摘要：高职院校的教学秘书是开展教学管理工作的主要力量，是各类教学活动的组织者、管理者，是各院系领导开展教学活动的助手，对院校开展教学管理活动起着关键的作用。为了不断提高高职院校的教学管理质量，就要在教学管理实践中明确教学秘书的职能与任务，培养优秀的教学秘书队伍。
关键词：高职院校；教学秘书；职能与任务
近年来，随着各类高职院校的数量不断增加，社会各界对高职院校的教学管理质量和人才培养质量提出了新的要求，要求高职院校要不断完善其教学管理工作。教学秘书是高职院校开展教学管理工作最直接的执行者和管理者，在高职院校教学管理实践中发挥着重要的作用。因此，在教学管理实践中明确教学秘书的职能与责任，对培养其优良的岗位能力，提高高职院校的教学管理质量有着积极影响。
一、高职教学管理实践中教学秘书的职能
教学秘书作为高职教学管理中最基层的教学管理者，不仅工作的任务多，且形式比较复杂与繁琐，所承担的责任比较重大，是学校和学生之间联系的有效纽带与桥梁。因为教学秘书的工作特点，使得教学秘书在其教学管理实践中必须充分发挥其职能作用，从而才能提高教学管理质量。
1.统筹安排
在高职院校开展教学管理实践的过程中，涉及到的教学工作比较复杂与繁重，这就要求教学秘书充分发挥其作用，对各项工作进行统筹与安排。对事务的轻重缓急等进行梳理，从而促进各项工作有序开展，使其本职工作能够顺利完成。及时对工作进行总结与反思，做好工作记录，有效提升工作质量与工作效率。
2.沟通协调
教学秘书是高职院校教学管理实践的执行者，是院校领导与学生之间连接的纽带与桥梁，因此，教学秘书在日常工作中要受到学校教务处和院系的双重管理，要沟通与协调教师、学生、合作单位等多个服务对象。沟通协调是实现高职院校教学管理工作的捷径，教学秘书通过有效的沟通与协调可以减少工作中的阻力，较好地执行高职院校的各类政策，从而促进教学管理实践工作有序展开，有效提高教学管理实践活动的质量。
3.自主学习
高职院校的各个院系课程的开设，与社会的发展需求是紧密结合起来的。因此，就需要在开设课程前期进行专业论证和调研，这样才能明确该课程的开设方向与人才培养方向，从而对教学课程和实践课程进行科学、合理的安排。这就要求教学秘书在工作中能够不断进行自主学习，对专业开设的基本情况、社会人才需求情况等进行学习与了解，这样在教学管理实践中充分发挥作用。
4.心理调节
教学秘书在高职教学管理实践中不但需要处理繁杂的工作，还要处理学生、教师以及合作企业之间的关系，工作任务繁重，工作压力巨大。如果教学秘书不能及时进行心理调节，就很有可能会导致工作上的失误。为了避免教学管理实践中出现教学事故，就要求教学秘书必须具备心理调节的能力。在教学管理实践中遇到问题时要及时转变思考方式，积极思考问题的解决方案。工作出现失误时，要积极进行反思，总结经验。
二、高职教学管理实践中教学秘书的任务
教学秘书不仅要向学生传达院校、各院系以及教务处等教学分管部门的各项通知与政策，还要积极参与其所在的院系的教学管理工作，因此，教学秘书在高职院校教学管理实践中的任务主要包括以下几点：
1.协助所在院系领导工作
教学秘书协助所在的院系领导工作是其工作的基本任务之一，这也是高职院校教学管理实践工作中的重要组成部分。首先，要及时将上级领导的任务与指示传达下去，并有效处理其职权范围内的各项事务。如果在处理事务的过程中遇到困难与问题，要及时向领导请示、汇报。其次，要协调好与各部门关系，有效提高教学管理效率。最后，要将各个任课教师的意见、学生的意见反馈给班主任，以便班主任及时解决教学中存在的问题，促进教学质量和人才培养质量的不断提升。
2.收集与整理教学资料
收集与整理教学资料是教学秘书的重要任务之一，因为充足的教学资料是开展教学活动的基础条件之一。教学管理实践活动中，对教学资料进行规范也是教学秘书管理工作的组成部分。教学秘书在其工作中要严格遵守教学档案管理的具体要求，对教学活动的各个阶段的教学档案进行归类管理，并能将具体的情况反映给各部门的领导，以便安排听课，从而可以对各任课教师起到良好的监督作用。
3.监督教学计划的执行和调课情况
在高职院校教学的过程中，由于各类可控和不可控的因素，会出现调课的情况，也存在一些任课教师临时调课的现象。调课会严重影响教学秩序，会给学生造成不好的影响，不利于教学目标的落实，不利于教学秘书工作的开展。因此，教学秘书就要监督各任课教师，使其能够严格执行教学计划。总而言之，为了能够不断促进高职院校的发展，学校应该正确认识教学秘书的重要性，并能明确教学秘书在教学管理中的职能与任务。在教学管理实践中，要不断加强对教学秘书队伍的建设，使其能够主动积极地参与和配合高职院校领导的工作，使得教学管理活动能够顺利开展，促进高校教学管理质量和水平的不断提高。
参考文献：
[1]金鸥贤.当前高职院校提升教学秘书工作质量的重要性[J].科技创新导报,2011(17).
[2]刘党.关于做好高职院校系级教学秘书的几点思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010(2).
作者：张雅琳 单位：泉州工艺美术职业学院
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