摘要：市场经济的飞速发展，为我国拍卖行业的发展壮大提供了较大的空间，拍卖水平和拍卖层次也有不同程度的提升。但是，我国拍卖行业起步较晚，距离国外拍卖行业还有较大差距，这不仅体现在拍卖师的差异，更体现在拍卖资料的管理中。通过对以往研究成果的梳理，结合自身对我国部分拍卖行业的调研，对我国拍卖资料在管理中的的问题进行分析，立足于拍卖行业发展趋势，提出了明确目标，尽可能多地掌握资料；完善资料管理制度；掌握科学整理资料的方法，高效率实现资料管理等策略。
关键词：拍卖资料；资料管理；发展对策
中图分类号：F203 文献标识码：A
一、我国拍卖资料管理现状
《中华人民共和国拍卖法》第五十四条规定“拍卖人应当妥善保管有关业务经营活动的完整帐簿、拍卖笔录和其它资料”。这说明了我国法律对于拍卖资料的关注，同时也代表着我国对于拍卖资料的管理开始逐步正规化。拍卖资料管理在法律程序上有严格要求，在各种拍卖案件中也一再被提及，但在现实生活中，拍卖资料的管理现状并不尽如人意，甚至有些拍卖企业并未设置专业的拍卖资料管理机构，拍卖结束后，相关的资料随意放置，拍卖的结束对他们而言意味着所有工作的结束，有些企业虽然设置了拍卖资料管理机构，但是对于资料的管理并未按照相应规章制度实施，造成了拍卖资料管理的混乱。但是也有拍卖企业较为正规，严格按照拍卖资料管理相关规定实施，这样不仅凸显了拍卖工作的正规性，也为拍卖企业未来的发展扫清了障碍，促进了拍卖企业的健康发展。
二、我国拍卖资料管理中存在的问题
（一）重点不够突出，针对性不强
目前我国对于拍卖资料管理的相关制度并不十分明确，很多企业在管理中重点考虑责任划分，对于资料归档中的重点把握不清，以致于资料归档较为混乱，另外，在档案资料的划分中，标准不统一，资料分类中的针对性不明显，很多企业在拍卖资料的管理中并未对所有资料进行细分，仅仅将每次拍卖的资料按照拍卖品的类别进行分类，这样就使得档案资料规整简单而“粗暴”，不利于对拍卖过程中问题的发现，也不利于研究者对拍卖工作经验的整理，并对未来的拍卖工作提出指导性意见。
（二）资料整理不规范
在拍卖资料的管理中发现，目前拍卖资料管理并不规范。首先，拍卖资料搜集中对于书写不规范、合同内容不规范的材料并未剔除或要求重新准备，在这些材料中可能是术语使用存在偏差，也有些是拍卖品相关价值阐述标准不一等等问题，使得材料不够规范。其次，在资料管理中，所有材料未实施规范化管理，不同的拍卖公司根据自身经验及需要对拍卖资料进行管理，具体整理资料的用途有些整理人员也不能清晰表述，显示了拍卖资料管理的不够专业及管理不到位。最后，在汇总归档中存在不规范行为。在目前拍卖资料管理的过程中，多数企业的做法是将每次拍卖的资料直接归档，很多资料整理并不不规范，对于一些细节性的划分并不明确，甚至有些拍卖企业对细节并未划分，追求拍卖效率和利益，忽视资料整理及归档。
（三）拍卖内容不完整
拍卖资料管理中还有一个突出的问题就是拍卖内容整理并不完整。很多资料提供的不完整，这可能导致在后期查询中出现一系列问题，如在拍卖结束之后可能由于对拍卖档案的建立和管理不够重视，特别是在拍卖会后的一些经济纠纷案例中，有的因档案有疏漏而败诉，不仅经济上损失惨重，同时也丢掉了信誉。从另一个角度讲，不完整的资料搜集，极有可能导致在拍卖实施中的片面性，不能准确把握拍卖商品的具体信息，也不能准确知悉当时拍卖的具体情况，对于这些因素可能导致的后期影响也没有预期。而且，这些信息的整理，由于不规范及检索名录的不够细致，很可能对后期搜寻工作带来很多不便，在资料检索及经验借鉴的过程中，也可能由于资料整理不规范，导致后期资料归档过程中人力、物力等资源浪费。
（四）资料与实际市场存在脱节
拍卖资料管理中还有一个明显的问题就是很多拍卖开始之前搜集的产品及相关市场资料与实际并不完全吻合，这一问题也凸显了目前在资料管理中，相关工作人员的管理工作并不到位。就目前来讲，拍卖资料管理的专业技术人员明显不足，在很多企业中，这部分的人才多是由销售人员兼任，或是将资料的相关搜集工作、整理工作交给产品委托人，而拍卖公司仅仅负责将所有材料进行汇总，这就极可能导致搜集的拍卖资料存在片面性，甚至出现与实际市场状况相脱节的现象。再者，由于委托者素质良莠不齐，很多委托人可能存在诚信方面的问题，一味追求拍卖品的价值，在资料搜集中过分夸大产品价值，也可能造成资料的失真。从另一个角度看，由于拍卖行业的特殊性，内部员工也多存在流动性的特点，这就导致了很多员工责任心不强，从而在资料搜集中仅仅依靠单一信息搜索方法，也导致了拍卖资料与市场的脱节。
三、相关对策研究
通过上述的分析，目前我国拍卖资料在管理中还存在的一定的问题，这些问题明显阻碍了拍卖行业的健康、可持续发展。要改变这一现状，实现拍卖资料的高效管理，在具体实施中可以尝试从以下几个方面进行切入。
（一）明确目标，尽可能多地掌握资料
在拍卖资料的管理中，要达到应有的目的，最重要的一点是确定好目标，在目标指引下尽可能多地搜集资料。在目前我国拍卖资料的管理中，对于拍卖资料的内容有相对明确的规定，资料管理者在进行资料管理之前，应该根据不同的情况明确资料目标，并制定简单实施计划，按照计划有条理梳理相关资料，这样既避免了无头苍蝇乱撞的局面，也为之后拍卖资料目录制定奠定了基础，为拍卖资料的分类归档提供了依据。为确保拍卖资料的分类归档工作的顺利进行，提高拍卖资料的水平，拍卖资料管理人员要根据实际需要，制定明确的资料搜集目标及搜集计划，完善相关资料，在实施中可以借鉴国外大型拍卖公司的经验。如朵云轩艺术品拍卖公司在相关资料的搜集中，首先确定拍卖物品，邀请权威人士对拍卖品进行严苛的鉴定，对相关物品拍卖的大型拍卖公司进行现场或资料观摩，制作精美宣传画册到各大城市进行巡回展览，挖掘潜在客户，这些经验都值得拍卖公司在拍卖资料的搜集、整理中进行借鉴。
（二）完善资料管理制度
资料管理工作是一项系统工程，要保证资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录拍卖全过程，就必须制定完善的管理体制，不断加强对拍卖材料的管理，及时发现问题并完善。鉴于此，在拍卖资料管理问题上，首先应该将拍卖资料管理制度进一步完善，对于各种突发情况进行预期，并制定预案，确保拍卖的顺利实施，同时也要求拍卖资料依据管理制度不断完善，这样，在拍卖资料的搜集、整理中就有了明确的目标。随着市场经济运行模式越来越完善，经济行为越来越规范，拍卖行业的运作也逐步规范，在这种趋势下，拍卖行业也应该借鉴国外的成功经验，将拍卖资料的相关管理进行规范化。从这个角度讲，拍卖企业要设立专职档案管理员，对拍卖资料及时登记、整理归档，严防漏项、损毁和散失，同时注意安全和保密，不经企业主要负责人批准，任何人不得查阅拍卖资料，从而在完善拍卖资料搜集、整理、汇总工作的同时，提升资料管理水平。
（三）掌握科学整理资料的方法，高效率实现资料管理
社会的高速发展，在给人们生活带来便利的同时，也使得我们逐步迈入信息化时代，这种信息化不仅体现在信息资源的丰富化及信息交流时间的缩短，体现在资料管理之中信息化技术的随处可见。在拍卖资料管理中，也应该将信息化技术应用其中，确保对资料管理的科学化。要实现科学的拍卖资料管理方法，就需要工作人员对于整个拍卖行业有深入了解，明确在拍卖过程中可能会出现的各种情况，每一种情况应该采取何种措施进行应对，并对相关拍卖产业有清晰把握，这样才能顺利实现资料的有效搜集及管理。同时，运用信息化手段对拍卖过程中的所有资料进行流程化管理，这样既为资料管理节省了时间，也使得资料检索便利性得到提升。所以，为提升拍卖资料管理者的水平，也为促进拍卖行业的迅速发展，有必要在拍卖资料的管理中推行信息化管理技术，满足拍卖行业发展需要。
（四）重视专业人才引进，加大培训力度
拍卖行业的发展离不开专业人才的引进及专业人才能力的提升，拍卖资料作为拍卖行业发展业绩的体现，在管理中也离不开专业的人才。在不仅体现在对拍卖资料的归档、管理，更重要的还体现在材料的管理中，所以说，在拍卖资料管理改革中，还应该关注专业人才引进，加大目前关于拍卖资料专业人才的培训力度，提升工作效率的同时，使工作朝向专业化进程迈进。在人才引进过程中，关注拍卖师引进的同时，关注档案管理专业人才和信息人才引进，提高公司整体团队素质。高素质的团队不仅有利于拍卖业的发展，更有利于材料管理水平的提升。这种提升就有赖于拍卖行业举办的培训。在培训实施中，一般需要设置拍卖行业专业知识、拍卖资料管理技能、现代化管理技术等等内容，帮助拍卖行业工作人员迅速掌握科学的方法，并提升管理水平，满足行业发展需要。值得注意的是，在关注培训工作人员工作能力的同时，还应该关注员工责任心及工作积极性的培训，以便于改变以往资料整理中拖拉滞后、闭门造车、应付突击的现象。
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作者：谭冰兰 单位：河南大学商学院
