在工程建设中，物资采购环节是一个至关重要的环节，它直接影响到工程建设的进度。为了能更好的开展物资采购工作，保障物资供应，这就要求在物资采购工作中，对各环节要有正确的认识，了解各环节存在的问题，对流程进行精细化的管理，形成一套行之有效的操作程序。
1、工程建设物资采购中常见的问题
1.1人员配备不足，不相容岗位未完全分离
许多企业为了节约开支，组织机构设置比较简单，采购部门设置一人，甚至不设置采购部门，由其他部门人员代替采购，导致不相容岗位很难完全分离。最常见的现象是从采购需求确认，询价、供应商选择、合同的编制与签订到验收、付款申请与执行整个采购流程完全由一个人执行，不相容岗位不能完全分离，导致诸多采购问题发生。
1.2采购计划的编制不准确
有些工程施工受第三方施工制约比较严重，第三方施工周期的不确定性，导致施工不能按照计划实施，需求部门与采购部门缺乏有效及时的沟通，造成物资采购计划编制不准确，物资备货针对性降低。
1.3程序复杂，采购周期长
物资采购过程要经过一系列流程，涉及计划、工程、财务、仓储、采购等部门，程序繁琐，一项物资从需求计划到最终物资入库经历采购需求统计、采购计划上报与审批、供应商选择与谈判、合同的签订、物资的生产及发货等环节，一般需要半个月到一个月，甚至更长的时间。而很多工程项目因为工程周期及进度原因对该工程物资的需求比较急，但物资采购部门必须在满足各项制度的要求下保证程序的完整性，这就造成了物资采购工作因客观条件限制不能及时满足工程施工。
1.4库存控制困难
在物资采购管理工作中，平衡库存是一项重要的要求，也是一项难度较大的环节。一方面，为了保障物资供应，采购部门对一些供应难度较高的物资会超量采购，这样会造成库存积压。另一方面，因为工程施工计划的不准确或一些其他原因，有些工程急于开工，而采购程序复杂，采购周期较长，造成一些物资不能及时补充库存，从而影响到工程建设。
1.5供应商管理存在不足
在新的供应商选择方面，存在信息不畅。不少企业对进入市场的供应商采用了准入制度，但因准入的供应商数量较多，下一级企业采购部门对相关供应商实际生产能力、产品质量、公司信誉等相关信息了解不够全面，不能对供应商进行全面系统的考量。采购部门在信息不充分的情况下有可能做出有缺陷的决策。在已合作供应商方面，，没有建立完备的供应商数据库，对供应商缺乏分类管理，导致采购部门对不同供应商的企业特点、地域分布、行业属性、主导产品、技术水平、服务能力等没有一个系统的认识，不能建立一个有效的供应商绩效考核机制和反馈机制。
2、物资采购流程精细化管理定义及其意义
在工程建设中，物资采购管理的目的就是要选择合适的供应商，在确保品质的前提下，与合适的时间，以合适的价格，购入合适数量的商品，使得企业能够以相对较低的成本进行工程建设活动。物资采购流程精细化管理是一种管理理念和管理技术，是将系统化规则运用程序化、标准化、数据化的手段，使组织管理各个程序环节能够精确、高效、协同、持续运行。采购工作每天要面对产品价格、采购进度、交货进度、供应商、付款等等诸多问题。将这些问题进行系统化的处理，建立一套完整的数据库并利用数据库带来的好处，就可以起到提高采购效率、完善企业的采购流程管理体制、优化采购模式，提高采购质量，降低采购成本的作用。主要意义表现在以下方面：
2.1岗位职责方面
精细化管理能够明确岗位人员责任，提高工作效率，便于对各岗位工作人员的监督，利于物资采购工作向着积极健康方向发展。
2.2计划编制方面
精细化管理能够为需求部门与采购部门的有效沟通提供便利，能促使需求部门更详细的安排自己的施工计划，更准确的上报物资需求，从而使采购部门编制的物资采购计划更准确更具针对性，更大限度的保障了工程建设。
2.3采购过程方面
精细化管理能够使采购过程精确、高效、协同、持续运行，能够使采购部门根据不同物资类型确定不同的采购方式，优化采购模式，提高采购质量，降低采购成本，缩短采购周期，确保物资采购过程在高效可控的条件下开展。
2.4物资验收方面
精细化管理能够明确参检部门分工、验收程序和验收方法，能够使验收工作按照切实可靠的业务流程开展，保证了入库物资的质量。
2.5资金结算方面
精细化管理能够建立完整的付款流程，严格控制资金流出，保证每一笔付款都经过有效的审批，使采购付款业务循环有效运行。
2.6库存控制方面
：精细化管理能够使库存物资得到合理有效的管理和控制，使其储备保持在经济合理的水平上，更好的为工程建设服务。
2.7供应商管理方面
精细化管理能够对供应商的信息进行系统的收集和汇总，使物资采购部门对供应商有一个真实全面的了解。在新供应商选择上，能避免因信息了解不充分等原因做出的有缺陷型决策。在已合作供应商上，能够对其进行有效分类，依托完善的评价体系对其综合能力进行客观评价，利于供应商的优胜劣汏。
3、如何进行物资采购流程精细化管理
3.1岗位职责方面
3.1.1制定采购管理相关制度。3.1.2明确各岗位人员分工与权限，做到不相容岗位分离。3.1.3对各岗位人员工作流程进行规范，明确岗位人员责任。3.1.4对各岗位人员进行绩效考核。
3.2计划编制方面
3.2.1明确与计划编制相关的各人员职责3.2.2要求相关部门与各方进行有效的沟通，制定详细的工程施工计划，对相关项目进行轻重缓解分类，了解施工进度，对上报的施工计划负责。3.2.3要求设计单位对所设计材料设备的规格、型号、技术要求等参数负责，对由于设计变更、技术参数、数量等提报不准，造成采购计划编报失误，产生新的积压的追究有关人员责任。3.2.4采购人员对相关部门的需求计划进行汇总，在平衡库存的基础上编制材料采购计划。3.2.5完善与计划编制相关的各种表单，做到有据可查。
3.3采购过程方面
3.3.1明确采购过程中各人员责任和权限。3.3.2对采购过程中各人员工作进行合理分配。3.3.3选择合适的采购方式。在采购方式的选择上采购部门应本着“自由灵活“的方针进行操作，物资采购过程中可供选择的采购方式有很多，但要根据具体的情况选择合理的采购方式，从而保障物资采购顺畅高效的完成。招标采购方式一般比较适合大宗物资的采购。采购部门公开招集有能力的供应商前来投标竞标，这样既避免了供应商的讨价还价，也促使了供应商为了中标而降低成本与价格。竞争性谈判采购方式适于采购的物品技术质量水平比较复杂且需求量较大时，采购部门直接邀请厂商参加谈判，从而既可节省中间供应商的加价环节，又可争取到厂商提供的特价，询价采购方式适于现货或价值较低技术标准统一的产品采购。3.3.4做好采购前期准备工作3.3.4.1分析采购需求。采购前要清楚企业需要什么、需要多少、需求时间，制定需求清单。3.3.4.2收集供应商信息。了解供应商的规模、信用，履约能力，市场份额以及市场对其产品的质量评价。3.3.4.3整理分析供应商资料。要鉴别资料的真实性和可靠性，筛选出有价值的信息。3.3.4.4调查资源市场，了解市场行情，为在采购谈判中的决策提供数据支持。3.3.4.5确定采购目标。将采购目标分为最低目标、可接受目标、实际需求目标、最优期望目标，努力促使采购目标向着更好的方向推进。3.3.4.6利用灵活的谈判技巧进行谈判，将采购方利益争取到最大化。3.3.4.7加强采购文件管理3.3.4.7.1确保采购文件相关记录及时准确。3.3.4.7.2对各种文件进行标记、分类，以便查阅。3.3.4.7.3文件应为采购分析提供依据，以便分析产品价格及品质趋势。
3.4物资验收方面
3.4.1明确验收人员相关责任。3.4.2确定验收业务作业流程。3.4.3确定不同物资的检验方法。3.4.4对验收中出现的问题及时记录、及时处理。3.5资金结算方面3.5.1确定资金结算审查审批程序，明确审查审批权限。3.5.2建立完整的合同履约台账，实时掌握合同履约情况。3.5.3提前上报资金计划。3.5.4完善资金结算表单，编制付款明细表，对每一笔付款信息进行登记，确保资金结算清楚，可控。
3.6库存控制方面
3.6.1制定库存控制管理制度和管理流程。3.6.2运用ABC库存管理法进行库存管理。将库存物资按品种和占用资金的多少分为特别重要库存（A类）、一般库存（B类）、不重要的库存（C类）三个等级，然后针对不同等级进行管理和控制。3.6.3根据现有库存量、采购需求等数据确定各类物资经济订购量和订购时间。3.6.4在实际调查、理论分析、数据掌握的基础上编制合理的库存计划，最大限度地降低库存成本。3.6.5根据库存量的变化实时更新库存信息。3.6.6对呆废料进行及时处理。
3.7供应商管理方面
3.7.1完善供应商选择的标准。供应商的选择要从技术水平、产品质量、采购成本、供应能力、管理水平、整体服务能力、快速响应能力、地理位置等条件着手，建立完善的选择标准。3.7.2收集供应商的信息，整理分析供应商相关资料。要从供应商的服务范围、企业规模、企业信誉、生产技术、历史合作情况、售后服务情况等方面对供应商进行详细全面的了解。3.7.3对供应商开展实地考察工作。实地考察是对供应商信息了解，能力评估的最有效的一种方式。实地考察供应商应着手从以下几个方面着手：管理能力，设备能力，过程能力，产品衡量和控制能力，员工技术能力，采取纠正措施的能力，以往绩效的记录能力。3.7.4建立完善的供应商考核评价体系。考核评价体系的建立直接影响到对供应商的认知和评价。考核评价体系项目要包括以下方面：企业规模，企业信誉，产品质量，产品价格，产品认证水平，生产技术，加工工艺，开发能力，交货能力，配合度，售后服务情况等。各项目考核评价后对评价结果要认真分析。对合格、优秀的供应商优先议价、优先选择，对有问题供应商进行资格重估或取消资格。物资采购工作是保障工程建设顺利进行的前提。在物资采购过程中会遇到各种各样的困难和挑战，只有对采购流程进行精细化管理，才能保证采购工作平稳健康的开展，才能高质高效的完成采购任务，更好的为工程建设服务。
作者：刘桃 单位：菏泽中石油昆仑燃气有限公司
