摘要：随着科学技术的不断发展，档案管理工作从传统模式向信息化、自动化管理方向发展已成趋势。随着事业单位“增量档案电子化”工作的深入开展，事业单位形成了一定规模的电子档案，要确保电子档案的稳定与安全，必须加强电子档案的规范管理。本文以事业单位电子档案管理现状为切入点，提出加强事业单位电子档案管理的若干对策，旨在为提升电子档案管理水平提供参考。
关键词：事业单位；电子档案；管理对策
传统档案载体以纸质材料为主，其保存要求受外部条件影响，有较大局限性，且查阅利用较为不便，档案信息的价值不能得到充分体现。如，保存反映某特定业务工作的纸质档案，有可能需要十几个卷宗盒；档案工作依赖于人员手工操作，而这一过程往往工作繁杂、工作量大，工作水平和工作质量均比较低下。随着办公自动化系统的普及以及信息技术在档案管理工作中的运用，电子档案应运而生，与之相伴的电子档案管理工作也不断发展。与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案管理的诸多优势十分明显。事业单位开展电子档案管理工作，可有效提高档案利用工作质量和效率，进而有效提升档案管理整体水平。具体来说，首先，开展电子档案管理工作，能够通过网络实现电子档案的在线收集、传输、整理等，并确保电子档案的利用借助信息系统快速而准确地完成，最终实现跨部门的资源共享。其次，档案信息网站建设已经成为电子档案管理工作中的一项重要内容，在网站建设过程中充分利用电子标签、无线条码阅读器等先进技术，可增强网络化服务能力、提高自动化管理水平，进而有效提升电子档案管理水平。随着事业单位“增量档案电子化”工作的不断深入，事业单位形成了一定规模的电子档案，要确保电子档案的稳定与安全，必须加强电子档案的规范管理。
1事业单位电子档案管理存在的问题分析
当前，事业单位开展电子档案管理工作中存在较多的问题，这些问题一定程度上阻碍了档案管理工作整体质量和效率的提高，同时也给档案资料信息的安全性和可靠性带来威胁。首先，电子档案的安全得不到保障。开展电子档案信息收集、整理、传输等工作，均需借助计算机和网络进行，虽然工作效率得到明显提升，但是工作过程中存在安全隐患，如，当计算机遭受病毒入侵时，档案信息会被窃取、恶意篡改或者删除。其次，在档案管理人员的配置上，多数事业单位缺乏综合素质较高的复合型人才。开展电子档案管理工作，要求管理人员具备更高的素质、更强的能力和更宽的视野，具体来说，管理人员需具备较高的职业素养与较强的档案业务能力，能够较为全面地了解行业工作发展情况，并具备一定的与互联网、信息技术相关的知识，能熟练操作计算机。但是，目前事业单位档案管理工作均普遍存在管理人员素质与能力低下的问题，此外事业单位不重视针对档案管理人员的相关培训与再教育，并缺乏必需的工作制度和针对档案管理人员的职业规划，致使档案管理人员工作热情低下、缺乏工作积极性。
2加强事业单位电子档案管理的若干对策
2.1加强档案工作的宏观管理
必须加强事业单位档案工作的宏观管理，不断提升工作成效。首先，事业单位的档案工作分管领导要对电子档案管理工作予以足够重视，及时领会上级档案部门相关工作要求，并予以贯彻落实；还要增加工作经费，保障工作开展所需的物力与人力。其次，建议国家档案局尽快制定出台专门针对事业单位电子档案管理的行业规章，指导全国的事业单位开展电子档案管理工作；省级和市级、县级档案局根据本地区经济社会发展实际，依照国家档案局的要求，制定本地区事业单位电子档案工作规章，确保事业单位电子档案管理工作走上法治化轨道，提升整体档案管理水平。再次，建议档案行政管理部门作为同级事业单位电子档案管理工作的监管单位，依法对工作进行监管。在此过程中，应及时总结工作经验并予以推广，还要发现问题与不足，有效开展业务指导。
2.2重视档案信息安全
电子档案的存储与传输均通过网络进行，存在一定的安全风险，因此在档案管理过程中必须加强对档案信息资料的安全防护，保证信息的安全与可靠。在实际管理过程中，可通过配设防火墙、实行身份验证、采用加密手段与双备份机制、落实专机专用原则等方式，为电子档案信息的安全提供坚实保障，杜绝电子档案安全事故的发生。此外，还应积极创建科学的电子档案信息安全监督体系，对电子档案管理过程进行实时与动态监控，该体系能够对档案形成、传输、获取、使用等全过程进行实时动态管控，还能有效过滤垃圾文档。此外，档案管理人员还可针对不同类型的文件资料编制相应代码，便于对档案信息进行监督和管控。
2.3建立电子档案安全保障体系
在事业单位电子档案管理过程中，保证档案安全是工作的重中之重。一般来说，事业单位往往看重应用先进的信息技术提升管理水平和工作效率，必须要认识到应当利用这些信息技术确保电子档案的安全，这一点非常重要。利用信息技术确保电子档案安全的一项可行性做法是，建立电子档案安全保障体系，并确保体系的科学性与有效性。笔者认为，电子档案安全保障体系建设主要包含两方面内容，即硬件设施体系和软件设施体系。就硬件而言，需要对机房环境、服务器使用状况进行严格监控，安排专业技术人员及时更换老化的设备和线路，还要不断优化电子档案保管环境；同时采取相应措施积极对相关硬件设备进行维护和保养，特别要重视对防磁设备进行有效管理和定期维护。就软件来说，应积极建立事业单位文档中心以及用户访问平台，实现电子档案的统一管理和查阅利用的规范化；还要及时对电子档案管理所使用的相关应用程序进行安全检查，并安排专业技术人员定期对计算机进行全面扫描，及时了解是否存在感染病毒或存在安全漏洞等情况，如果存在需第一时间进行处理，确保其运行的安全性。建立档案安全保障体系，还应增加经费投入，保障工作所需的人力与物力。
2.4开展档案人员专业能力培养工作
要加强对事业单位档案管理人员的专业培训与再教育，不断提高他们应用信息技术开展电子档案管理的能力，使他们成长为集管理型、研究型、操作型于一身的复合型人才。首先，事业单位需要更新人才理念、提高对档案管理人员培养的重视程度；同时还要制定符合本单位实际的档案人才培养机制，为档案管理人员制定详细的职业规划并提供上升渠道，以此激发他们的工作热情与积极性。其次，事业单位需要丰富人才培养的方式和途径，可通过组织参加档案部门举办的业务培训、聘请相关领域的专家开展主题讲座、赴工作成效卓越的兄弟单位进行考察学习、进修等多种方式，为档案管理人员提供更多的高质量学习机会，促进管理人员整体素质和能力的有效提升。事业单位还可根据实际需求，合理拓宽人才的引进渠道，择优选用综合素质高、业务能力强的复合型管理人才，负责电子档案管理工作。
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作者：姚卫星 单位：浙江省文化艺术研究院
