“简单”在管理上，其实是一个非常基本而重要的问题。尤其在台湾，管理已经走火入魔，愈来愈复杂。有句话说：“自由自由，多少罪恶假汝之名而行。”这句话套用在管理上，就是“制度制度，多少罪恶假汝之名而行。”自由本来是好事，可是许多罪恶却因自由而生。制度也是一样，管理为什么愈来愈复杂？就是因为制度而造成的。
我曾为一本书写过序，书名叫做《没有管理的管理》（Managing without Management），这两个名词代表不同的意义，Managing是指管理的功能（function），Management则是指组织、结学术期刊网http://www.400qikan.com构、规定、办法等等。管理本来是因为要Managing，所以有Management，但现在的管理，最后常常是Management的手段变成了目的。
用任务导向取代阶层分工
为什么会这样呢？因为以前企业Managing（管理）主要是为了生产产品，通常是大量、标准化、成本低的产品，就像台湾的代工业一样。为了要达到这样的绩效，就发明出一套方法，其核心观念叫做“分工”。分工的确有它的好处，可以让工作内容很清楚，可以用科学方法来找出最有效的要素。但是渐渐地，分工也带来很多的问题。
纯粹就分工这件事来说，工作容易变得单调、重复，但人的本性不喜欢做单调重复的工作，就会降低工作的满足感和意愿，所以组织就开始需要去监督，这使得组织必须叠床架屋，层层管理、考核，就增加了很多成本。而且员工愈来愈smart，你愈是监督，员工往往愈是跟你斗法，就变成一种恶性循环。
因为分工的关系，在工作上也需要更多的沟通和协调，增加了工作的负担。此外，在分工的情况下，你也很难期待员工可以创新，因为分工就会有规定和限制，什么都被规定死了，员工就不会去动脑筋思考，所以分工也不利于创新。在台湾的企业，尤其会有这样的矛盾和问题。
以前因为大家都用类似的方式在管理，成本相差不多，而且市场竞争比较不激烈，所以不会有太大问题。但现在外界环境不一样了，企业需要变，还要变得快，分工除了增加监督、协调的成本外，也因为有种种严格的规定，会让组织无法很快地对变化做出反应。
所以，现代的企业，必须要让自己变得简单，因为组织、规定一复杂，就没有弹性，就很难快速反应。要做到这一点，首先企业需要用“任务”代替分工，员工不是只做一个固定的工作，而是把一项任务交给员工，让他决定要怎么做。特别是对拥有专业知识的知识工作者，采取任务导向的管理更是重要。如果不给他空间，将他规定的死死的，他的专业知识反而无用武之地。
这样一来，过去用“产、销、人、发、财”来区分的组织，就可以改成以任务团队为主，有任务就有团队，一个任务一个团队，企业就可以变得更扁平，不就可以让组织变得更简单？在这样的结构下，组织要适应外界的变动也更加简单，因为那些层层节制、沟通协调都不用了，没有那么多层级，有事在第一线就可以解决，在工作上也更有弹性。
让员工知道该对谁负责
另一方面，企业也需要有“当责式管理”（Managing by Accountability）的概念，工作的责任，不再以职位分类、工作说明来界定。所谓的“当责”，是以组织整体的角度，看员工该向谁负责，也就是“Accountable to Whom or What”。政治上就有这样的设计，比如行政院长要向总统或立法院负责，总会有个当下要负责的对象。
同样地，在管理上这也很重要。企业如果想要简化，不能这个工作要怎样怎样监督、那个工作要怎样怎样监督。只要透过“当责式管理”，其实就简单多了，员工只要知道要对谁负责，工作和管理就很弹性，就不用那么多层级、会议、考核、沟通，在管理上不就变得更简单了？
换句话说，把金字塔层级那一套丢掉，让企业变成一种“内部创业”的组织，就不再需要很多人事和繁文缛节才能管理，效率也会更高。举例来说，全球顶尖的电机及自动化科技制造商艾波比（ABB），就把公司拆成5000个独立的利润中心。艾波比的营运体系只有3个层级，第一层是位于瑞士苏黎世的总部，由13人组成执行委员会。第二层则是两百多名资深主管，大部分是各业务领域的主管。至于第三层，就是5000个利润中心的管理人员。
每个艾波比的利润中心，都被要求关注眼前利益，也就是其服务的市场。透过这样的方式，艾波比的员工能够将心力专注在客户上，也更有能力把产品研究得更透彻。所以就连奇异（GE）前总裁威尔许（Jack Welch），都曾说希望奇异可以变成这样的公司。
管理的目的不是为了防弊
另外，管理要简单有个条件，就是管理的目的不能是“防弊”，如果一想要防弊，管理就会开始变复杂。所以，如果想让管理更简单，愿景、价值、企业文化等层面，企业必需更加重视和强调。如果没有这些，那就只能一直管、管、管了。而企业领导人就会扮演很重要的角色，领导人由上而下去倡导，会让简单的文化更容易在组织中落实。
以前的管理，常常都是“虚工”，做的多半是“为管理而管理”的管理工作。如果把管理工作由团队、员工、合作单位自行负责，企业要管的就单纯多了，也就可以达到所谓的简单管理。现在很多台湾的企业，还是用代工的思维在管理，所以普遍停留在纪律严明、层层监督的经营方式，但这样复杂的方式，会愈来愈无法应付未来的变迁和创新。让组织的管理迈向简单，将会是台湾企业发展的必然方向。
许士军：元智大学管理学院管理讲座教授。美国密西根大学企管博士，研究领域广及策略管理、营销管理、组织管理、国际企业管理等，堪称台湾的管理学权威。
（文章来源：《经理人月刊》）
