一、采购/付款会计核算
1、传统环境下采购/付款业务流程和主要问题传统环境下采购/付款业务流程可以描述为:(1)采购人员依据购置申请填制采购单,向供货商下订单,购置申请留存会计部。(2)供货商将货物送达,库房人员对货物清点、验货,编制入库单。(3)供货商在交付货物时,同时出具货物的相应发票和清单并送交会计部。(4)会计部核对每次采购业务的三套单据---购置申请,入库单,发票及清单,审核无误后支付货款,进行会计核算。(5)月末,库房人员根据领用情况,手工编制各类别业务成本结转表,送交会计部,会计人员手工进行复核,完成会计核算。
2、传统环境下采购/付款业务流程主要存在的问题(1)多部门作业重复,流程成本偏高原流程各部门要分别完成大量的单项任务,各流程环节之间传递单据的项目相同,信息重复:且手工填制极易造成票据之间的数据信息有出入,耗费时间和精力查询,加大流程成本。(2)信息的收集、传输和报告方式存在缺陷,会计核算效率低下原流程中会计部门收集数据的依据是判断该数据是否影响企业的财务报表,只负责采集该项经济业务数据中符合会计事项定义的数据集,即资金流,而对于该业务活动过程中伴随的物流和信息流,如存货管理、物流质量、执行情况、可靠性等信息没有给予关注,不能满足现代企业信息需求多样化的需求。同时,企业内部多个人工传送单据过程,既费时又容易出现单据的丢失与破损的情况。(3)各主体之间的信息不对称,共享性差,会计信息质量不高原业务流程的信息并不能在企业各部门之间完全共享,各部门只掌握与其职能相关的信息,而企业其他信息需求者则不能及时获取相关信息,无法了解流程内的细节信息,只能在期末相关报表了解概况性的内容,流程缺乏透明性,导致信息不对称。存在牺牲企业利益谋取信息优势利益的隐患。
3、ERP环境下采购/付款业务流程ERP环境下采购/付款业务流程如图2所示:(1)采购环节。物业部门收到购置申请后,在企业指定的集团统一采买平台上安排采购计划,采购单的填写可以复制购置申请的内容,由会计部门相关人员复核采购单上的物资信息。采购单一式三份,一份留存物业部门,一份传送至供货商,一份送至会计部门。(2)入库环节。采购员持审核过的采购单订货,货品抵达库房,联合库房人员复核,符合验收条件后,库房人员将已收货品信息依次录入ERP系统物料管理模块中的编码库,并根据数据信息进一步生成入库单,作为入库凭据。(3)支付款项,会计核算。采购员将收集齐全的入库单和符合规定的发票,传递至会计部门申请付款,会计人员则在ERP系统中,调用在共享数据库中的入库信息,生成购进凭证,导入财务系统。(4)月末结转。库房人员在ERP系统中,根据出库实物,生成出库单,并进行月末结转处理。会计人员月末在ERP系统中调用在数据库中的结转处理数据,自动生成月末业务成本结转凭证,导入财务系统。
二、ERP环境下会计核算的关键问题
(一)关键业务信息的准确性
ERP系统要求所有的经济业务数据都要产生在业务第一线,由业务经办人员录入初始数据,其他人员无权限在其他环节对原始数据在进行修改。这些原始数据存储在统一的数据库中,所有部门对业务事项的后续处理都需基于原始数据,基于一线人员的数据输入。正是由于ERP系统这一高度集成特性,其原始信息的准确与否,对会计核算的准确性带来巨大挑战。因此,一线人员能否充分了解系统中的数据格式和数据库表并进行正确的操作,对ERP系统数据的正确起到关键作用。举例来说,一笔销售退货,由于前台收银员操作失误,误将商品编码录错,由此带出的供应商编码就会产生错误,结果将A联营厂商的退货退到了B联营厂商的销售里,结果是:报表的总金额没有问题,生成过来的凭证和报表都不易察觉,但追溯到两个采购部的销售金额则发生相串。若当期没有和联营厂商及时核对销售,则极易产生因应付账款确认错误而给企业带来负面影响。
(二)信息储存的安全性
在ERP环境下,源数据均存储于数据库中,数据库的安全关系着企业的经营活动是否有序运转。网络环境提供了数据的充分共享,在实现信息共享的同时也蕴含着一些潜在风险。重视数据的所有权和后期维护,设定适宜的访问权限,保护企业财务信息涉及的商业机密,如被非法披露将带来无法估计的损失。
(三)业务流程的优化
在数据库中存在大量数据,大量关系,随着企业不同的业务发展阶段,经济业务流程也在不断更新,会计人员应联合技术人员,不断修正版本,积极规范、优化内部业务流程,标准化业务数据,实现企业管理的信息化。综上,会计核算管理与ERP信息系统的有机结合,在部分企业已经取得初步成效,但企业的经营环境是不断变化的,只有信息系统与企业的管理流程相匹配,才能促进企业管理水平提高,间接的提高企业的经济效益,反之,则会使企业的正常财务活动陷入困境。
作者：曹红 单位：北京燕莎友谊商城有限公司奥特莱斯购物中心
