一、系统功能
会计宝在线财会软件是根据财政部《新会计准则》和《小企业会计制度》等制度与标准，专为中小微企业开发并提供在线会计核算功能的综合系统。该系统拥有自主知识产权，具有财务核算、固定资产管理、工资管理、存货管理和报表管理五个模块（如图1所示）。1.财务核算含日常记账和月末记账。系统需先开总账户，再开明细账户。总账科目分为6类，其中，“1”代表资产类，“2”代表负债类，“3”代表共同类，“4”代表所有者权益类，“5”代表成本类，“6”代表损益类。日常记账包括营业收入、材料采购、成本核算、销售费用、办公费用、工资管理、福利管理、财务费用管理、差旅费管理、固定资产管理等功能；月末记账主要是计提固定资产折旧、计提税金、计算当期利润和计提所得税。2.固定资产管理先对企业的固定资产进行分类，再按分类设置卡片清单，输入卡片清单后，系统便能对企业的各类固定资产进行管理。系统能根据不同固定资产的折旧率，自动对各类固定资产进行折旧。3.工资管理以工资表的形式，对企业部门和员工的工资进行管理。系统能设置部门，也能增加或删除部门。用户可根据当地实际情况设置养老保险、失业保险、医疗保险、个人所得税的缴存比例，系统便能自动计算出每个员工的应缴费用。4.存货管理存货管理是本系统特有的功能，适合存货量多的企业。它能对企业的材料、库存商品、包装物等进行核算。系统通过建立仓库、输入原始存货及每次入库与出库数据，便能实时计算出企业的存货数量、单价、金额、材料成本、出入库明细等信息。5.会计报表功能系统能自动生成企业的总账、明细账、资产负债表、利润表、现金流量表、固定资产清单、折旧清单、工资表和个人所得税等，能自动计算出当月销售成本和存货平均单价。系统所生成的各种报表，格式符合企业、税务、工商和银行等部门的管理要求，便于装订与保存。
二、系统网络架构及日常操作
会计宝在线财会软件在Linux操作系统下用PHP语言编写，使用MySQL数据库，按B/S架构开发。系统建有50平方米的中心机房，分别接入中国联通与中国电信两个网络运营商各一条4M光纤（一主一备）。中心机房有2台标准型机柜，1台安装网络设备，1台安装服务器。系统运行在3台IBMX3550M3机架式服务器（4G内存、4块146G热插拔SAS硬盘）上，其中2台是主服务器：1台管理长江以南的用户，1台管理长江以北的用户。第3台服务器能按设置的时间定时对系统所有用户的数据信息进行自动备份，同时也是整个系统的备机，保障系统能快速处理各类突发事件，及时恢复系统与所有用户的数据。系统安装了1台CISCO3640路由器、1台24口的CISCO3750交换机与1台天融信1503防火墙，对CISCO3640路由器进行了静态浮动路由配置，实现了主、备光纤的自动热切换，全面提高了网络的稳定性与可靠性，并对CISCO3640路由器进行了安全访问控制策略配置，划分了虚拟子网，实施了定期监控和QoS等安全策略配置，从而全面提高了网络系统的安全性。系统网络架构如图2所示。系统的日常操作如下。1.用户设置用户注册成功后，获得初始的用户号、密码及管理员名称与密码（由在线软件开发商提供），登录系统，选择“参数设置及用户信息”，更改用户的初始密码，并录入企业名称、电话、地址、邮箱等基本信息。再选择“操作员管理”，重新设置操作员名称与密码，并分配操作员权限，位于操作员列表第一位的操作员，系统默认为系统管理员，拥有系统最高级别的操作权限，能对其他操作员的操作结果进行修改。在系统的“用户信息”中，显示有用户号、使用期限和操作权限等信息。使用期限到期后，用户将被系统自动关闭，不能访问系统，因此，系统管理员必须注意使用期限。系统对记账设有复核功能。在“用户信息”中勾选“复核”后，复核程序启动。此时，录入的会计凭证，必须换人复核，才能进行账务处理。未经复核的会计凭证，仅保存在“临时文件”中，不能进行账务核算。2.期初建账与数据移植系统管理员要先设总账科目，再开明细账户。总账科目号为4位顺序号，开立时在“总账科目列表”中选取。明细账开户应根据会计制度的要求和本企业的管理需要，依次选取总账科目并录入3位顺序号和账户名称。在“科目表”中可以查看已开立的总账和明细账户以及科目的“期初余额”。总账科目名称、明细账名称与明细账期初余额可通过二次开户更改，但是有凭证记录和期初余额的明细账户不能销户，总账销户需在该科目下的所有明细账户全部销户后，方可进行。企业在确定总账和明细账余额相等、资产和负债及所有者权益平衡后，按明细账依次开户，并准确录入账户余额。借方余额录入正值；贷方余额录入负值，系统根据明细账余额，自动汇总生成总账余额，从而完成企业的财务数据移植。3.日常记账根据业务量大小，可每日也可定期（5天、10天或月末）记账。系统可先手工编制凭证再记账，也可直接进入系统“凭证记账”中，直接输入凭证要素，系统便自动地将该笔账记入“明细账”与“总账”。系统能自动审查“借贷”平衡，并自动生成并打印该笔记账凭证。会计人员少的企业，可选择免“复核”。系统具有“常用凭证摘要和科目账户检索”的帮助功能。4.月末记账月末记账即计提固定资产折旧、计提税金、计算当期利润和计提所得税。5.凭证流水查询、修改与删除已录入的会计凭证，可按月查询“流水”，点击“流水号”能打开该笔记账凭证，并可进行修改、删除或打印操作。6.明细账、总账与报表系统能按账户列表查询、打印明细账，能按科目列表查询、打印总账，能按月自动生成并打印资产负债表、利润表和现金流量表。7.存货管理对企业的材料、库存商品、包装物等库存货物进行核算管理，具有建立仓库、建立存货、入库、出库、查询流水、统计领用材料成本或商品销售成本、存货明细账、存货汇总表、存货期末处理等功能。系统需先进行“仓库开户→存货开户→入库”，再执行领料销售、存货明细、成本、汇总与期末存货等功能。“存货明细账”按品种设置三级账号：一级为材料或库存商品的名称,设4位数字；二级为仓库号，设3位数字；三级为顺序号，设3位数字。每个仓库最多可放置999种商品。存货的仓库号应与财务部门的存货明细账对应，以便于余额核对和量价监控。存货单价按移动加权平均法计算。8.固定资产管理通过“卡片清单”对企业的各类固定资产进行管理。系统在固定资产类别中，预先设置了房屋建筑、机器设备、运输设备、电子设备、办公设备共五类资产。当月购入的固定资产，次月录入卡片清单，开始计提折旧。录入时应根据固定资产的类别，确定折旧年限，并推算出未提折旧月数。系统自动在每次记载折旧后，将未提折旧月数减1，直至为0时，系统便停止对该固定资产计提折旧。固定资产的残值，统一按5%计算。出售或报废固定资产时，在“出售或报废栏”输入减少的数量，固定资产的余额便自动减少。系统能自动生成固定资产当月的折旧清单。记载折旧后，当月折旧数累计到卡片清单的“累计折旧”项上。用户根据打印的折旧清单，编制凭证，记载管理费用和累计折旧明细账。9.工资管理通过“工资表”，对部门和员工的工资项目进行处理。点击“部门号”可以修改部门名称，点击“职工序号”可以修改或删除职工的工资数据。用户应根据打印的“工资表”，编制凭证，记载管理费用和应付职工薪酬明细账。10.期末处理包括月末处理与年末处理。月末处理主要是月末打印余额表和自动结转损益，年末处理主要是打印全部的总账、明细账和年末结转数据。年末处理后，整个系统的凭证流水、明细账、总账、报表数据将被全部清空为零，账务自动转入下一年度处理。需要注意的是，年末处理必须在明细账、总账、报表全部打印完毕，并做完年度数据备份后进行。11.数据备份用户每次记载账务或录入数据结束后，可进行数据备份，以备特别需要时快速查询数据。这里所说的数据备份是系统特有的离线操作功能，是将数据备份在用户自己在本地使用的电脑或移动存储介质中。
三、系统特点
1.应用创新中小微企业规模小、人员少、管理简单，一般没有专职的会计人员，该系统就是针对这些特点，专为中小微企业开发的在线财会软件系统。该系统具备会计核算的财务、工资、固定资产、存货管理和报表等功能，内容完善，功能强大，流程清晰，操作简单易学，投资少，是中小微企业提高管理水平，规范财务核算，减轻工作负担的最佳工具与选择。企业免安装，不维护，凡有网络的地方，用户均能随时、随地地进行会计核算。中心机房配有专职的管理与值班人员，能随时对整个系统的软、硬件及数据进行维护和管理，全面保障了整个系统7×24小时安全、稳定、可靠的运行。2.技术创新该系统将企业会计核算的所有内容提供给用户，减少了企业核算时的操作量与录入量；具备良好的人机互动操作界面，便于用户使用；在Linux操作系统下开发，避免了“木马”等各种常见病毒的入侵与危害，有效提高了系统的稳定性与安全性。使用MySQL数据库，能管理海量的企业用户，该数据库能迅速扩充，可满足用户数的线性增长。系统使用多线路接入、多路服务器、缓存处理与多线程等技术，并通过合理的网络配置，实现了网络流量及服务器的负载均衡，大大提高了整个系统的数据吞吐量、处理能力和对客户服务请求的响应速度，让用户在实际应用中，感觉不到网络传输及服务响应延迟。3.管理创新该系统是在线软件，采用B/S架构，具有高级别的稳定性、可靠性、安全性与保密性。用户只需输入系统域名进入系统后直接使用，后台均由服务提供商负责管理。系统为企业提供了一个崭新的、无后顾之忧的现代化会计核算与管理模式。4.使用便捷该系统尽可能地适应了用户的会计操作习惯，只要操作人员稍懂会计与计算机知识，便能很快熟悉系统，对本企业进行会计核算。系统的人机界面优良，有尽可能多的“自动记账”功能，并设计了很多提示与帮助功能，方便简单。系统在设计上，将同类的核算都放置在一个页面中，方便快捷，实现了“一次清”。
四、系统的安全性
一是系统是在线软件，服务提供商按照国家二类机房标准，为系统修建了中心机房，满足了系统连续、稳定、安全运行的要求。中心机房的配置如图3所示。二是在中心机房接入了两条供电线路，配有60kW的柴油发电机组。这三路电一主两备，并通过相关设备，实现了自动切换。两台并联的APC模块冗余的UPS（10KVA），为机房的主设备提供了双总线供电，提高了供电系统的可靠性。三是采用了隧道和虚拟专网技术，为特需的用户，提供了更加安全的信息传输通道。四是使用了金融业专用的防火墙，对非法访问与连接进行了彻底的隔断，确保了整个系统与用户数据的安全性。五是使用了3A认证网络安全策略。通过对路由器、交换机和认证服务器等设备网络参数的配置，实现了通过用户注册登记的用户名及与之对应的密码来确认远端访问用户的身份，进而判断访问者是否为合法的用户，全面禁止了非法访问。通过计账功能，记录了用户使用网络服务中的所有操作，包括使用的服务类型、起始时间、数据流量等信息，对网络的使用起到一定的监视作用。六是在进入会计宝系统主界面后，要通过输入操作员号及与之对应的密码，来实现对用户合法性的第二次确认，再次保障了每个用户会计信息的保密性、安全性。七是系统具有交易可审计性。凡用户登录系统开始操作，系统便能在该用户的数据库，自动记录下该操作员的用户名、操作员号、进入系统的时间、操作内容（记账、修改、删除等）与退出系统的时间等详细内容，并保存两年时间，以便日后核查审计，保障了每个企业会计信息的真实性、完整性与合规性。八是系统具有数据库加密功能，全面提高了用户数据的安全性。即便有非法入侵，如果不能破解加密数据，入侵者也无法盗取用户的信息。九是系统建立了完善的《系统管理制度》、《业务系统突发事应急处置预案》、《数据备份计划》和各种登记薄。系统管理人员严格按照制度办事，严禁查看、泄露用户的任何信息，并将各种故障处理的起始时间、现象及处置结果等情况准确地登记在册。业务系统与数据信息采取双备、异地保存方式，保障信息安全并便于系统快速恢复。会计宝在线财会软件，为众多的中小微企业提供了一种便捷、廉价、高效的现代化会计管理手段，能够规范企业的财务管理，充分体现财务管理在企业经营管理中的核心地位与价值理念，全面提升企业的经营与管理水平，拓宽企业的发展空间与融资渠道，为企业带来更大的经济与社会效益。
作者：夏黎晔 魏敏 单位：中国人民银行平顶山市中心支行
