一、当前我国体育场馆档案管理和使用的现状
1.体育场馆档案更新速度慢，效率低。我国的体育场馆档案是由各场馆向体育局相关部门提供档案原始数据，由体育局档案管理人员统一进行档案的保存和管理。每到一定周期（某些地区是一年，某些地区是半年）体育场馆档案管理部门要进行体育场馆档案的更新工作，而由于部门编制的限制（一个地市局级的体育档案管理部门只配备了5人左右的编制），摆在他们面前的是大量的信息更新工作，这也导致了档案更新速度缓慢，档案查询用户在几个月甚至大半年后才能查询到最新的场馆信息。间接影响到场馆的日常使用和经营管理工作。
2.信息化硬件设施相对落后，闲置率高。根据调查结果显示，全国只有大约有23%的体育场馆档案管理部门配备了专门的档案服务器，绝大多数体育场馆档案还是以纸质文档的形式进行保存。很多管理人员只使用电脑对档案做简单的著录标引，由于涉及档案互联网使用的情况不多所以也很少涉及数据库的使用。即便是配备了档案服务器也只使用简单的索引功能，无法挖掘和使用硬件的强大潜能造成了资源的浪费。
3.档案管理制度缺乏相应标准，系统兼容性差。体育场馆档案的管理制度目前还没有系统全面的统一标准出台，各地区部门间采用的是独立管理，因为传统制度的历史原因造成档案管理各个环节相对松散，信息化的传输流程没有确立，需要更新的信息和资料没有合理的渠道和方式进行上传下达。当然，这是目前各级管理部门所采用的软硬件系统的差异所造成的，不同地区的体育场馆档案系统检索、标引、著录都不同，彼此之间的信息传递严重不匹配，这样信息资源也就不能很好地共享，跨区域检索和调取档案困难重重。
4.受传统的“重藏轻用”思想影响，转储和检索方式老旧落后。体育场馆档案建立的主要目的是为了更好地应用于未来的体育场馆管理工作中，如果档案的作用只是“封存”则过于狭隘。档案应当被应用者在恰当的时间内方便查阅。而目前档案的存储还采用传统的纸质文档和电子文档相结合方式，这容易造成一些档案的丢失，也不利于转储，检索方式也是单向被动式，数据信息不方便查询。
二、体育场馆档案信息网络交互平台的设计构架
基于以上所出现的问题，根据互联网数据信息传输原理，设计出适合体育场馆档案信息交互使用的网络平台。此档案信息网络交互平台由管理终端机、档案应用机、镜像机、服务器、热备服务器以及外网的应用机和各输入终端等组成。整个系统分为内网部分和外网部分，运转流程是由档案管理人员在管理终端机上进行整个系统的管理、审批工作。然后数据通过档案应用机和同步的镜相机将指令和数据传达给服务器（服务器又分为主服务器和热备服务器），再由服务器转给应用服务主机（主要负责衔接外终端检索和录入数据交换）将信息交互给外网的诸终端，而外网终端可以实现检索和录入的操作和功能。因为考虑到数据的安全性，数据库部署到内网。为了保证数据库服务器中数据的安全性，系统将采用两台服务器进行相互热备。同时也是因为考虑到业务管理用户进行信息发布的安全性，内容发布服务器也部署在内网。终端外网用户，统一通过公网进行访问，服务器将部署在外网。连接数据库的时候，通过内网规划一个端口进行连接访问。本系统引进了信息化三大先进技术确保了系统的安全性和交互性，第一是后备技术，当档案原始数据丢失时启用副本的一种技术，如周期性地把信息档案记录到其他的存储介质上就是一种后备技术。第二是降效技术说明准备采用的后备技术，使用另一个效率稍低的系统或方法来求得所需结果的某些部分，例如一个自动系统的降效技术可以是手工操作和数据的人工记录。第三是恢复及再启动技术说明将使用的恢复再启动技术，使软件从故障点恢复执行或使软件从头开始重新运行的方法。
三、体育场馆档案信息网络交互平台的优势和特点
1.可实现体育场馆档案归档的自动化。通过使用本平台可以实现电子文件档案由终端开始检索和录入实现上传功能，通过管理员终端进行审批，这种工作流程形成一个循环，让信息电子文档的发送和流转都处于一个有序和严谨的系统当中，这个系统还可以通过自动调整功能让实际的操作工作更加灵活、快捷，提高了体育场馆档案归档的效率，实现体育场馆档案归档自动化状态。
2.合理兼容不同区域、类别的体育场馆档案。经过网络交互平台格式化后的电子文档具有一定的通用性，这种通用性使得不同地区和部门的体育场馆电子档案可以在不同的载体上进行转换和存储，并根据需要随时变更和扩容，管理员也可以简单地通过数据库操作进行档案的转接、删减、合并。还可以配以影像和声音文件来丰富档案的内容，而它的安全性则是通过内外网之间的应用服务器来进行加密、访问控制、认证等自动化操作，达到了集兼容性和安全性于一身的特点。
3.突破传统档案在时间、空间的限制，利用终端实现自由检索。传统的档案检索和查阅是读者以阅览室查阅和档案外借等方式来实现的，当今这种方式已经不能满足时代发展需要，信息时代讲究的是快速、便捷、多样性，而传统方式很难满足这些要求。而构建了这个平台后，使用者可通过网络终端在任何有互联网的地点连接和使用服务器的数据资源。具体体现在对信息档案的查询、下载以及打印和使用专业软件对某些档案数据进行统计分析，这将突破传统意义上的档案局限，最大限度地提高体育场馆档案的利用效率。
4.可同时实现多副本档案共享。体育场馆档案的信息平台建立可以充分共享档案，可以看做档案具有多个副本在同一时间被不同地点和不同区域的人访问、调集、查询。这种方式在纸质文档时代是无法实现的，一份纸质档案被一个使用者使用时，另外的使用者只能等待，而电子信息档案可以通过副本的拷贝同一时间满足不同人的使用需要。而且使用电子文档也不会像纸质文档那样存在物理磨损现象，对保护档案的完整性也有着一定意义。
综上所述，体育场馆档案信息网络交互平台构建将推进整个体育界档案信息化的进程。过去只局限于纸质档案的时代一去不返，互联网带给社会的高效、便捷、快速将更加凸显出档案网络平台的价值。本研究提出的平台，目的在于抛砖引玉，期待着更多的体育场馆信息化产物的诞生和全面实现档案信息化的明天。
作者：杨思瞳 罗丽娜 单位：湖北工业大学
