一、高校人事档案信息化管理的现实意义
(一)适应档案管理改革的发展方向
社会的发展离不开档案，档案具备不可替代的作用。最近几年，在《全国档案信息化建设实施纲要》颁布之后，实行了以档案信息化建设引领档案事业的创新发展举措。所以，高校人事档案管理就应该适应国家档案管理提出的改革发展要求，将高校人事档案管理推上信息化建设之路，如此才能够提高档案信息利用水平，满足档案信息资源共享的要求。
(二)充分开发高校人才的潜在优势
高校人事档案作为真实地记录教职员工的政治思想、个人经历、业务能力、品德作风等方面的内容，也是对其综合素质以及个人成长历史的集中反映，同样也是师资队伍建设、人力资源开发以及选拔干部的重要信息资源依据。在开展信息化管理之后，通过智能化的检索，就可以将大量复合文档的数据信息加以处理，再经过分析加工，就可以生成直观的人才信息图标，这样也有利于高校人才潜在优势的充分开发，提供最可靠的依据。
(三)适应人事档案自身发展的需求
随着新型电子化档案载体的出现，让传统模式下的高校人事档案管理受到巨大冲击，同时也带来了新的发展机遇。高校人事档案信息化管理的核心在于通过数字化和网络化，对高校人事工作当中产生的数据信息进行相应的加工、传输、检索和存储。如此，就能为高校人事档案工作提供有效的服务，也满足了档案资源共享的目标。
二、高校人事档案管理的现状
(一)人事档案信息化建设进程过于缓慢
由于高校人事部门对人事档案资源管理信息化建设还未重视，对人事档案工作的开展仅仅是停留在纯手工的水平之上，就算是有人事档案数据库管理系统的支持，也仅仅是停留在表面上，只是输入了相应的个人信息资料，却忽略了后续的数字化加工，无法准确地录入新的信息资料或者是进行信息资料的更改，导致日常的维护与管理工作无法跟上发展节奏，让内部系统很多功能都得不到相应的应用，信息化的利用效率非常低，并且能够掌握“复合型”信息技术的人才偏少，人事档案的动态管理过于落后，这对人事档案工作的自动化管理以及信息化管理非常不利。
(二)服务方式过于被动，档案服务意识相对落后
一直以来，高校人事档案管理都是将干部人事档案的保管和收集放置在首要位置，但是对干部档案的利用很少，再加上领导不够重视，档案工作人员缺少相应的服务意识，使得大部分档案工作人员都仅仅是当作“门面功夫”，被动服务的旧模式以及旧观念，就算是现代化人事档案数据系统，档案人员也仅仅是局限于收集、整理、装订和归档人事资料，仅仅是会应用简单的检索方式以及提供利用者最基本的查阅方式等，很少去关注新的系统操作，无法对人事档案进行深层次的研究和利用。在这样的管理条件之下，干部人事档案服务意识显得过于单薄。因此，也就弱化了其服务作用。
三、信息化背景下高校人事档案管理的创新举措
在现代信息化的背景之下，高校人事档案管理工作应该满足时代发展的基本要求，能够进行工作方式方法的创新。因此，高校就可以有针对性地采取以下措施提高高校人事档案管理工作水平。
(一)重视档案信息化建设
开展高校人事档案信息化管理需要转变原本的传统观念，能够顺应时代发展所需，认识到人事档案信息化管理对于高校的重要性，进而在重要议程中纳入人事档案信息化管理工作，再配合上宣传力度的加大，就能够达成信息化建设共识。如此，就能够在各个环节的规章进度当中对人事档案信息管理加以规范，确保人事档案信息化建设能够有序地进行下去。也只有如此，才能够让档案管理工作的发展满足时代、满足高校发展的要求。
(二)研究与开发人事档案数据库
研究与开发人事档案管理软件应该基于安全、先进和适用的原则，以满足人事档案管理信息化的需求。同时，将信息的存量不断地扩大，丰富档案信息内容，如此才能够将人事档案数据库使用的效果提高。另外，根据保密性和安全性提出的要求，做好网络方面的信息化建设，就能够建立起人事档案信息化服务网络，将档案的管理创新水平提高，才能够将人事档案管理机制加以完善，同时也能够将高校档案信息化建设的水平提上新的高度。
(三)增加人事档案信息化建设投入
对于高校人事档案信息化建设而言，基础设施建设是最核心的建设部分，高校在预算管理中应该纳入人事档案管理所需要花费的资金，在建设高校人事档案时，要满足信息化提出的具体要求，将相应的资金投入量增大，做好基本的设备设施等方面的保障。另外，作为档案管理部门还应该配备打印机、高配置电脑等设备，配合上防盗、防火等装置，就能够将档案信息管理现状加以改善，促进档案资源合理、科学地应用，再配合上全方位、多层次的人事档案管理系统，就可以将人事档案信息管理的作用充分发挥出来。
(四)人事档案管理人员业务水平有待提高
在高校人事档案信息化建设中，档案管理人员的综合素质和业务水平不可少。同时，开展信息化人事档案管理工作还需要配合高技术水平、过硬的专业知识以及安全可靠的专业人员。对高校人事档案管理工作而言，专业技能知识是不可少的，同样，过硬的思想政治素质也不可少。因此，对高校人事档案管理工作人员而言，应该定期开展相关的专业培训，让管理人员的业务水平和综合素质能够得到整体性的提高。同时，配合上网络信息化人才和管理人才的引进，就能够让高校认识档案信息化管理工作提高到新的台阶之上。作为一项全新的事业，信息化时代下的高校人事档案管理需要现代化科学技术的融入，特别是开发和运用计算机档案管理系统软件，可以改变原本纯手工的管理方式，推动其朝着现代化的高科技管理模式发展，如此，才能够加快人事档案信息化管理的进程，同时，减轻工作强度，确保人事档案管理工作的工作效率和准确性得到大幅度提高，才能够让信息化时代下的高校人事档案管理工作更符合时代发展要求，从而进一步推动高校教育事业稳步、稳定、健康地发展下去。
作者：郭娅静 单位：山西大学档案馆
