一、对中小企业内部控制的概述
对于内部控制的理解,首先要知道内部控制是一个动态过程,是依附企业的运转而运转的。其次企业成员既是内部控制的实施对象又是内部控制的主要执行者,企业的所有职员在对其负责的同时又受其制约,他们对企业的内部控制既有权利又有义务。然而没有一个内部控制是没有缺陷没有漏洞的,目前能做的是通过设计和运行对内部控制制度进行不断的改进和完善。
二、国内中小企业内部控制的现状
(一)内部控制的实施角度。内部控制活动缺乏条理,控制活动不够健全。一方面表现在极大多数的中小企业对内部控制活动的范围仅限于某一生产过程或者只是在某一重要部门,没有将控制活动贯穿到整个企业,久而久之就会成为一个空壳--一个表面程序,不能发挥应有的作用。另一方面,我国中小企业的家族化过于普遍,很多员工与企业的所有者存在血缘关系,董事会也大多是内聘董事,并不了解业务程序没有专业技能,虽然负责监督管理却没有执行其职权,缺少了权利的牵制作用。
(二)内部控制环境角度。1、信息沟通与传递不畅,没有做到信息共享。信息可以说是企业的生产力,信息系统与沟通机制的不健全、信息传递不畅,导致信息无法在员工之间平行传递,仅局限于上级的领导下达命令,下级的员工服从安排,从而致使内部控制制度建设滞后和实践操作的不到位,久而久之使老板和职员及职员与职员内产生了矛盾,同时也将主管推向孤立环境下,造成管理者无法及时准确的了解基层操作的具体情况,促使部门决策者的决策失误,公司的各项活动不正常运行,公司成长停滞不前。2、风险管理水平低。各个企业虽然每年都设立了一定的经营目标,例如预计的产量、收入和利润等,但对风险评估方面确没有足够的重视,没有建立起一套有效的评估标准及严格实行方法和手段,并且在多数的家族企业中,由一人或者是一些对企业的经营管理一无所知的股东们掌权。另外缺乏专业人员,无法进行风险的识别、评估和预防,更不用说建立相应的应对机制、评估机制和管理机制了。3、内部控制意识薄弱。虽然中小企业在经济体制中占据重大比例,但中小企业管理者的文化水平都比较低,只懂得按部就班的以营利为目的,一味的将注意力集中在生产和销售上,对内部控制的认识过于生疏。
(三)内部监督角度。目前我国中小企业内部监督力度的不足主要表现为监督制度形同虚设、内审部门的独立性不够、审计人员的专业技能低,例如一些企业将审计部门设置为财务部门的下属部门,审计人员也大多是由财务部门或其他部门的非专业工作人员从事,有的甚至是同时兼任。审计人员缺乏专业知识,习惯将监督集中在查错纠弊上,通常只做到事后监督,没有意识到提前防范才能有效的防止内部舞弊与执行错误的发生。
三、对中小企业内部控制的决策建议
(一)完善治理结构。1、明确划分治理权限。在设定股东大会、董事会和经理层的权利、职责和利益的相互关系时要重点考虑各个管理层职责权限的相互制衡,促使管理者既有行事的权利又有行事的义务。2、要完善董事会的职责使企业所有权与经营权彻底分离。任命董事会代表公司股东监督经营者,使其成为股东财产的受托管理人,这样能够有效的避免经营者徇私舞弊,避免出现“一股独大”现象,同时也巩固了股东的利益。
(二)优化控制环境。1、完善组织机构。企业要制定相互制衡机制,注重不相容职务的分离,建立良好的组织机构,赋予各个层次不同的权限,保证责任明确、授权适当以及信息传递通畅,同时每个层次都能控制相应的生产经营活动,确保其能够正确有效的完成经营计划执行战略决策。坚决建立决策、执行、监督分权制衡的管理制度。2、制定良好的人力资源政策。企业首先就是要提高内部职工的内部控制意识、道德素质、专业水准和工作能力,这些是内部控制高效运作的重要因素,企业可以定期开展讲座,对企业员工进行技能培训和心理疏导,增强其内部控制意识,树立自省、自律、自制的优良品德和行为规范,整体素质的提高是内部控制执行的根本保障。此外要建立合理的激励机制,对每个员工每个时期的工作表现实行表彰或者惩处制度,对表现较佳者给予一定的鼓励,给表现不佳者给予一定的激励。3、加强信息系统与沟通。由于中小企业的组织机构较为单一,因此相对于大企业,中小企业内部之间的沟通更容易进行。企业可以通过开展丰富的文体活动或者集体的户外运动来培养企业精神和集体荣誉感,以此加强员工之间的交流,为集体营造一种和谐的气氛。对于外部沟通,企业需要聘请一些具有人际交往技能的员工负责与外界进行沟通,同时企业管理者也要要善于与员工沟通,这样才能引领员工团结一致,从而促进经营管理效率的提升。4、加强中小企业内部审计和外部监督机制。内部审计主要是对会计行为的再监督,首先需要明确中小企业主要负责人在监督落实环节的重要性,重点增强财务部门在监督和审核中的作用,为企业设立内部审计机构,扩大内部审计范围,确保其独立性的特点以保证它的性质能够有效的发挥。中小企业应该将监督落实到各个部门、各个岗位甚至各项业务,只有全方位的监控才能使监督机制的达到最好的效果。
(三)强化管理者的风险意识,对企业实施全面的风险管理。由于社会市场的各种不确定因素随时都有可能发生,如果企业风险防范的能力过于薄弱,将对企业的生存和发展造成致命的威胁。企业应从强化自身的风险意识做起对企业进行全面的风险管理并建立风险管理的长效机制,构建合理的风险评估程序和评估方法严格进行风险的识别与评估,将风险控制在合理的范围内并提前制定好应对措施。
(四)加强中小企业的文化建设。企业文化是伴随着企业成长的,代表着企业的孕育、构建、发展、传承和宣扬。对于企业文化的建设,应该强调以人为本,强化管理,注重如何协调职员与管理者之间存在的控制矛盾,使其自主的履行职责,全身心的融入企业投入工作。这不仅能使企业的战略目标趋于一致还能促进企业的可持续发展,对中小企业的进步与发展是相当重要的。
作者:黄景慧 单位:福建江夏学院