摘要：本文通过总结分析档案综合管理的十年探索与实践，提出了在新的历史条件下，医科院校充分发挥档案综合管理的作用务必注重制度建设、调动群众积极性、准确发挥作用、拓展服务平台。
关键词：医科院校;档案管理;作用
随着国家和广东省实施中长期教育改革和发展规划，特别是国家和广东省新近开启一流大学、一流学科人才工程建设战略，我校先后赢得了国家首批“部委省”共建高校和广东省高水平大学重点建设高校的发展机遇，同时也是唯一一所进入广东省高水平建设行列的医科院校。这既为档案管理工作提供了难得的历史性发展机遇，也向档案管理工作提出了新的标准、更高的要求。在我校建设和发展的新时期，如何审时度势、乘胜而上，更好地发挥档案管理的作用，是我们档案工作者面临的新课题。机遇与挑战并存，希望与困难同在。中办、国办颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，从多个方面更加突出强调了档案工作的地位和作用[1]4，这为医科院校如何更好地确立档案工作的地位、充分发挥其作用进一步指明了发展方向。回顾我校十年档案综合管理的实践，我们也得到了新的启示。
一、我校档案综合管理的发展历程和主要成效
1.简要的发展历程。2006年底，按照广东省档案局的统一要求，我校全面启动了全校的档案综合管理工作。经过十年的努力实践和深入探索，我校在实现机关职能部门分散管理向综合统管转变的基础上，先后实现了三个跨越式发展：一是省档案局年度现场评估从基本合格到合格，从合格跃升为优秀，在此基础上，实现了年度评估连续八年优秀；二是整体建设通过省教育厅组织的高等学校档案工作水平评估试点，并被省教育厅、省档案局联合评定为“省特级”单位，从此迈上了标准化、规范化、信息化建设的良性循环发展轨道；三是我校由广东省档案学会常务理事、省档案学会高校系统专业委员会常务理事兼副秘书长单位，快速成长为广东省高校档案协会（省一级协会）副理事长单位，跻身全省高校的先进行列，档案综合管理的全面建设呈现了全新的局面，焕发出蓬勃发展的生机与活力[2]46。2.主要成效和作用发挥。十年来，我校的档案综合管理工作在教学、医疗、科研、学科人才建设和党群行政各项管理工作中，发挥了重要的作用，得到校党委和校领导的充分肯定及多次表扬，档案馆被评为学校的标兵先进单位。在2015年学校直属机关30多个党支部的全面考核中，档案馆的综合排名靠前，受到广大群众的一致好评。我校的档案管理工作先后受到省档案局的文件通报和会议表扬三次，在省直单位档案管理工作协作组中也较好地起到了辐射带动作用.
二、我校发挥档案管理作用的主要做法与启示
系统回顾和深入分析我校档案综合管理的十年探索与实践，我们深深地体会到，要想充分发挥档案综合管理的作用，务必注重制度建设、群众基础、精准发力、拓展平台。
1.确立发展思路，健全规章制度，为充分发挥档案综合管理的作用提供制度保障。围绕发挥档案综合管理的作用，我校把确立发展思路、健全规章制度始终摆在首位，引领着档案综合管理沿着正确的方向健康发展。（1）理清档案综合管理的工作思路。在积极稳妥地推进档案综合管理的过程中，在深入贯彻落实有关档案工作“三纳入”、“四同步”的基础上，结合我校的实际，我校逐步理清了“一主线、两全部、三级网、四结合、五成效”的建设和发展思路：一主线即档案管理工作要紧紧围绕贯彻档案法规、科学管理档案、提高使用效率、服务学校大局这条主线；两全部即学校全部教职员工、全部过程参与档案管理工作；三级网即构建并发挥好全校三级档案综合管理工作网络的作用；四结合即倡导业务学习、实际工作、科学研究、教学培训相结合；五成效即档案管理工作要在收集整理、保管利用、编辑研究、信息化建设以及人才培养共五个方面取得新成效。在此基础上，我们以学校“十三五规划”中有关智慧校园的建设为契机，确立了以推进档案信息化建设为突破口、以数字化档案馆建设为核心目标的全校档案综合管理现代化新思路[2]47。（2）注重档案综合管理的制度建设。为了档案综合管理工作的建设及其作用的发挥，能够做到有法可依、有章可循，并得以顺利开展，我校在不断总结档案综合管理工作实践和经验的基础上，及时依照国家和广东省有关档案工作的新法规、新要求，借鉴先进院校的做法和经验，十年来，先后三次较大规模地修订完善了档案综合管理规章制度。尤其是2014年以来，紧紧围绕贯彻落实中办、国办2014年颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[2]47，主动参与到我校作为国家首批“部委省”共建高校和广东省高水平大学重点建设高校的发展战略之中，我们对2011年编发的一系列规章制度又进行了全面的修订和完善。在新的规章制度中，进一步确立了档案管理工作在学校建设与发展各项工作中的地位和作用、职责与任务，为新形势下档案综合管理工作的作用发挥提供了更加有力的组织保障，奠定了更为坚实的制度性基础。
2.注重舆论宣传，强化档案意识，为充分发挥档案综合管理的作用筑牢群众基础。中办、国办2014年颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对新时期档案工作的地位和作用做出了新的概括，提出了更高的要求：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”[3]由此可见，医科院校的档案管理工作在学校建设和发展的过程中必然占有特别重要的位置。十年来，我校注重从以下五个方面深入地宣传档案管理在学校管理工作中的地位和作用，不断强化全校教职员工的档案意识和自觉行动，从而广泛地调动了全校教职员工的主观能动性，充分发挥了全校教职员工的主体作用。（1）医科院校档案是学校师生员工经验智慧的结晶。作为学校教学、医疗、科研、学科人才建设以及党群、行政各项管理工作的原始记录和真实反映，医科院校的档案纵向可以令人洞悉校史启智增慧,横向可以让人千帆竞发积极有为,它的突出功能不仅表现在能有根有据地说明过去,而且能激励人们以继往开来的精神创造辉煌[4]107。从一定意义上说，医科院校的档案工作是传承学校记忆、再现校史面貌的重要文化事业，反映着学校文化发展的水平和文明程度的高低[5]37。（2）医科院校档案是学校实现科学管理的重要资源条件。在学校的各项事业中，特别是在科学预测与科学管理中，档案工作常常起到决定性作用。不仅档案工作本身是一项科学管理性工作，同时它也为其他建设事业、特别是科学管理的实现创造条件，它是实现科学管理的一项基础性工程，是提升管理水平的重要保证[5]37。（3）医科院校档案是学校信息资源的重要组成部分。医科院校的档案作为一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，是推动学校发展不可缺少的资源条件。档案工作是提高学校和社会生产水平、促进经济社会持续发展的基础性工作[5]37。与此同时，在高等院校间愈演愈烈的竞争中，档案作为重要的资源，为医科院校的发展提供有效的资源支持，也为维护医科院校的权益提供有力的武器[6]65。（4）医科院校档案工作是学校管理工作的重要环节。医学是一门实践性很强的科学，新理论的提出、新知识的产生、新技术的发展，来源于医学的基础实验和临床实验、临床一线的诊疗活动等，而上述实践活动的归纳总结、统计分析和比较鉴别，既可以产生新的医学档案，又离不开已有的医学档案。可见，医科院校档案工作是学校各项管理工作过程中不可或缺的组成部分。（5）医科院校档案也是学校干部任用的重要参考。学校各级党委和领导班子、各部门各单位在教医研以及党政管理的各项实际工作中，必将产生大量的档案资料，这些档案资料客观地反映了每个干部工作职责的履行、各项工作任务的落实以及各项事业发展的推动情况，这也就为各级党委和机关的干部选调任用工作提供重要参考依据。
3.找准工作结合点，主动服务中心工作，为充分发挥档案综合管理的作用实现精准发力。在学校的建设与发展过程中，我校的档案综合管理工作者注重寻找档案工作与学校各项中心工作的结合点、着力点，主动地有针对性地提供服务，所发挥的作用主要有以下五个方面。（1）在学校的管理工作中发挥了参谋助手作用。作为学校党政管理工作的重要组成部分,在学校党政管理的各项工作中，档案综合管理工作为学校党委和学校领导起到了参谋和助手的作用。我们充分利用现有档案资料，对指导学校工作、起草新的文件、制订新的规划,发挥重要依据和凭证作用。及时为学校党委和学校领导的决策提供准确的数据及各方面的信息,使学校的各项决策由经验层次转向科学决策。学校档案是学校各部门行使职能、从事管理活动的真实记录,也是各级干部思想品德、业务能力和工作表现的综合反映，这为各级党委和机关的干部工作提供重要参考。此外，我们还根据档案资料及掌握的信息情况,积极向校党委和校领导献计献策,发挥了参政议事作用[4]108。（2）在学校教学改革发展与评估认证工作中发挥作用。在教学改革中，充分利用现有的教学计划、教学大纲、实习指导书等教学档案，借鉴已有的教学成果及管理经验,指导课堂教学及实践教学，进行教学模式的优化与改革,改进教学方法,提高教学质量；调整各专业的招生计划，制定贯彻国家和广东省中长期教育改革和发展规划的实施方案。特别是在2007年迎接教育部组织的本科教学评估以及2015年临床医学专业认证的工作中，我们为专家组提供了大量翔实的档案资料，便于专家了解学校的办学指导思想、专业结构设置、教学管理、学生就业情况等，从而使专家组对学校的整体办学情况做出客观的评价[4]109，为学校以全优的成绩通过评估、认证做出了应有的贡献。（3）在学校科学研究、成果转化与产业发展中发挥作用。众所周知，科学技术是第一生产力。医科院校的科技档案作为重要的信息资源，推动着医学科学研究、成果转化及其产业开发工作的深入开展。我们充分发掘和利用学校现有的科技档案资源,主动为学校的各级各类重点学科、重点实验室、工程技术中心、临床医学专科中心等单位和领域的科学研究工作以及成果转化、产业发展，提供了服务，取得了显著的成效。例如，我校在生物医药、保健食品、医疗器械、日用化工等多个医药相关领域新创办了东方药林、南方洁灵、宜诚数字医疗等一批高新技术企业,走出了一条产学研一体化、良性互动的广阔大道,创新驱动了产业的健康发展，助推了健康中国战略的实施。（4）在学科人才建设和学校品牌影响力提升上发挥作用。为了广泛宣传我校的学科人才建设成就，进一步提升我校在社会中的知名度和影响力，2008年，学校档案馆组织全校机关各部门、各直属单位，充分利用馆藏档案，全面回顾总结并认真梳理遴选出建校60多年来，尤其是改革开放30多年来，我校在教学、医疗、科研工作中所取得的高水平成果，以及在教师队伍建设中涌现出的以钟世镇、姚开泰、侯凡凡三位院士为代表的一大批原军队专业技术三级以上高级专家、杰出人才，用两年多的时间，筹备了南方医科大学学科人才建设成就展，并组织编写了《南医大记忆———南方医科大学（原第一军医大学）档案史料系列汇编》，该编研也不负众望，获得了广东省第二届优秀编研成果三等奖。（5）在档案信息开发利用上创造了效益。深入开发利用我校的档案资源，不断为学校创造了新的效益。特别是在2008年、2015年参与两届学校党代会及其制定的学校“十二五”规划、“十三五”规划，2010年学校60周年校庆等筹备工作中，分别为有关部门提供了大量的文档、照片、图纸、实物等档案2000多卷（件）,使编写学校简史、印制学校画册、举办校史展览等工作得以顺利进行,扩大了学校的知名度,其中，60周年校庆的系列活动赢得了广大校友和社会各界的赞誉，由此，许多校友踊跃地向母校捐赠了发展资金和建设经费。这些档案信息的开发利用，较好地丰富了校园文化，也为学校创造了可喜的社会效益和经济效益。
4.熟悉全校大局，掌握工作重点，为高水平地发挥档案综合管理的作用拓展服务平台。档案馆的主要领导从事高等院校管理20多年，先后在教务处、设备与实验室管理处、军队卫生学系、公共管理学院、党政办公室等学校机关业务部门和直属单位担任领导职务，任档案馆馆长10年来，始终坚持跟踪高等教育的发展趋势，关注学校建设与发展大局，先后参与了学校党代会、校庆、本科评估、专业认证、发展规划、广东省高水平大学等重大建设和大型活动的组织策划，以及党代会主报告等起草工作。在了解学校建设发展大局、掌握重点工作的基础上，档案馆的主要领导在带领全馆人员充分利用档案资料为学校的中心工作做出贡献的同时，也及时地为了进一步加强和改进档案管理工作、更好地发挥档案综合管理的作用，努力提供决策依据、拓展服务平台、发挥辐射带头作用，从而进一步提高了档案综合管理作用和服务的层次、质量和水平。通过努力发挥档案综合管理作用的10年实践，全校教职员工的档案意识不断增强,进一步塑造了档案管理工作在全校教职员工心目中的形象，提高了档案管理工作在学校建设和发展大局中的地位和作用,为进一步加强和改进档案综合管理工作创造了更加良好的环境条件。回顾过去，展望未来，我们信心满怀，我校的档案管理工作已经进入了良性循环的发展轨道，正朝着更高的发展目标阔步前进。
参考文献
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[3]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-05-05.
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[5]孙华.档案在政务管理中的地位和作用[J].机构与行政，2014（1）.
[6]孙再罗,陈阳,薛建航,侯爽.档案在高校形象塑造中的地位与作用[J].兰台世界，2015（9）.
作者：徐建军 单位：南方医科大学档案馆
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