挖掘档案信息，可以为高校的发展提供无价的信息支撑服务。3.从实际出发，完善档案信息化管理体系的建设[5]。各高校根据自身的实际情况，可成立相应的研究小组，推出科学完善的档案信息化管理体系，提高档案信息化管理水平。高校之间还应建立规范标准的档案信息网络，整合各大高校信息资源，推动档案的资源共享。4.与时俱进，丰富档案管理和服务模式。移动互联技术正在改变着信息的传播方式，借助移动通信设备和移动通讯技术，建立移动数字档案馆[6]55，可以实现档案信息的可移动、远程获取，使得在任何时间地点都可以进行档案信息的查询利用，拓展了档案信息服务的功能。同时，也提高了公众的档案利用意识，推动了档案的宣传。二维码技术运用于档案服务与管理中，可以使档案馆出具有具备伪验证功能的证明文书，又便于查询。而使用条形码技术，可以使档案的出入库登记更为方便快捷。利用虚拟现实技术构建三维场景，使检索、展示可视化，展现完整的文化空间，提升服务效果。5.以信息化档案为载体，提供知识服务。档案作为社会记忆的载体，具有丰富的知识信息，可以为公众调用符合自身需求的信息资源，为其提供定制的知识服务。如在了解用户需求之上，查阅相关信息，进行整理编辑，协助公众实现档案的知识性服务。更进一步，发挥档案部门主观能动性，对档案信息进行挖掘，辅助利用者决策，实现更高知识含量的智能型服务。6.档案资源增值性开发[7]46，为档案信息化发展提供资金支持。对档案信息资源进行开发，借助电子商务等技术实现档案服务利用的商业化运作，为档案馆带来了资金收益，也为档案信息化发展提供资金支持，同时方便公众远程获取档案服务。如档案馆可以对档案资源进行整理、汇编成参考资料或图书，供用户购买使用[8]。7.加强教育培训，培养优秀的档案信息化人才。以远程教育、实体上课等方式定期开展档案信息化知识的培训工作，帮助档案人员更好地学习先进技术，加入档案信息化建设的队伍中。积极开展多样化的技术交流活动，鼓励档案员多学习最新的技术，营造出良好的学习环境。8.举办档案专题展览，加强宣传工作。举办各种档案展览，发挥档案信息资源历史文化价值，展览方式上可以突破传统的图片和文字模式，利用先进的多媒体技术，采用网络、广播等方式向公众开放档案信息资源，实现对公众宣传教育。高校档案的信息化发展是拓展档案馆工作的必然选择，档案信息化建设的道路充满挑战，档案馆应结合自身情况，从实际出发，推动档案信息化发展。以服务公众为中心，不断实践档案信息化发展道路，提高档案的服务质量，推进高校的建设和发展。
作者：王露 单位：南京审计大学档案馆
第六篇：高校档案信息化建设研究
高校档案信息化建设是高校档案管理的必然趋势和唯一选择，究其原因有二：一是在信息时代，高校档案有进行信息化的客观需求；二是档案信息化建设有利于档案资料的保护和存储、有利于实现档案信息的多人、异地同时共享利用，有利于发挥档案的最大效益和价值。截至目前，有关高校档案信息化建设的理论研究如火如荼，各高校也在进行着档案信息化实践。但档案信息化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，不是一蹴而就的。
一、高校档案信息化建设存在的主要问题
（一）档案意识薄弱。高校的核心工作是教学工作和科学研究工作，档案工作在高校往往没有地位。通常，高校将档案馆（室）归为教辅部门，将档案工作视为辅助性、事务性、单纯消耗性工作，忽视档案工作价值，以为档案工作做好做坏对学校影响不大。学校档案意识薄弱在一定程度上造成了档案工作人员不思进取，安于现状，信息化动力不足，也造成了学校各部门兼职档案员队伍不稳定，影响了纸质档案和电子文件的收集工作，难以保障档案的齐全完整和质量。高校尤其是主要领导档案意识不强，是实现档案信息化的主要障碍。（二）资金投入不足。“工欲善其事，必先利其器”，档案信息化建设需要配置相应的设施，主要涉及主机房、网络平台、服务器及存储备份设备、计算机、档案数字化设备及设备、基础软件和档案管理软件等内容。每一项内容都有具体要求，比如主机房应符合《电子信息系统机房设计规范》规定的B级要求，需要配备不间断电源、门禁系统、视频监控设施、消防系统、专用空调等；网络平台需实现局域网、政务网、因特网三网隔离，配备必要的防火墙、入侵检测等网络安全设施等。由于高校档案意识不强，高校更多地将资金投入到教学、科学研究等职能活动中，对档案信息化缺乏必要的投入，严重制约了高校档案信息化进程。（三）缺乏统一领导机构和标准。我国尚未建立一个统一的机构去组织、规划、协调各高校的档案信息化建设，高校档案馆各自独立地进行档案信息化建设，这就造成了高校档案信息化建设缺乏有力的领导和推动力量，高校档案部门势单力孤，对信息化建设力不从心，同时由于缺乏统一的标准规范，各高校档案信息化标准不一，架构不同，相互之间的数据不能通用，限制了信息的有效共享，不利于充分发挥档案的作用和价值。
二、加强档案信息化建设的具体举措
（一）教育主管部门要成立高校档案信息化领导委员会或小组。其主要职责是根据《档案法》《高等学校档案管理办法》《全国档案信息化建设实施纲要》《电子文件归档与管理规范》等法规标准，在档案行政管理部门的指导下，做好高校档案信息化建设的顶层设计和统筹规划，推动高校档案信息化发展。具体任务包括制定高校档案信息化建设有关标准、规范；组织开发设计适用于高校的档案信息化管理系统；统一指导、协调、制定全国高校档案信息化发展规划；将档案信息化工作列入考核高校工作的指标体系中，并赋予较高的权重，督促各高校进行档案信息化建设；做好高校档案信息化宣传工作，提高社会档案意识，为信息化工作创建良好的氛围。（二）建立以信息化为中心的组织机构。目前，高校档案内部机构设置的常见类型为：1.按照档案门类进行设置，如清华大学档案馆设有文书档案部、教学档案部、人事档案部等。2.按照档案工作流程设置，如北京大学档案馆内设收集指导室、管理利用室和技术编研室等。3.按照档案门类与流程混合方式设置，如中国农业大学内设人事档案室、收集与技术指导室、保管利用室等。在档案信息化建设的大潮流下，各高校可以按照信息化要求改革内部机构，如设为收集指导部、信息加工部、保管利用部等，形成馆长主抓、各部门协作配合的局面。收集指导部主要负责监督、指导学校各部门档案的整理工作，进行档案业务包括档案信息化技术培训，并对各部门进行工作考核。信息加工部主要负责对库藏的未进行数字化处理的档案进行加工，使其服务于利用工作。保管利用部主要负责各类档案信息的保管和提供利用。（三）高校要成立档案信息化工作委员会或小组，保证档案信息化建设所需的资金，以保证高校档案信息化建设所需要的技术和设备。高校要成立档案信息化工作委员会或小组，主要职能是根据教育主管部门要求，制定本校档案信息化发展规划；制定政策，确保档案信息化建设所需经费。自上而下的3层档案信息化专门管理机构是实现档案信息化的组织保障和重要推手，三者缺一不可。其中，教育主管部门档案信息化专门机构是核心。在教育主管部门制定档案信息化有关标准的前提下，各高校的信息化工作有标准可以参照，易于实现信息共享，有利于简化信息化流程。将信息化工作纳入到对各部门的工作考核中，对提高各高校主要领导的档案信息化意识作用无疑非常大；高校档案信息化专门机构是关键，具有承上启下的作用，只有高校认真贯彻上级的信息化要求，制定有利于档案信息化的政策和措施，信息化工作才能获得必要的人力、物力、财力支持和制度保证。高校档案部门是实现档案信息化的主体，在标准、人力、物力、财力具备的前提下，在激励措施的推动下，档案信息化工作必将大步发展。
参考文献
1.王莉莉.高校档案管理信息化工作探究[J].办公室业务，2015.17
2.梅琼.熊珊珊.高校档案管理信息化建设的几点思考[J].中国西部科技，2011.2
3.陈静.高校档案信息化研究综述[J].科技广场，2014.8
作者：孙长山 王宇
