第一篇：企业电子档案存在的问题与对策
摘要：阐述了电子档案和企业信息资源管理的概念，分析了企业电子档案的信息资源管理存在的问题，提出了相应的对策建议。
关键词：电子档案；信息资源管理；企业信息化；档案信息化
随着计算机的普遍使用，网络、系统的快速发展，企业信息化已成为一种趋势，而企业档案的电子化属于企业信息化的内容之一，也是一种信息资源，为适应这种发展趋势有效的管理这种信息资源能更好的为企业提供服务，使这种信息资源得到很好的开发和利用，从而实现企业的经济效益、管理目标等。
１企业电子档案信息资源管理概述
１．１电子档案
云南大学，华林教授在其《档案管理学新论》中，把电子档案定义为“人们在各种管理、生产、科技活动中使用电子计算机作为工具，用数字代码记录文字、图表和声像等信息，有保存价值的电子文件材料”。它包括九大类：文本档案、数据档案、图形档案、图像档案、影像档案、声音档案、命令档案、多媒体档案、超文本档案。以电子计算机作为工具的电子档案，其特点包括信息的非人工识读性；系统依赖性；信息与特定载体间的可分离性；信息的易变性；信息存储的高密度性；多种信息媒体的集成性和信息的可操作性。随着企业办公自动化程度的进一步提高，越来越多的电子文件不断产生，许多企业甚至已经开始推行“无纸化”办公，电子档案的普遍将是未来的一种发展趋势。对这种较新事物的研究是时代的要求。企业电子档案记录的是企业的发展历史、生产制造、经营管理、科研成果、人员信息等全方面的信息，以供企业日后的工作进行查考利用。在企业信息化管理中，由于网络、软件和硬件与电子档案密切联系，企业电子档案并不是百分之百安全。
１．２企业信息资源管理
搜狗百科对信息资源管理的解释：它是２０世纪７０年代末８０年代初在美国首先发展起来然后渐次在全球传播开来的一种应用理论，是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。最早引入信息资源管理理念的两大领域是企业管理和政府管理。企业信息资源管理是信息资源管理的一个分支，在大数据时代，它是对企业信息活动中产生的有关企业的所有信息资源（电子的、纸质的）通过现代技术进行收集、整理、组织、协调、规划和利用，从而实现企业的目标及盈利，为企业的发展提供保障。赵治远；樊利军提到“企业信息资源管理是集技术管理、经济管理和人文管理的一种综合管理模式”。综上所述，电子档案与企业信息资源管理相结合，体现了企业信息化中档案的信息化以及对电子档案信息的管理。这种企业电子档案作为一种企业信息资源，对企业的发展是重要的，它不紧记录了企业的发展历史和各项活动，为企业进行竞争情报分析提供资料，而且对企业的科技研究提供查考。管理好这类信息资源对企业的发展具有推动力。
２企业电子档案的信息资源管理所存在的问题
任何事物都有两面性，在企业中，管理电子档案这一较新的档案信息资源的时候也存在一些问题，为更好的促进企业的发展，对其中存在的主要问题进行研究是很有必要的。下面是从不同的侧重点来看主要问题。
２．１企业电子档案方面的问题
２．１．１企业电子档案原始资料的保存问题。从上面我们提到的电子档案具有信息易变性和可操作性的特点，可知，电子档案的原始资料将受到一定威胁，它有可能在整理档案信息、鉴定档案信息和传递档案信息的过程中遭到破坏，从而影响企业电子档案的原始性。目前，企业在计算机上起草和制作文件，已是办公常事，往往文件一旦定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视，许多单位对电子文件没有采取保护措施，随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义，因为档案的一个独有特点就是其原始性，企业电子档案的原始性可以说是一种信息真实性的体现，这种实事求是的信息资源是企业做出正确决策和研究的基础。２．１．２企业电子档案安全与保密问题。上面提到电子档案与特定载体间可分离等特点，说明信息存放位置的不固定、载体的可转换、信息接受对象的开放以及文件内容的可分解，这使企业电子档案信息随时有被修改、窃取和销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑黑客对档案这一信息资源存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。档案中的信息失真或丢失，也使该档案的保存价值降低或丧失。这将对信息资源的管理带来挑战，档案是具有价值的文件，其安全与保密得不到保障，对企业的发展是不利的，损失也是巨大的，企业信息资源泄露，轻点可能将损失一笔资金，严重点就是不具备竞争优势，在商界不能与对手抗衡，难以立足，一次失败将导致破产。２．１．３企业电子档案缺乏规范化和统一管理。与计算机和网络联系紧密的电子档案，其管理历史不像纸质档案管理历史那样久远、那样成熟。而且，随着信息技术的不断发展，企业电子文件的数量也在飞速增长，相关的管理制度却滞后。大量的电子文件存放在各自形成的计算机中，如果处于自由散乱状态，没有统一的规范化管理，将随时存在着丢失、泄密的安全隐患。目前，普遍的现象是信息的不断产生，文件不断形成，电子档案越来越多，企业电子档案的零乱无序没有做到集中统一管理。比如：文件、档案制度分属两个系统，电子文件的制作规程、电子文件归档制度彼此之间不配套，档案归档制度缺乏约束力等。没有规范和统一的管理制度，有关企业的重要信息将得不到有效保护和保存，最终将影响其利用。
２．２企业信息资源管理方面的问题
２．２．１档案信息管理系统问题。这主要表现在软、硬件方面，电子档案具有对系统依赖性的特点，其管理的全过程都必须借助于计算机系统才能实现。然而，当前我国企业的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难，从而导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。还有一个问题是，科学技术的飞速发展，导致新技术的不断出现，技术的更新换代快，新技术对旧技术的不认识，导致一些信息不能被识别，企业有的电子档案可能读不出来，对企业来说这可能是重要的经济资源，这部分的损失会直接阻碍企业的发展。２．２．２人才问题。在企业电子档案信息资源管理的各环节都需要相关人员的操作。软、硬件的开发需要技术人才，电子档案的收集、组织、鉴定、归档等过程需要档案学方面的专业人才。而目前，我国企业管理人员对档案信息化的认识与观念存在着偏差；许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中对档案信息处理的复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。有的企业甚至没有专门的管理电子档案的人才。单一的管理人员已满足不了企业电子档案信息资源管理的需求。员工对档案收集、归档的认识模糊，不清楚归档的范围、内容和要求导致一些有价值的材料用后丢弃造成资源浪费。档案信息化人才紧缺导致网络的利用率较低和信息查全率、查准率降低。这些由于人才问题引起的信息资源的开发水平和利用降低的现象，将不利于企业的进步。２．２．３资金问题。企业内部部门多种多样，细分的话企业信息资源管理在组织方面可以有数据部、模型部、输出部、硬件部、软件部。企业对内部电子档案的信息资源管理需要一定人力物力，人才的聘用、培训，相关软、硬件的开发、维护等，都需要大量资金的支持。为提高信息资源管理，各种信息技术不断出现，未获得这些技术，资金充当着重要角色。为保护好本企业有较高价值的电子档案，构建一个良好的软、硬件环境和网络环境是必要的。管理好电子档案信息需要购买大量的高、精、尖技术装备，需要投入大量的人力、物力去建设、管理和维护，建设经费不足的问题将会非常突出。企业电子档案得不到很好的管理，重要信息资源可能被窃取，公司的竞争地位将处于劣势。同时，企业也要本着“投入少、产出多、少花钱、多办事”的原则，来创造效益。
３解决企业电子档案信息资源管理问题的对策
３．１增强档案管理观念，建立和完善企业电子档案管理机制
企业应当制定系统的电子档案管理系统，规范管理程序，对电子档案信息的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用各环节有明确的规定；制定企业电子档案信息资源规划；建立和维护整个组织中数据信息标准规范和管理制度；建立起符合企业自身特色的档案信息化管理体系，建立健全适应信息化要求的电子文档形成、流转、处置和监控制度加强对档案信息的数据管理和利用；做好档案信息资源开发中对电子文档的安全保护工作确保电子文档的长期性，真实性和有效性；对信息资源的新技术和方法进行跟踪研究，应用于电子档案的信息管理；负责组织；加强档案信息标准规范化建设，决策层根据企业自身特定制定适合的电子档案信息资源管理的一系列标准。
３．２加强企业电子档案的信息化建设
加强基础设施建设，升级、更新软硬件设备，组建企业内部综合应用平台（包括硬件、网络、数据仓库集群数据中心等设施），运用设备将纸质档案转化成电子档案；加强电子档案信息资源建设，要加强电子文件的归档与管理工作，对电子文件及时进行采集、积累、鉴定、著录、归档，确保电子文件的原始性、真实性和完整性，完善电子档案的管理模式。要做好电子文件的接收工作，对列入报送接收进馆范围的电子档案，要加强管理和监督按规定予以接收；加强电子档案安全保障体系建设，防止高价值的电子档案流失、被盗取；加强企业管理信息化，通过管理信息系统的集成，如：ＯＡ、ＥＰＲ、ＥＡＭ等技术，提高对企业电子档案的决策管理水平。
３．３加强企业高层的重视和注重人才队伍建设和资金投入
企业一把手和决策层对电子档案管理的高度重视和科学决策，是推进企业信息化重要的前提条件，同时需要管理层、技术层和执行层的积极配合；注重企业电子档案信息利用反馈；组建信息资源管理机构，并进行人员、信息技术和设备的配置、维护和培训，提高员工的整体水平，培养出一批专业的管理人员、技术人员和复合型人才；同时在企业档案信息化实践中，不断探索电子档案管理方法，创新档案管理模式，提高自身综合素质和档案管理能力，以促进信息资源的管理；企业高层加大对电子档案管理的资金投入，可以配置新进的仪器和软硬件、购置电子档案的载体、组建档案库和进行员工的培训。企业电子档案保护好，也是对企业知识产权的保护。
４结束语
随着信息时代的到来，电子计算机的普及、网络的使用、信息技术的飞速发展，企业档案电子化已成为一种趋势，如何管理好这一信息资源，对企业的发展是有利的，在保护企业知识产权的同时，为以后的工作具有参考价值。而且在企业内部管理中产生了大量的电子档案，其在智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性上较传统型档案有着较大优势，使企业档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。所以上文对这一信息资源管理中存在的问题及其解决措施进行了分析，以期帮助企业管理好电子档案。
作者：余弦 单位：湖南省吉首大学
第二篇：企业档案管理中电子档案与传统档案的异同点
摘要：在信息时代的今天，电子档案管理已经成为当前信息管理的主要发展趋势，有效管理电子档案，找出电子档案管理与传统档案管理的不同，有利于日后更好的开展电子档案管理工作。基于此，本文简单介绍了电子档案管理与传统档案管理的共同点和不同点，希望能够推动我国电子档案管理工作的顺利有效进行。
关键词：电子档案；传统档案；多元化
档案载体传统档案指的是各种对我国与社会有保存价值和保存意义的文字、信息、图表等形式多样的历史记录，以纸质文件资料为主；电子档案指的是以计算机光盘、硬盘等为主要载体，并且可以被计算机系统处理，以电子图表、电子文书等为主。分析传统档案管理与电子档案管理的区别，这对于推动现代档案管理信息化具有重大意义。但结合实际情况来讲，我国档案管理机构并未有效区别传统档案与现代档案管理的区别，在实际工作中遇到很多问题，严重阻碍了档案管理工作的顺利开展。
一、多元化档案载体
1.多元化档案载体概述多元化档案载体指的是突破以前的纸质印刷形式，应用新科技和新技术收集和整理文献资料，并逐步向光电和磁等介质载体发展，构建起形式多样的存储方式。特别是以新科技为主信息化存储方式，不但丰富了档案内容，也转变了以前的存储档案形式，优化和整合了以前的获取信息模式。同时，多元化的载体也促使传统档案管理机构逐渐向复合型档案管理模式发展，可见这所有的变化都对档案管理现代化发展有所影响。2.多样化信息载体的基础在逐渐演变信息载体中并没有完全按照以前的档案管理形式进行，新的档案管理载体出现也并没有毁灭传统档案管理载体，这两种载体互辅互成、兼容发展，这一点正好与信息载体发展特点相符。各载体的兼容性指的是同时存在多种载体形式，并且各载体形式互相补充和相互依存，彼此协同发展，以整体形象呈现在人们眼前，共同负责存储和交流信息。3.多样化信息载体管理策略对于档案管理机构来讲，当前所存在的信息载体类型与档案所在的档案资源的比例会对管理策略与管理方针起到直接的影响。在科学技术的迅猛发展下，会不断增加载体类型，并且载体资源量也会随之变化，所以制定科学的、有效的管理策略刻不容缓。对于档案的管理来讲，应是考虑科学分配各信息载体的问题，结合每一种载体形式特征，选择出相应的主要与辅助载体。同时，还应结合每一个档案管理机构实际状况，考虑好各个载体的差异，做好完善的规划。
二、简介电子档案与纸质档案的特征
由于信息载体的自身优势，再加上被人们广泛接受，可以说电子档案冲击着纸质档案。但这并不能表示纸质档案会由此消失。从多方面上来讲，纸质档案依然可以在电子档案的巨大挑战下，依然能够存在的原因有如下几点：（1）由于人们已经养成习惯使用纸质档案的习惯，对纸质档案无比钟爱；（2）电子档案虽然在迅猛发展过程中，但是并不是表示电子档案具有纸质档案的所有优势，在很多方面上纸质载体比电子载体更有存在的价值。如：很多受众喜欢使用纸质载体，由于纸质载体符合大众阅读习惯。据有关数据表明，近有58%的人喜欢和习惯使用印刷型文献，因而纸质文献某一些优势是无法取代，并且纸质文献更加方便保管，不需要专门的设备设施，所以电子文献并不能多层面、全方面的承担起交流和存储信息的责任，它所具有的性质决定着电子文献需要其他辅助载体的支撑[1]，所以纸质载体还是有发展价值的。（3）电子信息技术的完善和发展不但创新了管理，而且也激发了纸质载体的内部潜能。纸质载体的发展与生产技术、生产力发展水平有很大关系。可以说我国一直在开发和利用纸质载体作用，电子技术的进一步发展为深度开发和利用纸质载体提供了可能。结合这三方面原因来讲，有关部门应积极和大力发展纸质档案，确保充分发挥了纸质档案的优势，为推动我国社会经济的稳定发展做出更大的贡献。
三、电子档案与传统的档案管理二者的相同点
1.二者有着相同的管理基础在电子档案管理中，依靠传统档案管理方法将以前档案管理中需要使用的信息转化成为电子档案管理方法，传统档案管理是完善电子档案的前提。在当前管理电子档案中，通常都需要借助外部力量收集和传输信息资源之后再分类和存储归档。但在分类存储归档过程中，信息资源并不会自动分类存储归档，需要使用以前的档案管理方法分类存储档案，之后转化成电子档案形式再存储。在此基础上，无论是电子档案管理，还是传统档案管理，都需要借助于合理的、有效的管理方法，都需要人为的分类与存储，管理工作对于促进这两方面工作的正常运行起到了积极的作用，但需要明确的是，一旦出现错误，就会给传统档案管理与电子档案管理带来很多问题。2.电子档案对传统档案信息资源起到了延伸作用存储更大的信息资源这是电子档案的主要优势。在电子档案存储信息资源中，能够轻松快速的找到相应信息，并更好的使用这些信息。在搜索电子档案信息中，可在电子档案整理出的框架篇目进行针对性的查找，之后运用电子档案中搜索出的信息对应在具体档案归纳中的位置展开相应的使用[2]。可见，使用电子档案管理确实比传统档案管理要简单、省时，在传统档案管理办法的基础上，对其进行了扩展和延伸。由此表明，对于使用传统档案管理与电子档案管理更是传统管理方法与现代管理方法的有效融合，二者的有效融合能够在最大程度上带动现代档案管理工作的发展，提高现代档案管理效率。3.二者管理原则相同档案管理方式都是借助于以前的档案管理原则，而对于管理电子档案与以前的档案管理都是按照这一原则进行。电子档案管理与传统档案管理都是整合对应的条件，并不断变革和创新，寻找与时代发展要求相符的档案管理措施，但从各方面上来讲都是为了找到更加便捷的、有效的档案管理方法。电子档案管理与传统档案管理各有优势，但究其根本二者的管理方法和管理原则不谋而合，电子档案的诞生是时代发展的产物，极大的满足人们对管理档案的多样化需求，另外也促使传统档案不断延伸与拓展社会功能。
四、传统档案管理与电子档案管理的不同点
1.二者管理方式上的不同电子档案管理通常是应用电子编码技术，在这种技术中产生的文件可编辑和修改里面的内容，操作简单和方便并且也不会留下任何操作痕迹。电子档案归档可在各个计算机中存储，同时，只要是有电子存储设备都能存储电子档案。与以前档案存储对比而言，传统档案管理过程有些复杂，需要很大的人力劳动资源，在管理中频发出现问题，并且以前的档案修改与电子档案有所差异，其修改过程过于复杂、多变，需要耗费大量的人力和财力，这一实际情况表明，在管理方式上电子档案管理比传统档案管理更高效、更快捷。2.二者保管方式的不同与传统档案管理对比而言，电子档案管理可以编辑不同的文件实施一级管理，并对不一样的文件采用不一样的文件编制名称之后再分类和归纳。这种管理方式更具有条理性，减少了档案管理中出现的错误，更加具有人性化。同时，电子档案管理与传统档案管理保管的方式也有所区别，电子档案管理通常是在电子文件载体上进行保存，但传统档案管理通常是在纸质版文件上进行保存。在互相交流二者档案内容上，电子档案更具有灵活性，可互相交流和存储，但传统档案管理形式单一，交流信息很麻烦。3.二者查询方式有所不同电子档案与传统档案二者在查询方式也有所差别，电子档案查询需要依靠计算机技术管理，如：在电子档案查询上都需要一些在档案管理中心登记或者注册的用户，才能查询档案信息。而传统的档案查询方式与电子档案信息查询方式有所不同，通常去档案管理中心查找文件和信息。
五、结束语
综上所述，在信息技术的快速发展下，势必要改革和创新档案管理工作，并采用更加有效的、快捷的管理方法，确保更加顺利的、有序的进行档案管理工作。在这个过程中必须要深入分析和研究电子档案管理与传统档案管理的差异，找出二者的优势和不同，采用行之有效的管理措施，进一步完善电子档案管理工作，进而提高电子档案管理工作效率。
参考文献
[1]秦立新.传统档案管理与电子档案管理的利弊分析[J].办公室业务，2016，（3）：139.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011，（1）：131.
作者：李宝华 单位：肇庆市广贺高速公路有限公司
第三篇：企业电子档案管理工作分析
近期，商务部、中央网信办、国家发展改革委三部门联合印发了《电子商务“十三五”发展规划》（以下简称《规划》）和《促进电子商务发展三年行动实施方案（2016—2018年）》（以下简称《实施方案》），将企业电子文件归档和电子档案管理工作纳入到了其中。
主要内容
《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。
有关背景
新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。2012年2月6日，国家发展改革委联合12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。
落实中长期规划有关措施
为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。
有关工作纳入《规划》的意义
1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。2.有利于加强档案资源建设电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件工程管理论文归档和电骨科医学论文子档案管理工作。4.有利于将档案融入国家大数据行动《规划》提出“支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。此要求的含义是，为提高电子商务经营的效率与水平，将依托电子档案数据形成大数据产品，从而盘活电子商务交易平台的海量交易数据信息。为了达到这一目的，企业要采用大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用的方式，使电子档案数据方便地成为大数据产品。这表明，电子商务平台形成的电子档案将成为大数据产品的来源，为档案工作真正融入大数据行动提供了机遇。
作者：蔡盈芳
