一、院系教学档案管理的特点与现状
（一）院系教学档案管理的要点
院系根据自身的教学档案的特点以及需求，主要分为以下几类。
1.行政管理类。这一类主要包括来自上级教育主管机关的指导性文件以及指令；学校对发展教育事业的规划、计划以及通知；学校以及各院系自身指定的规章、制度以及章程。
2.教学管理类。日常教学活动中的辅助资料、日常书本、以及学生考试相关资料等。
3.师资队伍建设类。包括老师的课堂教学、教学计划以及科研成果等相关的材料；外聘、兼职、返聘等相关教职；院系教师业务档案等。
4.学科建设与课程建设类。课程建设、学科建设的申报材料；重点学科以及相关专业的建设情况；企业学校的联营资料等。
5.学生管理类。包括学生在校期间的有价值材料以及其个人档案；学生学籍的相关资料。
6.辅助材料类。教学过程中辅助资料、院系图书资料等。
（二）院系教学档案管理特点
院系教学档案的管理在内容上比较繁杂、门类比较众多，与其他档案相比不仅具有“自然形成”“历史记录”“利用价值”等一般特点，同时它还有具有不同于文书档案和科技档案的自己专业性的特点，注重对教育活动的客观放映和总结。所以，从院系教学档案的特点入手是实现院系教学档案规范化管理的基础，然后在此基础分析，才能确保教学档案准确、完整、系统、安全更好的为教育教育服务。院系教学档案管理以下几个主要特点。
1.形成的成套性、周期性。由于档案管理是根据时间特性，在具体的管理中一般是按照自然年份来划分、排列和管理的，因此院系的管理也不例外，但是院系教学档案的管理也要根据院系教学活动的目的来安排，在具体划分上，按照每一年度的纵向管理之下还应该横向结合学生本人入学学年中的具体表现，所以在同一学年中教师的教学工作应该与其是形成一个有机的整体和一整套材料。
2.内容的原始性、专业性。在院系教学工作中的教学内容、教学方法、教学活动、教学效果、教学方法的变迁，历史状况等都可以从院系教学档案中找到详实的记录，同时教学管理水平以及教师的情况都能找到详实的记录。另外，不同的教学人员针对同一专业所开展的教学活动也会有不同的特点，在这个过程中教学人员相互讨论、共同配合，促进教学活动的完善，在这个过程中的专业性就能得到很好的体现。
3.收集来源的分散性、多样性。在整个高职教学档案的形成中，各个院系根据其自身的人才培养方案设定教学计划，同时教师根据具体的教学情况不断调整教学计划，因此，院系教学档案是在上级领导机构的基础上结合实际形成的。诸如成绩表、实习报告、毕业论文等所涉及范围十分广泛，而且教学资料十分丰富。
（三）院系教学档案管理现状
1.教学档案收集难。由于院系教学自身的实际情况不同，在具体收集情况中会存在不同难度，这是由实际情况决定的；另一方面，院系领导在对待教学档案的管理过程中并没有十分重视这一项工作的意义，并且认为这一项工作的主体应该由相关的档案管理部门去做而不是作为教学工作的主体单位去实施。但是，由于有相当一部分的实际档案资料就是老师的教辅或者备课，因此，在收集教学档案资料时还存在一定的困难性以及复杂性。
2.教学档案管理制度不完善。根据相关文件，学校应该制定一系列的档案归档规则和制度，但是从现实情况来看，院系档案在实际的管理过程中存在管理不当的问题。首先是学校并没有制定行之有效的归档要求，对于教学归档的内容并没有进行细致分类，其格式也没有进行统一，而对于归档的时限没有具体的时限，所以在这个归档的过程中会出现漏归、重归、未归等情况；同时，即使有十分完善的档案管理制度，在人才的使用上虽然许多院系办公室都设有专门档案管理人员，但是由于这些人员并非是科班出身，一方面缺乏专业的知识技能和培训，另一方面，管理人员还有自己的本职工作，这必然会导致档案在归档的过程中时效性的缺乏，所以这样的常规性工作是对档案工作人员的一个挑战，而这些都或多或少的影响了院系档案管理水平的管理效率。
3.教学档案管理手段缺乏系统性和先进性。计算机技术的快速发展为高职院校的管理提供了稳定的技术支持，信息化可以大大提高管理的效率，但是由于具体实际的教学档案管理过程中依然采用的是传统的手工模式进行管理，并且检索的形式单一，计算机高效快速的优势并没有得到最好的发挥。另一方面，院系档案管理人员并非是专业人员，由于其自身专业素质不够，其服务意识薄弱，对于教学档案的管理依然停留在建档、管档上，许多有价值的教学档案并没有发挥出其应有的作用，所以在实际中档案的作用并没有发挥到最大。
二、院系教学档案规范化管理的对策
（一）提高认识，健全管理
发挥教学档案管理体系的优势在与高效合理的开放使用教学档案，因此必须提高对规范化的教学档案作用的认识，这是首要问题。根据《档案法》和《普通高校档案管理办法》相关规定，首先要提高相关领导对档案管理的认识，制定相关的档案管理办法，加强对教学档案的收集、整理、立卷、归档等，同时监督档案的管理工作，及时处理工作过程中存在的问题，并且能够将档案管理工作列入到院系的教学管理工作中；积极宣传教学档案管理的作用，营造良好的氛围，提高档案管理在人们心目中的地位，积极引导教学档案的管理。
（二）加强业务基础管理，提升管理人员素质
首先，科学化、规范化管理教学档案。教学档案的整理是一项具有目标性、政策性以及时效性的管理工作，在制定时需要根据具体的合乎本院系专业教学特点以及管理规律的教学档案整理特点，这要求它服务于教学同时也能指挥教学。由于教学档案在收集的过程中有很大的复杂性，所以应当对教学档案进行科学分类、整理分卷，最大限度地发挥教学档案资源的作用，完善教学，提高教学质量。其次，创造各种条件提升院系教学档案管理人员的综合素质，增加其现代化管理技能的培训，使管理人员能够与时俱进，不断提升自我意识以及创新意识、信息意识、参与意识、竞争意识形成一个专业素质过硬的现代管理团队。
（三）改变传统管理意识，推进院系档案管理现代化
根据教育部相关文件精神，高职专科学校以及成人高等学校管理中应该充分使用现代化的管理手段。信息技术的产生大大减少了人类的工作量，在这个过程中产生大量的电子文件，而传统的文件管理方法并不适用与电子文件的管理，所以相应的档案管理手段也应该随着管理的对象不断改变。信息技术的运用，让全程管理理论以及前段控制技术更为重要，“前段控制”是指档案工作者应该在电子文件形成之间根据自己管理者的身份积极将电子文件的管理方式融入系统设计之中，这样可能在检索的时候情况更好，而不是像传统的档案管理一样，收集分类，存档就行。例如，电子文件有着海量文件数，并且不易保存，所以在文件生成之前或者受到文件的时候就应该对其进行前段鉴定和实时归档，在预先设定的电子文件、管理系统中设定相关的参数，如范围，时间、期限等。“全程管理”是指从电子文件的产生到电子文件的销毁整个过程中都应该进行监控和管理。
三、结语
高职院校档案事业的发展关系到高职院校的整体发展，而高职院校的发展同时又促进高职院校教学档案的发展，二者相辅相成，形成一个良性的发展循环，积极推进院系教育档案信息化建设，提高高职院校的管理水平，进而带动整个高职院校管理水平上一个台阶，促进整个院系教学水平的提高，服务于学校各项工作，确保教育质量的进一步提高。
作者：包明涛 单位：锡林郭勒职业学院
