1物资管理信息化的现实背景
1.1项目背景
南山矿业公司是马钢集团公司最大的矿山企业，南山矿业公司的仓库也是马钢集团矿山的头号大库，储备各种存货达3万多种，原总库存金额近5000多万元。但由于管理跟不上信息化的步伐，2006年前一直沿用着相对原始的管理核算模式。在2002至2004年的两次清产核资中，技术淘汰的材料备件达2600万元之多，特别是在第一次清产核资中，将近核销了当时库存的40%。传统的管理模式已经在不知不觉中给企业造成了极大的浪费。
1.2物资管理信息化建设是形势的必然
随着南山矿业公司财务电算化、办公自动化等信息化系统的逐步的建立，物资管理的信息化建设也紧迫起来。如果能够完善一套物资管理信息系统，就能搭建起精细、高效的管理平台。强势的信息能力（采集信息、储存信息、传输信息和处理信息的能力），将为管理者突破时间、空间的局限，为建立紧凑型的管理层级提供技术基础。
1.3物资管理信息化建设是强化管理的需求，是建设数字化企业的重要内容
企业生产与消耗是紧密联系着的。在整个物流过程中，物资的消耗是不可逆的，如果发生无效消耗，受到的损失也是无法挽回的，因此企业在生产过程中，不重视对物资的管理，会造成物资的流失浪费，从而使消耗增大、成本增加，直接影响企业的经济效益，使企业的竞争能力下降。如果实现信息的有效组合，会使这个世界发生“质”的变化，信息代替实际操作，减少浪费，节约时间和费用，实现事物的无缝对接，在物流环节中，我们真的可以做到“零库存”，取消仓库，只用自动分类、分拣系统就能保证及时供货。南山矿业公司设备种类繁多、分布面广，独立作业与生产流水线作业并行。由于生产任务繁重，设备长期处于高负荷、连续运行状态，设备作业环境和作业条件较差，加上高温和潮湿天气较长，而且主体设备多为上世纪六七十年代产品，这些客观条件决定物资消耗较大，特色设备采购较多。建立一个高效运转的物资信息系统可使管理人员清晰明了南山矿业公司存货状态，以生产所需定采购之量，从经验判断到精确量化，从而能够避免因盲目采购积压库存、占用资金和因采购不及耽误生产等情况的不断发生。“存货信息管理模式”的建立，能应对企业产能规模发展的管理需求，以求达到降低采购成本、仓储成本和管理成本，加速资金周转、提高工作效率、提升管理水平的目的。根据南山矿业公司物资管理工作实际，物资管理信息化建设应包括的主要内容有：物资的需求计划管理、物资采购管理、仓库管理、物资采购决策审核管理、物资信息转输管理、财务结算和供应商档案管理；其基本工作流程是：确立物资管理信息化建设具体工作目标、制定各项管理制度确保系统工作稳定性、编制可行的操作流程图、实行工作人员岗前培训、对信息系统进行不断的总结分析。
2南山矿业公司物资管理信息化的主要内容
在实践的过程中，物资管理信息化建设应根据实际工作的流程、会计核算流程和企业管理的需求进行设计，其主要内容如下：
2.1物资需求计划管理
物资需求计划管理见图1,使用需求是计划工作的重点，其计划的设计既要满足生产所需，又要有合理的工作流程和合理的物资库存，采购管理中首要是进行物资平衡的设计，通过领用单位提出的使用申请与仓库库存的直接对比，可以清晰的了解需要采购的物资数量种类，在考虑保险储备的情况下，精确的制定出采购计划单。
2.2物资采购管理
物资采购管理见图2,采购离不开货比三家，通过报价信息的录入，比价自动完成，方便快捷的完成了采购员以前头疼的工作。而且可以更加灵活的选择供应商，带来了采购成本的节约。尽可能的避免了虚假“阳光”采购，减少了人为因素，实现了采购过程的全员监督和质量监督。系统中设立了合同范本、网络签章，提高了工作效率。通过合同录入入库单，可以知道该合同的已执行和未执行金额。同时生成的入库单中标明了实际采购金额和价格差异产生的具体情况，从而合理筹划，有目标、有重点的选择采购时间和商家，带来了采购成本的节约，减少了资金占用。与供应商签订的合同和供应商开具的发票，以及发票后面的实物清单形成了高度的一致，通过合同录入发票，未签合同的就不能开具发票，并与实际验收物资比对，有效的防止了舞弊行为的发生，提高了采购物资的质量，减少了人为事故的隐患。
2.3仓库管理
仓库管理是整个系统的基石，是数据更新最频繁的模块，是各模块的交汇点。采购模块中生成的入库单经计划员审核后到达该模块，入库验收和出库后，数据抵达财务核算模块，所以仓库模块的设计好坏直接关系到数据的安全性和准确性。由于该模块的使用对象是计算机知识相对比较薄弱的保管员，所以在该模块的设计中应考虑大量简化的操作方法，尽量减少保管员的键盘录入。系统设置了许多自动匹配的功能，使操作员非常容易理解和掌握，同时，防错能力强，做到非正确输入不接受。对于出现录入错误的情况，信息系统有纠偏、纠错的功能。
2.4物资采购决策审核管理
一般来说，领导不可事必躬亲，对于无关大局的采购事项，可在严密的内控制度下采取分权政策，好的内控制度比领导签字更为有效，因此，“决策审核”在信息系统中的设计要符合内部控制制度的要求。
2.5系统查询
信息化强调的是快速获取信息的能力，通过系统查询可以快速的获得物资管理方面的许多及时性信息，便于领导决策。该模块涵盖了所有基础数据的查询，可生成大量的统计报表，使传统的物资ABC管理体系走向全面细化的管理体系。
2.6财务结算
信息系统使物资管理与财务管理实现了高度的统一。信息系统可以及时的分类汇总领料成本和领料用途，为内部领用单位的成本控制和成本考核带来了严肃性和可操作性。资金支付时，可直接核对物资验收入库单、发票和合同，编制、打印付款单，防止了手工操作中，供应商的开户行、帐号、发票，采购合同、验收入库单、商品价格不一致的恶意情况的发生，避免了经济纠纷。
2.7供应商档案管理
信息系统实行供应商档案管理，自动对供应商进行优劣评比，实现末位淘汰。
3南山矿业公司物资管理信息化建设的基本工作流程
3.1确立工作目标
总结传统物资管理中存在的问题，制定“物资管理信息化”工程的工作目标是非常必要的，其主要目标为：完善和规范物资管理制度，提高物资管理水平，严格过程、细节控制，建立预测机制，建立精准、高效的物资信息平台，从而使采购成本、仓储成本和管理成本不断降低。其体现为：管理集成化。建立存货管理信息系统时，强调要克服各操作程序之间的孤立应用和缺乏内在联系，实现信息资源的共享和互动，防止“信息孤岛”产生。经营网络化。物资管理要同外部系统协同，推动物流企业与企业物流发展，繁荣物流市场。通过网络技术，协同企业与客户之间的联系与合作，以提高企业的经营效率和水平。决策智能化。现代的存货管理系统要能集中反映市场竞争和经营环境的变化，其决策信息不能沿用传统的主要依靠经验和直觉的方式，通过计算机网络信息，实现决策的高效精准。工作协同化。企业存货信息系统应与财务管理系统、办公自动化系统等建在统一的计算机网络平台上，实现统一的技术标准和技术规范，达到资源共享，互连、互通、互动。
3.2制定各项管理制度
对企业的存货业务实施计算机管理，存在着从人工管理到计算机管理过渡的诸多适应性问题，这是一项复杂的系统工程，它受到硬件、软件、操作人员和管理人员等多方面因素的影响，应用的好，它能极大的提高业务处理效率和管理水平，但如果各方面的准备工作做的不充分、不完善，计算机管理系统就不能充分发挥其优势，甚至成为一种负担，导致实施应用的失败。为了确保信息系统正常、持续、稳定的运行，必须制定各项管理方案和制度。
3.3编制可行的操作流程图，并按流程图开展物资信息化建设
网络概图和程序设计图将管理参预者置身于环境的模拟与系统的运行中，通过角色扮演了解各主要岗位的责任和义务，分析主要业务环节与系统整体间的关系，体会部门业务在企业整体运转中的作用，消除潜伏在系统设计与实施过程中的认识障碍。
3.4全员信息化培训
一套信息平台运用的好坏，关键在于人员的素质，因此员工培训工作尤其重要，培训工作主要分为两点：一是对员工进行管理思想和理念的培训。二是对系统功能、维护及基本操作业务的培训。这其中管理思想和理念的培训更为重要，传统工作模式在人们心中已经根深蒂故，要想转变非常困难，但信息系统的产生本身就是一种高度知识化的产物，只有观念转变了，人们才有可能自觉地提高业务水平，才能使用好、维护好信息工具，才能享受信息系统带来的快乐。3.5对系统进行总结分析。信息技术极大的改变了人们的行为方式，从而也带来了极大的效能不确定性。因此对系统的总结分析必不可少，特别是细节管理过程分析，有无漏洞，是否切合本企业实际，都要进行认真细致的研究，发现问题及时改进，任何事物的产生都不是一蹴而就的，都是在否定之否定中产生的。
4未来构想
就目前来看，由于种种客观因素的存在，南山矿业公司物资管理信息系统还有待进一步的改进和完善，主要体现为：物资管理信息系统是原有工作流程的自动化、网络化，由于企业体制难以变化，没能实现工作流程再造。基于上述原因，南山矿业公司物资管理信息系统还须在网络流程科学化、业务流程再造化上作进一步的探索。具体构想如下:
(1)建立企业与分销商协同的物资信息管理模式
物资管理信息系统的建立使制造企业和分销商协同关系得以可能，其主要基于以下几个方面：一是了解最终消费者的购买能力；二是分析分销商的盈利能力和盈利水平；三是评估购买商价值链及其与本企业价值链对接的合理性；四是采取战略改进行动，包括帮助分销商改善价值链，节约其运营成本，降低最终消费者的购买成本；从维护最终消费者利益的立场出发，促成分销商调整其盈利水平；购销双方采取最经济最有效率的价值链对接方式，寻求最低的分销成本，来增强企业的成本竞争优势。
(2)建立业务流程增值化的物资管理模式
决定企业优势差异的不仅是企业内部资源的利用效率，更重要的是企业经营者对环境变异的感知能力和企业的响应速度。物资采购与生产消耗的策略和计划紧密相连，为发挥杠杆作用，明确增值领域，使用信息技术促进流程自动化，使得企业内部资源得到最优安排，从而使业务流程增值变为可能。
(3)利用物资管理信息系统建立科学物资管理体系
以物资信息系统为载体，建立技术、设备、生产、采购和库存定额数字模型，实现联动最优组合，科学决策，科学管理。
5结语
总之，信息技术的革命对公司物资管理乃至整个企业管理的影响是极其深远的，它无论从经济上、技术上、知识上、文化上、组织机构上，还是管理理念上都给企业带来了时代的气息，它是生产力发展的里程碑。
作者：周逢阳 单位：马钢集团财务部
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