一、横向信息流
直接的横向信息流是两个没有直接的上下级关系的两个单位之间的信息交换。间接的横向信息流指的是两个平级单位的信息互换要通过第三方来进行，这个第三方必须既非两个单位的共同上级，也非两个单位的共同下级的单位，可以是与信息互换的两方平级，也可以与信息互换的两方无关。在完全的市场竞争体系下，信息交换都是横向信息流。彼此没有直接决策权力的单位或者个人之间相互交换信息。随着市场经济体制的不断完善，高校图书资料管理体制也在逐渐发生变化，横向的信息流动也逐渐变得越来越重要。与纵向信息流相比，横向信息流的主要优点是：时效性。横向信息的流动往往比纵向信息流快捷，这是因为横向信息流特别是直接的横向信息流无需经过复杂的中间过程，就能完成信息交换。与纵向信息流动相比，横向信息流动会更好地保证信息的时效性。灵活性。与前面所说的纵向信息缺乏灵活性相比，横向信息的灵活性比较强。信息交换可以不经过一些预先设定的严格程序，而是可以随时通过各种方式来实现。并且信息交换的双方可以根据自己决策的需要排除无效信息，快速捕捉和整理有效信息。横向信息流也有自身的缺陷：一是不便于规范管理。横向信息流更多地是学校在引入了市场竞争机制后自发形成的，这种自发性导致了灵活性，也导致了管理上的不便。二是不便于信息集中。横向信息流是不利于信息结构的集中的，也就是说，与事件相关的当事人中没有一方可以获得与决策相关的全部信息。在这种有很大的不确定性的前提下，某些决策必然是盲目或者错误的。三是不便于统筹规划。上级部门无法掌握所有信息，少了一些可以用于把握全局的依据。在做出与组织相关的大的目标的决策时，不能站在全局的高度上协调和统一安排。横向信息流主要有以下几种：一是从计划经济体制沿袭下来的传统的学校管理模式中存在的横向信息流。它包括图书馆之间的信息交流；实验室与负责器材设备采购的单位之间的信息互换等。二是由于高校图书资料管理体制引入市场经济体制而产生的横向信息流。它主要包括高校图书资料采购的各种招投标信息。三是非正式通道的横向信息。例如，今年来在各大高校中迅速兴起的BBS就是学生个人或学生和老师之间传递信息的重要途径。学生社团、学生会、班级现在越来越多地利用这类非正式的横向通道进行信息传导，从而影响图书资料管理。由此可见，信息通道对信息流的意义至少可以归纳出以下几点：第一，纵向通道和横向通道都是实际存在的，且二者在分工上有差异，即它们各自负责的信息内容和作用上有差异，所以不可能互相取代。第二，纵向通道和横向通道各自有其优点和缺点，而且这些优点和缺点基本上是互补的。所以要予以两种通道相同的充分重视，在使用每种通道时都要注意扬长避短，充分发挥优点、避免缺点或弥补方法的不足。第三，对于纵向通道的规范主要可以采用制定规范或行政措施来实现。对于横向通道的规范则要复杂一些，需要通过间接的措施来调节。
二、信息集中
高校图书资料管理要构建一种简单、明了、固定的信息机制，在很大程度上取决于信息集中，而高校图书资料管理的有效性，也在很大程度上受制于信息集中。关于信息集中的问题，就像经济学家里昂尼德•赫维茨指出的那样，如果经济体系的参加者中至少有一个人能够获得关于一切其它当事人面临的环境和他们将要采取的行动的全部信息，那么，信息结构就是集中的。从这一概念出发，在一个高校图书资料管理中，如果至少有一名决策者能够获得关于一切其它当事人面临的环境和他们将要采取的行动的全部信息，那么信息结构就是集中的。信息集中的极端情况是：中央计划部门获得一切关于图书情报信息，然后再通过层层传达，对各级各部门发出指令。与之相反，信息完全不集中则是另一个极端状态，即在完全竞争的市场模式下，没有一个当事人拥有关于任何高校图书资料管理情况的信息，不知道或不关心任何高校图书资料管理者的未来行动。信息通道指的是横向和纵向两个方向的通道。其中，横向的信息通道又包含了直接的横向信息通道和间接的横向信息通道。纵向的信息通道指自下而上，上下级之间的层层传达，比如说科研经费的申报就是属于一个信息的纵向传导的过程。横向的信息通道指的是同级之间，两个或两个以上的部门之间的信息传导。直接的信息传导指的是两个部门之间互相交换信息的过程。比如说，图书馆与教学管理部门之间需要互相交换信息，以便使得图书馆的藏书能满足教学需求，这属于两个平级部门之间信息的互换，是直接横向的信息传导。间接的信息传导指的是两个部门通过两个部门之外的第三方作为中介，进行信息传导的过程并且第三方既非上级部门也非这两方的下级部门。典型的信息的横向传导的例子是：图书资料设备管理部门采购与招投标管理中心之间存在很多横向的信息传导，其中有直接的横向信息传导，也有间接横向的信息传导。一般地说，纵向的信息传导更适合于信息的集中，因为纵向的传导过程本身就是一个上下级之间传导信息的过程，自下而上的信息上报本身就是一个信息由下级往上级集中的过程。若将两种横向通道相比较，则是间接的横向信息传导比直接的横向信息传导更有利于信息集中，因为在间接横向信息传导过程中，起中介作用的第三方收集了其它两方的信息，信息在起中介作用的第三方就形成了一定程度上的集中。信息的传导方式指的是通讯能力的质和量。从制度上来说，完善的信息制度、规范的信息传导流程是信息顺利传导、信息集中的保障。从技术上来说，传导信息所使用的工具直接影响了信息传导的质和量，以及效率。随着网络技术的不断发展和完善，互联网成了高校图书资料管理的最重要的信息传导手段。值得注意的是，互联网的优点不仅在于其大容量和方便快捷，而且在于预先设定好的规范流程为信息传导提供了更规范、更统一的路径，这些都有利于信息集中。信息的处理是指从大量信息中筛选出有效信息并分类整理的过程。信息的处理能力是通过以下几种途径来影响信息集中的。一是速度。信息处理得越快，有效信息的传导就越快，信息就可能尽快地集中。二是筛选和分类整理的有效性。高的信息处理能力意味着筛选出来的信息是完整的并且不含多余信息，分类整理是快捷并且正确的。也就是说，良好的信息处理能力意味着选择和整理信息的有效和速度有利于信息集中。传导所用的语言是指每个决策者都有用以描述信息的“内部语言”。在高校内部，这些语言所传达的信息对于每个人都有相同的意思，能够被完整并确切地加以理解。但是，为了同其他高校交往，他就必须使用某种“外部语言”。一个信息对任何两个或两个以上高校具有同一含义，就成为“共同语言”形成的必要条件。当各参加信息互换的高校使用的语言不能被其它高校所理解时，就会产生语言问题。因此，在高校图书资料之间的信息传导，有时候会需要将“内部语言”转换为“共同语言”以实现信息的传导。“内部语言”转换为“共同语言”的难题之一，在于转换过程中有可能丢失部分信息或使某些信息产生不符合原本信息含义的歧义。
三、高校图书资料管理信息机制的构建
就制度来说，高校图书资料管理信息机制的构建，主要是从各种信息的分类入手，寻找满足信息机制有效运行的条件。高校图书资料管理的各种信息归纳起来，可以大约分为图书资料信息和网络资源信息。传统的图书馆是一个大学最重要的组成部分之一，是科研和教学工作的重要保障。随着网络技术的普及，网络资源、电子期刊也成为重要的信息来源。图书和网络资源信息提供了教学和科研的必不可少的信息。满足高校图书资料管理信息机制有效运行的条件是真实性、时效性、全面性、针对性、灵活性和规范的信息制度。真实性是信息的有效性的最基本的条件。保证信息真实性的关键不仅在于传导过程中坚持诚实的态度，保证信息的真实性的关键还在于在传导过程中的每个环节不要产生歧义。这就涉及到传导过程中的“内部语言”和“外部语言”的问题，在“内部语言”和“外部语言”的转换过程中，要注意信息的内涵的准确传达，不能传导不全面的信息（减少了一部分内涵），有歧义的信息（错误的理解内涵），或者多余信息（在转换过程中增加了新的信息）。信息是对时效性的要求最高的资源之一。及时的信息会带来最大的效用。反之，不及时的信息的效用会减弱很多，甚至完全失效。所以，在建立信息机制时，应该重点从各方面保障信息的及时传达到位。所谓信息的全面性，指的是信息要包含与高校图书资料管理有关的各个方面。比如说，需要收集图书馆方面的情报，就需要取得与教学、出版商、财务部门、其它学校的图书情报等等一系列的信息。各个部门需要的信息是不一样的。高校图书资料管理中有科研性质的部门、与教学相关的部门、行政职能部门。这些部门各自所需的信息是完全不一样的。另外，文理科的科研、教学之间的差异也决定其所需信息的差异。高校图书资料管理信息结构的灵活性指，决策者在利用信息做出决策时，能够方便地把握信息结构的主题，快速减少冗长和无关的信息。规范的高校图书资料管理信息制度包括：流程规范。一是高校图书资料管理信息主管部门的设置和完善，现代高校图书资料管理可以以图书馆、计算中心作为依附，建立专门的信息中心，作为专门的、职能明确的信息管理机构。二是整个学校参与传导信息的各个单位要有关于信息传导的明确的规定和流程，充分对关于信息传导的各个环节和各种请款予以考虑，预先做好相关的规定和计划，以便使得信息传导按预先的规定或计划在可以预见并为信息传导的各方面所熟悉的程序进行。责任规范。一是在高校图书资料管理信息队伍中加强信息的重要性和信息规范准确及时传导的重要性的教育，使负责信息工作的队伍树立起充分的责任感。二是将责任明确规范到到每一个人。三是要挑选业务能力强、接受新事物快的人员来做信息工作，并不断督促其学习并提供学习培训机会，尽量提高信息工作队伍的业务素质。通道规范。高校图书资料管理纵向通道与横向通道各自担负着不同方面的信息传递的任务，是不能互相取代，必须同时发展的。同时，他们各自有其优缺点，各自的特点决定了在管理的时候要采用不同的方法。对于纵向通道，主要靠规范来管理。对于横向通道，主要靠其它调节措施来规范和完善。二者不可偏废，要同时发展，保证两种通道的畅通，并根据其优缺点结合互补，以期各种信息的完善。对于非正式通道，如网络上的论坛、博客，学生社团之间的交流，教师、职工、学生之间口口相传的信息交换等通道，是无法用规范来管理的，对它们只能采取两种措施：一是扩大正式通道的传导范围，使高校图书资料管理提供的正式通道能满足各方对信息的需求，而不再对非正式通道有所诉求；二是适当对非正式通道予以监督，特别是对网络的监督，对矿上机电论文于网上的错误信息要适当予以管制。
作者：代秋菊 单位：华中师范大学
