一、高校特殊载体档案的概念和研究必要性
随着人类文明和技术的进步，不同于纸质档案的特殊载体档案种类不断丰富。通常特殊载体档案是指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等。相比纸质档案，它记录信息更立体、直观、生动，在还原事件和现场细节上具有独特作用，在办展、编研中尤显突出，能提升档案产品的文化性、趣味性，宣传、教育作用强。本文所研究的高校特殊载体档案是指高校所保存的除了纸质档案之外的其他各种载体档案的总称。特殊载体档案在校园文化传播、校史校志展陈、国内外交流、学生德育教育、学校信息资源产品开发中发挥的作用越来越重要。因此各高校档案部门有必要加强对特殊载体档案的管理。
二、高校特殊载体档案管理现状
高校特殊载体档案主要集中在影音声像档案、缩微胶片、印章、奖杯、锦旗、标牌、对外交流中的纪念品、校友捐赠物品、书画作品、教学或科研标本及电子档案等。2013年笔者对20家在京高校进行了调查，结果显示，85%的高校档案机构馆藏中涉及特殊载体档案，其中75%的高校涉及声像档案，85%涉及到各类实物档案。但管理现状不容乐观，具体表现在以下4个方面：
（一）保管分散、档案完整性差
特殊载体档案的完整性包括两层含义：一是数量齐全，二是每一份档案的实体和元数据等背景信息完整。调查显示，高校特殊载体档案完整性差，如有的重大活动产生了很多特殊载体档案，但是归档的仅为其中的少部分，很多分散保存在不同的部门、不同的人员手中；有的仅重视纸质文件的管理，根本没有对特殊载体进行归档管理，导致缺少相应的特殊载体档案；还有的特殊载体档案仅仅归档了内容本身，没对相关的背景信息、结构信息等元数据进行归档；绝大多数依然按照纸质档案的归档方式，被动的接收档案，等到需归档时，很多特殊载体档案早已无从找起。这些管理现状导致高校特殊载体档案的完整性差。
（二）保管条件不好，档案安全无保障
特殊载体档案的安全包括实体的安全和内容的安全。各类特殊载体档案由于其载体的特殊性，如记录图像信息的照片，记录声音信息的唱片、录音磁带，同时记录声音和图像信息的胶片、录像磁带等，尤其是随着计算机的广泛使用，开始大量产生使用磁介质和光介质作为存储载体的新信息，对保管条件有更严格的特殊要求。中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821－89规定保存胶片的适宜温湿度为：温度13℃～15℃，相对湿度35%～45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%；实物档案形态各异、尺寸不一，保管条件要因质地不同而需区别对待。同时，保存环境还应该保持空气清洁、防光、防尘、防霉、防火等。但调查显示仅有10%的高校设有特殊载体档案的专门库房，大多数高校由于经费不足、重视度不够等原因根本没有提供保存特殊载体档案的条件，无法保证特殊载体档案的实体安全。据调查30%的高校有校史馆，15%的高校办展时由档案机构负责实施，但档案人员并没有充分利用这一机会向领导争取支持。从内容安全看，还应该有备份（包括异地备份）措施，但从调查数据看，特殊载体档案年均数字化存储量500-1000G的占10%，但80%无备份标准、备份工作未正常开展，更无异地备份。一旦因病毒、误操作、灾难等损毁档案，将造成无法弥补的损失。
（三）可读性差，利用受限
由于载体特殊、种类繁多，特殊载体档案经常需要借助特定软硬件才能阅读利用，管理和传播的成本相对较高；虽然国家档案局2011年第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》中提出“：档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。”但调查显示，实际工作中大部分高校专用设备接收长期没被列入收集计划，也没有对相关设备的情况、档案的相关元数据同时归档，更没有转化成归档管理通用软件可接收、阅读的格式，从而导致可读性差；还有一些档案，由于特殊载体容易损坏，没有保管好，导致无法阅读。可读性差，影响了特殊载体档案更好地提供利用、发挥功效。
（四）制度落实不到位，人员档案素养不够，管理不规范
特殊载体档案是新技术发展的产物，虽然国家及各行业已经有相关的标准规范，但由于各高校档案人员在特殊载体档案管理方面的技术等跟不上时代发展的需要，如无法指导相关人员对特殊载体档案开展归档工作；无法或者没有意识对特殊载体档案在归档时进行可读性、完整性、病毒等方面的检测；在保存管理中，无法按规定每隔一段时间对相关档案进行检测。调查对象中，高校档案机构管理特殊载体档案的工作人员45%为档案专业毕业，但只有10%接受过特殊载体档案管理的专门培训；45%的高校在进行数字化备份时，出于技术、设备、人员等综合因素，会选择外包；档案产生人员档案意识薄弱，有些部门或个人出于竞争、评奖等私心，将特殊载体档案据为己有；领导对此重视不够，支持力度不够；缺乏有效的监督和保障措施。这些使得特殊载体档案相关管理制度落实不到位，管理不规范。
三、高校开展特殊载体档案管理工作策略建议
针对上述调研结果，笔者建议以切实保护特殊载体档案原件为基础，以开展数字化建设为抓手，从以下4个方面系统开展特殊载体档案管理建设工作：
（一）全程管理和及时归档相结合
全程管理和及时归档是保障档案完整性、可读性的重要手段。对于特殊载体档案，一方面，档案人员应该熟悉高校的每一个业务流程，在各个业务环节对相关人员进行指导，对特殊载体档案从形成直到归档进行监管和指导，保证特殊载体档案的内容和元数据都归档。另一方面，在全程管理中，要把好时间关，对特殊载体档案及时进行归档。特殊载体档案往往是由专门部门或专门人员利用特定的软硬件负责制作的，它不同于纸质档案的内容直观，改动有痕迹，如果不及时归档，具体部门或人员很容易因缺乏一定的监督机制忘记归档，或因时间过长才归档而导致对其中的人物、事件叙述不清。因此，对特殊载体档案应及时归档，即在某一次活动或某项工作结束后立刻由相关责任部门或人员进行归档，尤其是对一些重大活动产生的大量特殊载体档案，要求相关人员活动结束即进行归档；而对于一些时间跨度长、空间跨度大的业务，则应该根据业务流程，分阶段及时进行归档。
（二）建立适合于高校特殊载体档案的保管条件
对于产生特殊载体档案数量大的高校（如戏剧、影视学院），应该建立符合保管条件的档案库房和安全可靠的备份条件及备份措施。没有合格条件的高校，档案人员应该在利用档案为学校解决重大实际问题时，如建校史馆、办校周年展，多向领导反映这些档案的重要作用，争取领导在政策和资金上的支持。除这些专业学校，各高校特殊载体档案的数量相对有限，就高校的特殊载体档案数量和资产管理制度而言，将各种配套设备一一配备不现实也不经济，档案人员既要创造条件，不断积累、扩充档案设备，也要探索既安全又经济的手段，寻找适合本校的道路，如没有专用库房，可采用购买恒温恒湿胶片柜等单体设备的方式进行解决；利用逻辑归档的方式，充分利用各业务部门的资源，对特殊载体档案进行归档；将各类特殊载体档案转化成归档管理通用软件格式进行归档；同时，在不违反保密和安全规定的情况下，租赁设备或外包业务保管、备份相关档案，以降低保管成本，保障档案安全。
（三）建立以数字化为核心的特殊载体档案管理模式
将特殊载体档案数字化，既能看到档案原貌，又能减少档案原件使用，保护档案实体，节约管理时间和成本，并能提高利用效率和减少对原始设备的依赖性。标准的制定非常关键，各校在进行档案数字化或数字化资源库建立时要充分以档案数字化行业标准为依据，主动了解行业内的通行做法，确保数字化后的档案通用性、可读性、数据可交换性高。设计数据存储中心时，要注意根据高强度、长时间，并发访问多和读、写稳定性的数据处理特点进行选择，做好顶层设计，充分体现发展性、系统性、长效性，对特殊载体档案管理系统的有效建设与持续发展起到重要的保障作用。同时，数字化档案数据要做好异质、异地备份。
（四）加强宣传、技能培训和制度约束
首先，档案部门要借助学校重大活动、档案节日（如国际档案日）、搭车展示与专门展示相结合，不断进行宣传，把特殊载体档案的重要性宣传出去，引起领导和各业务环节文件产生人员的重视，增强相关人员的档案意识，使归档工作从被动变成主动。其次，利用档案行业、档案软件开发公司、高校档案专业等资源，通过观摩学习、经验交流、学习培训等措施对档案人员进行技能培训，提升档案人员的相关技能。再次，建立考评体系，把特殊载体档案归档工作纳入业务验收、岗位考核中，增加对相关人员的约束力，从制度上对特殊载体管理工作提供保障。
四、结语
综上所述，特殊载体档案具有不同于纸质档案的特性，其管理有特殊之处，需要引起领导和档案人员的重视，档案人员应当跟上时代的发展，积极、主动学习相关技能，做好相关管理工作，从而保障其完整、可读、可长久保存。
作者：孙琳 吴春明 单位：北京联合大学应用文理学院中国科学院档案馆
