【摘要】现如今，人类已经进入信息化社会，网络信息技术在社会各个领域被广泛的应用，中学学校管理工作也逐步使用网络信息技术开展，档案管理是中学管理工作的重要组成部分，应使用现代化的电子信息技术强化档案管理的效果。但是在实际的中学档案管理信息化过程中，很多方面还存在不足，使得中学档案管理信息化建设没有达到理想的状态，因此就必须要采取科学有效地措施，努力推进中学档案管理的信息化建设。本文就中学档案管理信息化建设的不足进行分析，提出有效地策略以供参考。
【关键词】中学；档案管理；信息化建设
随着教育体制的改革与完善，中学教育教学也发生了巨大的变化，建设规模日渐扩大，档案数量也呈现上升趋势，使得档案管理工作也面临着巨大的压力。传统的档案管理方式已经不能满足现代化发展的实际需要，与中学信息化管理的推进也不相适应，因此需要进一步加强档案管理的信息化建设，这与时代发展相适应，也能够很好的衡量中学管理水平，档案管理信息化建设是中学信息化建设的重要组成部分，因此需要中学领导以及档案管理人员的关注和重视。
一、中学档案管理信息化建设的不足之处
首先缺乏先进的管理理念，当前中学学校的办学规模逐渐扩大，对管理工作的需要也提高增强，中学基本上设立了专门的档案管理室。但是由于管理理念具有一定的滞后性，因此很多中学的档案管理依旧使用传统的管理方法，使得学校档案管理信息化建设的积极性受挫。[1]此外中学领导以及档案管理人员没有将档案管理信息化建设放在重要的位置上，思想认识缺乏创新性，与时代发展不相适应，不利于档案管理信息化建设的顺利推进。其次中学档案管理的基础设施建设比较薄弱，不利于档案管理信息化建设。要实现档案管理信息化建设就必须要有现代化的电子设备，但是很多中学都将经费投入到学校扩建、教学设施的采购中，档案管理信息化的基础设施并不足，不能及时引进功能齐全的刻录机、扫描仪以及档案管理软件等，[2]使得中学档案管理信息化建设无法顺利开展。第三档案管理人员的专业性不强。现如今中学对档案管理信息化人才的引进以及培养的重视程度不足，绝大多数中学都将工作的重点放在教育教学上，注重升学率的提升，优化教学质量水平。人才的引进上也侧重于专业教育。当前中学档案管理的工作人员是兼职的，他们没有多余的时间全身心的投入到档案管理信息化建设中，而且由于不是专业出身，对档案管理信息技术以及专业知识等了解不多，使得信息化建设水平不能顺利提升，因此必须要提高重视，将档案管理信息化建设纳入到日常工作中，并积极引进高素质的人才。最后当前很多中学对于数字化理念认识不足，单纯的认为档案数字化管理就是将纸质档案信息录入到计算机中，档案的管理、查阅等还是通过手工操作进行的，现代化的信息技术手段应用不足，数字化档案管理无法实现。
二、中学档案管理信息化建设策略
1、强化档案基础建设，实现档案管理信息化
中学学校的领导干部需要认识到档案管理的重要作用，将档案管理信息化建设纳入到学校的日常管理工作中，并提高重视。强化学校档案基础建设，在今后的档案信息化管理过程中，能够为通过档案记录师生以及相关工作的具体情况。加强档案基础建设，完善相关的制度标准使得档案工作得到有效地保障与监管。中学可以结合自身实际制定科学的档案管理流程，[2]对学校档案进行有效地保存，实行电子档案管理，并对档案进行监督，将责任落实到个人。实现办公自动化，利用计算机网络信息技术实现档案的信息化，通过计算机设备开展档案的储存、检索、修改、使用等，提高档案管理以及利用的效率。学校还需要对原有的纸质档案进行电子储存，在电子储存过程中需要加强管理，避免信息错误。
2、积极引进和培养优秀的档案管理人才
档案管理人员的素质水平对于档案管理信息化建设有着极为重要的作用，因此需要档案管理人员在信息化背景下能够积极创新档案管理工作，了解档案管理工作的服务性。对档案管理人员进行计算机知识技术的培训，使其能够熟练的使用计算机设备进行档案文件的传输，使工作效率得到提升。同时注重引进先进的优秀人才，使得先进的档案管理模式能够顺利推进。此外要积极利用档案管理的新技术、新软件，加强在岗档案管理人员的技术教育，使其掌握操作技能。档案管理人员还需要有一定的保密意识，禁止泄露档案信息。对档案管理人员的年龄以及专业结构进行优化，使得档案管理人员的职业能力得到提升，加强档案管理人员的技能以及职业道德教育，形成正确的思想认识理念，使其能够保持积极的工作态度，强化其职业能力。
3、进一步完善档案管理工作标准
档案管理信息化以档案形式的信息化作为基础和前提，将传统的纸质档案转为信息化需要花费很长的时间，并且档案种类不同，其电子文档的类型也是存在差异的。当前的文档管理一体化系统在结构以及功能设计上是存在差异的，因此数字化档案无法顺利实现共享，其开放性和通用性不强，在技术档案管理中出现诸多问题。比较常见的就是学校投资使用一种软件之后，不长时间就发现问题，于是重新编制，或者直接不用，使得档案资源出现了严重的浪费，对影响学校档案数字化建设的信心，对于档案管理人员工作效率的提升也是极为不利的。要使数字档案更加规范，具有兼容性，[4]就需要有统一的格式标准和业务规范，使得档案管理更加顺利。学校需要明确档案管理信息化建设的目的，制定标准化的程序，档案管理人员需要将每天工作的内容进行公示，并接受检查，充分利用档案管理软件开展工作。
4、做好档案管理信息化建设的安全维护工作
中学档案中包括很多教师的科研成果，有着很高的价值，在档案管理中需要提高认识和重视。但是档案信息化的形式使得这种档案面临着巨大的风险。所以需要做好档案管理的安全技术防范工作，使用先进的安全防范技术，如加密技术、防病毒和入侵技术，照片、电子信息恢复技术等，维护档案管理的安全性。此外还需要建立异地备份制度，对于中学档案需要异地存放一份，防止出现重大灾害导致档案被损坏，避免损失的出现。对于比较重要的电子档案，要实现同质备份与异质备份相结合，将其转换成缩微品，从而实现其长久的可读。[5]学校的档案安全维护体系建设需要大量的人力以及财力支持，学校需要为其拨放一定的资金，专门用于档案保密系统的建设，聘请专门的技术人员检查和维护档案安全系统，使档案管理更加安全。
三、结束语
总而言之，当前科学信息技术快速发展，档案管理信息化建设已经成为社会发展的重要趋势，并且已经成为中学档案管理需要完成的重要任务。档案管理工作人员需要承担起相关的责任，进一步优化档案管理信息化建设的方案，提高档案管理信息化的水平。需要认识到中学档案管理信息化建设是长期的过程，在此过程中中学领导以及管理人员需要充分发挥信息技术的优势作用，将档案信息化建设落实到实处，提高档案管理的信息化水平。
参考文献
[1]谢湘平.对中学档案管理信息化建设的分析与研究[J].经济研究导刊,2011,13:212+227.
[2]陈英.对中学档案管理信息化建设的分析与研究探索[J].好家长,2016,33:172-173.
[3]黄焱琳,郑骅.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务,2013,19:158+160.
[4]马晓蕾.中学档案管理信息化建设的有效策略[J].学子(教育新理念),2014,17:66.
[5]黄凤云.信息化条件下创新中学档案管理工作的思考[J].时代教育,2014,16:172.
作者：孙翠云 单位：山东省菏泽第一中学
