【摘要】个人档案记载着个体学习和工作的重要成长过程，对人的发展有着很大的影响。而事业单位文书档案做为记载着事业单位工作过程和发展状况的载体，在单位发展和决策中都发挥着重要的作用。如今，随着事业单位的不断发展，对文书档案的管理也提出了更高的要求。但是目前，如何规范管理文书档案目前仍没有引起事业单位应有的重视。工作人员管理文书档案的观念和方法仍然是比较落后的，这让事业单位的综合发展受到限制。
【关键词】事业单位；文书档案；管理方法
事业单位的文书档案是事业单位工作开展的依据之一，它记录着事业单位的历史进程，包括开始设立、人事变更、最终注销等方面，事业单位工作的日常事务离不开文书档案。这些材料对于查证贪污腐败、违法乱纪等不法行为都有着重要的作用。事业单位的文书档案最终会被收录到国家档案中，是国家档案资料里不可缺少的一部分。另外，社会发展对事业单位的发展也提出了一定的要求，文书档案在必要的时候可以为社会有关机构提供信息，具有很高的价值。因此，如何规范管理文书档案是摆在事业单位眼前的问题。
一、事业单位文书档案发展中出现的问题
（一）事业单位内相关人员缺少规范整理文书档案的意识
一般来说，只要事业单位召开会议或者举办了某项活动，都应该由专职人员做及时的记录。但在实际工作中，相关管理人员并没有立足实际做深入的了解，资料收集不齐全，有时甚至出现了杜撰行为。而日常工作作为文书档案其中一部分，更是没有收到重视。这种不合理的归档意识和收集方式需要从根本上转变，应付行为要不得。
（二）不仅事业单位负责管理文书档案的相关人员缺乏正确的认识，就连领导干部也存在着观念上的误区
有领导这样评价文书档案整理工作：“文书档案并不能为单位创造相应的经济收益，还要派专人去负责，不就是一些抄抄写写的工作嘛，我们保证按时把档案上交国家就可以了。”这就是典型的不负责任的态度。正是由于这种错误的观念，造成了文书档案出现漏洞、失实等问题。
（三）事业单位缺少专门的文书档案记录人员
“兼职”记录的人员对如何整理、归档等程序缺乏必要的培训，不免手忙脚乱，精力不够。有时一个会议已经过去两三个月了，相关人员才对会议进行“回忆式”记录，具体细节都记不清了，常常是为了应付检查才勉强完成，就这样出现了漏洞。
（四）管理制度尚未健全
文书档案的整理十分琐碎，工作程序比较复杂，由于缺少足够的重视和监督，导致档案的管理体制不成熟。没有相应的制度约束，那么拖拉、推诿的行为便无法制止，珍贵资料的缺失是国家的损失，而相应的负责人却没有为此承担责任，这何尝不是一种“助纣为虐”的行为？
二、为规范化管理事业单位文书档案提出的建议
（一）转变工作人员的观念
目前事业单位缺少规范化整理文书档案的观念。有相关人员说过，文书档案就像日记一样，必须每天都要记录，缺少一页就代表划去了一天，那么以后需要这一页，就没办法找回来了。对此，笔者深表赞同。事业单位在快速发展中，不能只考虑经济效益，还要注重综合发展，不敷衍，不应付。
（二）设置专门管理人员
众所周知，事业单位的岗位竞争非常激烈，多设置一个岗位就会对提高就业率贡献一份力量。事业单位应该注重对专门的管理人员进行定期培训，及时获取信息，掌握新的技术。在聘请管理人员时应提高要求，聘请文化素质、心理素质都较高的专业人才，业务能力合格了才能对得起这个岗位，避免有人一知半解，影响档案记录工作。关于培训，首先要使他们有正确的工作态度，把整理文书档案看做一项很神圣的工作，树立正确的理念。同时，必须学习现代信息技术，不能闭门造车，不断学习才能提高业务水平。另外，事业单位要定期组织交流会，只有同行业的工作人员才能碰撞出火花，得到有用的经验。
(三)学习先进的文书档案管理技术
如今互联网技术发展迅猛，文书档案的管理不能只依靠传统的方式，必须在互联网中寻找新的方法。目前，办公自动化系统越来越流行，在办公室内收发文章都可以通过OA实现，这项技术不仅适用于办公室，整理档案时也可以应用的到。通过计算机收集、整理、归纳文书档案，不仅简化了工作人员的工作程序，还提高了工作效率，一举两得。电子文件和纸质文件互相补充，能够有效地减少错误，有利于文书档案的进一步发展。
(四）更新有关设备
只学习先进的技术是远远不够的，事业单位应该推陈出新，原有的相对陈旧的设备要适时淘汰，购置新的设备。事业单位应该抓住科技发展的步伐，不能让自己太过落后。如果仅仅依靠经济效益判断一个工作的重要性，那这个单位无法实现更高的发展水平，所以，要学会综合考虑。如今，在其他行业都快速发展的形势下，事业单位要想实现飞速发展就必须脱离原有的陈旧环境，脱去“长大褂”换上“中山装”。
（五)完善监督工作
设置了专门管理人员不代表这项工作和其他工作人员无关了，文书档案每天都要记录，日常事务比较琐碎，难免会出现错误，因此，其他工作人员要具备责任感，对文书档案进行定期检查，及时提出建议，便于修改。要加强对档案的监督，尤其是财政档案，就必须建立相应的监督管理部门，有效监督才能提高相应人员的警惕，避免出错。同时，监督人员要学会筛选有用信息，不可大小事都上报给相关领导，这样不仅没有提高工作效率，还妨碍了领导的工作，导致文书档案的记录更加繁琐。最后，要通过相关政策、措施等方式促进文书档案管理工作的进一步发展，发挥监督的实际功能。
三、结束语
根据上文对事业单位文书档案存在的问题和相应的解决措施可以看出，目前社会各界都还没有推动文书档案管理规范化的概念，更别说相应的行动了。事业单位因此损失的很多珍贵资料也无法找回，但我们可以做的就是在今后多加注意，加强管理，最大程度的减少损失。事业单位应该及时更新观念，为促进文书档案的发展做出努力。
参考文献
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[4]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务，2014.
作者：胡黎慧 单位：襄阳市县乡公路管理处
