摘要:随着律师事务所的发展和壮大,内外部都对律师事务所的管理提出了更高要求,财务内部控制作为内部控制系统的重要组成部分,其设计和执行的好坏,会对律师事务所的健康发展产生重大影响。文章首先对律师事务所的发展现状进行阐述,其次对目前律师事务所财务内部控制存在的问题进行分析,最后针对律师事务所财务内部控制存在的问题,提出改善建议。同时对律师事务所财务内部控制提出新的研究要求。
关键词:律师事务所;财务内部控制;建议
一、律师事务所的发展现状
来自全国律协的消息,最近10年,我国律师人数以每年2万左右的速度增长,目前我国律师人数已突破30万,律师事务所达到2.5万多家。律师队伍成为一支较大规模的社会主义法治工作队伍,律师业也成为现代服务业的重要组成部分。在律师业良好的发展态势下,如何积极响应全面推进依法治国的要求,这就对律师和律师事务所提出了更高的标准。为了适应新的发展形势,除了提高律师队伍的业务素质外,加强对律师事务所的内部管理也是重要的一方面。在国内律师行业竞争日益加剧的情况下,如何能快速的做大、做强,除了律师自身的能力外,律师事务所的内部管理和内部约束能力,即拥有一个良好的内部控制系统,是律师事务所要考虑的重要内容。由于律师事务所管理的特殊性,整个行业内没有统一的内部控制体系,部分律师事务所虽有自身的内部控制系统,但对内部控制的设计还不够完善,实施起来也不能完全到位。作为内部控制的重要组成部分,财务内部控制必须能跟进律师事务所规模化发展的要求,通过建立标准的财务内部控制体系,“大所”和“小所”以此为基础进行自我优化,打造适合自身的财务内部控制制度,建立与时俱进的财务内部控制系统,已成为律师事务所发展的迫切需要。
二、律师事务所财务内部控制存在的问题
内部控制理论一直都是国内外研究的重要内容,现有的内部控制理论大都以COSO框架为基础,COSO的内部控制要素包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。财务内部控制作为内部控制系统中的一环,也应从这些要素展开研究和设计。财务内部控制的目的是要保障资产安全和完整,保证财务活动在授权和批准的范围内进行。通过财务内部控制传输出的数据,要真实可靠,要能为管理决策所用。通过对内部控制要素展开分析,发现律师事务所目前存在的财务内部控制问题如下:
(一)控制环境薄弱,人员内部控制意识不强
律师事务所的设立和执业必须符合《律师法》和《律师事务所管理办法》的规定,组织形式大多为合伙制或个人所有形式,管理多采用主任负责制或合伙人会议制度。对于会计核算办法,参照执行财政部印发的关于《会计师事务所、资产评估机构、税务师事务所会计核算办法》的通知,对执行《企业会计制度》还是《小企业会计制度》没有明确的定论。在税务上,合伙人缴纳个体工商户所得税,查账征收和核定征收并存。这些外部控制环境会对律所管理造成影响。在内部控制环境上,律所为了提高自身的竞争力和创收能力,管理者和合伙人对案源收入关注较多,对财务工作关注较少,认为财务工作只是收款、开票、记账。而财务人员大多由律师或行政人员兼任,缺乏专业的财务知识,财务管理仅停留在收费、记账阶段,可见从上到下缺少控制意识,无法对财务内部控制进行设计和规划。在内外部的双重影响下,律所财务内部控制表现薄弱,随着律师事务所规模的日益扩大,现有财务管理方式已不适应发展的需要。
(二)风险管理不全面,对财务风险关注不足
由于律师执业失败风险巨大,律师事务所会通过谨慎的选择客户、购买律师执业责任保险等方式来规避风险。近年来律师事务所财务人员侵占资金案件时有发生,例如:2015年爆出的某律师事务所北京代表处财务人员,就在3年时间里侵占钱款4426万余元;西安某律师事务所出纳,5年先后挪用资金253万元。为什么屡有此类事件发生？究其原因,都是管理者对资金风险关注不够造成的,如果对财务风险予以足够关注,就可以大大减少资金挪用事件的发生。
(三)财务管理特殊,日常监督不到位
律师事务所财务管理异于公司制企业,比如委托代理合同会分为风险合同、正常收费合同等,如何对合同收费进行管理？就需要采取不同的方法。日常财务管理重点是:收入管理、公共费用管理、律师薪酬及合伙人利润分成管理。大多数律师事务所受规模影响没有专设的审计部门,没有专门的审计监督。而律师和合伙人大多忙于业务,很少对财务进行监管,甚至不予过问。由于缺少有效的监督或监督不到位,导致部分律师事务所的财务管理处于随意状态。
(四)受制于成本效益,关键财务控制程序缺失
对于基本的财务内控程序,比如不相容职务分离,部分律师事务所的会计和出纳都由一人担任,经办人和批准人同为一人。诸如此类的节约成本费用之举有很多,孰不知,为了节省小钱,造成财务内部控制关键环节的缺失,进而会诱发更大的损失。在这种放任式的管理下,又何谈财务信息分析、整合、战略决策,最终导致律师事务所的发展受限。
三、律师事务所财务内部控制的改善建议
基于律师事务所财务内部控制存在的问题,结合律师业实际发展状况,应采取以下措施改善,进而达到建立和优化财务内部控制的目的。
(一)增强财务内部控制意识,改变管理方式
由于财务内部控制的有效运行会受控制环境的影响,因此律所的合伙人和财务人员应增强财务内部控制意识。具体可通过制度、全员培训等形式传递控制的理念。只有全员都有了控制意识,才能重视律所的财务内部控制。管理者要因所制宜,改变一言堂的管理方式,不要靠拍脑袋、拍大腿来进行管理决策,可以通过成立有合伙人代表的财务委员会,对律师事务所的财务工作进行管理,并设计适当的程序和方法,来改变财务管理方式。
(二)建立财务预算体系,达到目标过程均可控
律师事务所的收入分配制度,已从简单的案件提成制,发展到盈余分配制,合伙人对利润日渐重视,加之财务管理的特殊性,财务过程管理变的很重要,因此律所应建立财务预算体系,将运营费用、收入、成本、分配纳入预算,以便提高财务运营管控的主动性。通过财务预算管理,进行定期汇总反馈,做到对异常财务数据的监控,并使盈余可控,避免了亡羊补牢的危害,进而使合伙人受益。
(三)建立信息沟通反馈系统,适应规模化需要
为适应律师事务所规模化发展需要,律所应建立案件的利益冲突审查制度,建立从立案到结案的信息管理系统,并建立财务信息系统,来对业务进行管理和稽核,财务人员可以通过系统掌握合同中的财务条款,并对已立案件的收费进行审查,以达到控制的目的。通过建立财务分析体系,对业务经营状况及财务管理情况进行分析,出具月度、半年度或年度的财务分析报告,通过财务的总结反馈,及时发现不足,对控制系统进行完善。同时使信息沟通和反馈处于通畅状态,确保财务内部控制系统的良性循环。
(四)建立风险管理体系,做好日常监督
律师事务所从风险识别、风险评估到风险监控,要有完整的风险管理程序,这样才能对资金风险、信用风险、税务风险等进行有效管理,进而采取措施规避和减轻风险。比如关注所得税核定征收存在的风险,才能完善账务体系,规范财务管理,进而轻松应对所得税查账征收。另外制度设计的再好,也必须进行监督,律所的日常管理多由律师兼任,律师大多以自己的业务为重,很少顾及监督,对于合伙制律师事务所,合伙人应充分享有监督财务活动的权利,只有合伙人重视对财务账目的监督和审查,才能更好的发挥监督作用。
四、结论
随着经济社会的发展,在建立法治社会的氛围下,客户对律师事务所的业务不断提出更高的要求,建立和完善与之相适应的财务内部控制体系,是律师事务所努力的方向。相关财务人员及法律工作者要对内部控制理论进行不断研究,为财务内部控制的发展出力。由于新理念和技术的不断涌现,为律师事务所财务内部控制的研究提供了更大的空间和更多的挑战。
参考文献:
[1]谢鹏.律师事务所规模与管理:合适的才是最好的[J].中国律师,2015,(07)
[2]李超.浅析律师事务所内部控制的特征[J].财会学习,2016,(09)
[3]曹映平.压力之下,正是管理升级的契机--“查账征收”税管模式下律师事务所的财务管理[J].湖南税务高等专科学校学报,2013,(04)
作者：宋晓霞 单位：山东众成清泰(济南)律师事务所
