一、当前企业档案网站建设存在的不足之处
档案网站是由企业档案部门建立，以档案信息资源为基础，通过互联网或企业内部公共网络上向企业给部门提供档案查询服务专业站点，是档案部门利用网络向企业各部门提供服务的窗口。具体而言，建设档案网站应该充分满足企业用户利用档案信息的基本需求，如果档案网站中的信息及功能难以满足档案用户的需求，则说明建设网站的过程中存在不足之处。从目前的情况来看，档案网站建设中存在的不足之处包括信息量少、利用价值不高，档案网站处于相对孤立状态，没有与其他相关网站实现链接，因此资源也难以实现共享。[2]档案网站中的信息资料过于单一化，资料缺乏一定的实用性，档案资料内容不够细化、具体化，究其原因，企业档案工作水平低、对档案网站的认识不足、更新速度慢等是信息量少与利用价值低的主要因素。对档案网站而言，如果网站中的资源严重匮乏，可供用户查考利用的档案信息量过少时，就无法提高网站的有效访问量，也难以保证用户通过网站有效利用档案资源；另一方面，档案网站中的信息检索工具功能过于薄弱也是网站建设中存在的缺陷。检索工具单一、二次信息检索功能及全文检索功能较为薄弱均会影响到档案的利用率，造成搜索引擎对于档案数据的覆盖率偏低，也难以通过在线检索获取其他网站中的档案资源。如果有的企业对网站档案信息安全保障体系重视程度不够，对网站档案的信息法律保护意识淡薄，对网站运用的软件生疏，对企业档案网站整个流程系统业务不熟悉，就会导致档案数据库安全无法保障，也许泄密失密会屡次发生，那么档案网站就发挥不了应有的价值。
二、企业档案网站建设对策
面对网络时代的发展进步，为企业档案工作带来了巨大的机遇与挑战。对此，笔者认为要建设好企业档案网站，就需要做好以下几点。
1、明确企业档案网站定位
要建设好一个企业档案网站，就要首先明确网站的实现目标以及所要发挥的功能。（1）档案网站是企业的一个宣传窗口，它的主要功能是宣传企业的历史、文化和馆藏资源，从而为企业树立良好形象；（2）档案网站是一个服务窗口，它能够为用户实现即时查询档案信息和通过网络完成档案信息的传输服务；（3）档案网站是一个对话窗口，它能够为企业和顾客提供一个对话交流平台，通过设立公告栏、反馈意见栏等，征询各方意见和建议。因此，要做好企业档案网站建设，就首先要明确网站的定位。
2、丰富网站中的档案信息资源
档案网站中的信息资源应具有含量大及形式多样化的特点，同时可通过对原始档案进行二次开发，有效提升档案网站资源的利用价值，并注意定期对网站中的档案资源进行更新，保证网站信息具有较强的实用性，在必要的情况下应对档案中的信息进行归类与细化，以提高信息检索效率。对于企业中的档案网站而言，不仅要增加网站中的信息数量及丰富档案内容，同时应采用多样化的形式展现档案。[3]例如，可以在档案网站中增设展览栏目，并在展览栏目中设置产品服务展览、人物介绍及市场营销展览等内容；或在网站中增设文件栏目，并在文件栏目中纳入企业简介、企业内部管理原则与管理实践方面的档案，在增设档案的过程中应保障资源类型的多样化，同时在档案中上传多媒体类型文件与文本文件。在丰富档案网站中的信息资源时还应重视运用整合理念，将处于分散状态、多元异构状态及相互独立状态的信息资源整合成统一的整体，确保用户可以通过点击链接获得其他档案网站中的资源，提升档案资源的共享率，也可以通过建立统一管理平台提升档案信息的利用率。
3、根据用户需求主导网站建设
建设档案网站的主要目的在于满足企业用户对于档案的利用需求，因此在实践中应根据用户需求主导网站的建设工作。首先，在建设档案网站时应注重与用户建立情感关系，即要充分掌握用户利用档案的心理，以便根据用户心理主动提供相对便捷的网站信息服务。其次，应注重创新档案网站的功能，利用先进技术手段完善档案网站的应用功能，尤其是信息检索功能。为了完善档案网站的信息检索功能，则应重视拓展模糊检索与全文检索方面的功能，模糊检索指的是在搜索档案信息时可以通过联想词与同义词获取信息。因此在用户不了解准确关键字的情况下也可以通过检索获取所需信息，这就有助于提升档案查询速度，使搜索引擎变得更为便捷。[4]全文检索指的是可以通过输入文中的出现的词语获得信息，在用户不了解信息标题的情况下也可以通过利用检索工具获得信息，这就有助于提升检索工具的实用性，同时可以提升用户对于档案服务工作的满意度。在用户对网站服务功能感到满意的情况下，用户便会再次使用网站，并主动推广宣传网站的实用性，这就能够有效提升档案网站的访问量与点击率，确保企业档案可以在各项经营活动中发挥重要作用。企业档案网站必须从多方筹措，强化档案网站法律安全意识，引进既懂技术、又懂业务的复合型人才，能准确运用软件功能，充分发挥档案网站的便捷功效，要把档案信息及时转存到档案专用服务器，随时把企业档案重要信息数据进行备份，增强对网站档案信息的监督功能，确保企业档案网站信息万无一失。以上除外，企业档案人员还要不断更新观念。在工作中，不能仅仅局限于被动地收集、整理以及提供档案利用，而是要积极主动地争取机会为企业创造价值。尤其是在当前的互联网时代下，企业档案网站的建设给档案工作者带来了新的任务和挑战。作为档案人员，只有不断更新观念、与时俱进，正确认识网络时代给企业档案带来的机遇与挑战，才能够有效保证企业档案工作的顺利开展。
三、结束语
综上所述，档案网站是企业开展各项业务时需要依赖的重要基础设施。只有明确了网站建设工作中存在的不足之处，并针对网站建设缺陷合理应用措施完善档案网站中的各项功能，才能确保档案网络平台实现正常运行。
作者：丁文军 单位：中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司
