摘要：电子信息技术的快速发展已经触发了档案管理手段的全新变革，在电子档案日益广泛应用的今天，探讨电子档案新载体的实践应用，加强电子档案的信息保护，已经成为档案管理和应用领域的前沿。从电子档案的载体分类介绍开始，着力总结出电子信息档案载体的选择标准，并对电子信息档案的保护措施进行阐述，力争为长期、有效、大规模使用电子档案找到理论依据。
关键词：电子档案；载体；信息；保护
科学技术的进步和人类社会的快速发展，不仅使信息技术成为了21世纪的代名词，而且也引发了电子档案技术的广泛应用，电子档案在存储和保护方面的成败也成为了理论关注的焦点。
1电子档案的有效载体
1.1光学载体
电子档案的光学载体是基于已经普遍应用的光盘技术开发出来并已被普及使用的最常见电子档案载体，光盘主要由盘片、载体和保护层三个主要部分组成。电子档案的光学载体存储时间长、生产成本低、利于复制和多次反复使用，它有着更为可靠和简便的物理操作技术，对环境等因素没有太大的硬性要求，而且存储量大，特别是伴随着多媒体技术的广泛应用，光盘已经成为当前最流行的电子档案储存手段。
1.2微缩载体
以最前沿的固态硬盘为代表的微缩载体已经成为军事、医疗、工程领域的主要存储介质。U盘、硬盘微缩载体读写速度快，容量大、低能耗、无噪音、防震性好特点，而且在很小体积上就可以存储大容量电子档案数据。微缩载体尽量减小了对机械部件的使用，在计算机中使用时散发的热量较小，也更为安全和有效。
1.3网络载体
网络载体主要指随着互联网技术的快速发展，在云计算机概念上发展出的档案存储技术，它可以将网络中存储在不同计算机上的大量不同类型的档案自动拆分，放置在互联网当中，当用户需要时可以快速的将档案传递给用户，虽然其本质上是一种计算机服务，但其强大的档案调取和流动能力，能更好的发挥电子档案作用，本文也将其列为现代新兴的存储方式之一。
2电子档案存在的问题
虽然电子档案有强大的存储能力，方便的调取功能，与计算机结合后，还可以产生强大的信息整合效应，但也存在着数据泄露、存储介质失效、程序错误引发的数据丢失等问题。
2.1数据泄密
数据安全和保密性是电子档案存储工作的生命线，即使数据保存的再持久完好，泄密的档案也是毫无意义的。电子档案的强大交互性和快捷使用的方便特点，也为档案数据的流失带来了极大的风险，虽然已经开发出了大量的保密手段，但是仍然不能100%阻止泄密事件的发生，这也成为电子档案受到质疑的最大原因。而且电子档案的泄密不易被察觉，一旦发生电子档案的泄密问题，极有可能带来难以估量的巨大损失。
2.2存储介质失效
电子档案是基于光盘、硬盘等物理介质存储的数据，当物理存储介质出现破坏时，存储其中的档案数据很难被恢复。电源电压的不稳定、外来磁场对磁介质存储设备的破坏，特别是随着电子计算机技术的发展，软件的更新，电子档案的长久保存也会遇到像文件扩展名称改变、数据读取程序对物理介质不适应等问题，这些归类于存储介质失效的问题都可能引起电子档案的无法调取、甚至是电子档案的永久灭失，存储介质的安全性也是当前电子档案应用领域必须要面对的现实问题。
2.3程序引发的数据错误
电子计算机领域最大的敌人就是病毒，程序的错误、黑客的攻击都有可能造成对电子档案的破坏。网络的发展使电子档案可以被广泛共享，但木马程序同样对电子档案构成致命的威胁。电子档案在使用过程中还可能由于传输过程为了适应某些软件的操作需要，电子档案数据无形中被篡改，从而引发了对电子档案的数据破坏。由程序引发的电子档案错误正在像疾病一样侵蚀着电子档案，严重影响了电子档案的正常高效使用。
3有效电子档案保护手段
3.1审慎的采用电子档案存储方式
发挥电子档案方便快捷的特点和低成本制作优势，首先需要保证电子档案的安全，因此不是越方便简单的电子存储介质越好，而是要根据电子档案的内容进行科学的选择。一般来说，容量小、密级低的电子档案可以选择经济实惠、可以多次使用的光盘做为主要存储手段。容量大、需要长久保存的电子档案可以选择不易损坏、不直接接入互联网的磁盘为主要存储手段。选择存储方式应当尽量根据电子档案的用途对其分类处理，以此达到事半功倍、防患于未然的效果。
3.2建立规范的电子档案管理制度
更为规范的电子档案安全管理制度应当覆盖到电子档案从生成到使用的每一个环节，使所有过程都处在可监控的安全体系之下，这其中包括电子档案的制作、使用、维护、人员培训、安全检查等种种环节，也包括了电子档案的存储与使用在分别的操作系统和终端进行、纳入了电子档案的使用管理权限设定等工作，只有建立了规范合理的电子档案安全制度，才可以最大限度的保证档案数据的原始性、使用操作的合理性、档案长久存在的安全性。
3.3建立电子档案的备份系统
在目前技术条件下，建立一套完备的电子档案备份系统，可以最大限度的保留电子档案的原始性。包括硬件的备份，指的是实现两套存储介质分别对档案进行存储，其中一套用来使用，另一套用来做永久储存。软件的备份，主要指对系统的定期进行备份，可以随时将数据恢复到某个时间结点，以此保证当电子档案数据出现错误时，可以快速追查，解决问题。备份不是将档案数据进行简单的复制，而是要建立起一整套可控的保险机制，只有建立了电子档案的备份系统，才可以做到有备无患，减小不必要的档案损失。
3.4广泛应用电子档案安全技术
为了有效应对计算机病毒、恶意篡改电子档案数据等行为，切实防止因档案数据破坏带来的损失，可以将电子档案置身于先进的安全技术当中，这其中包括建立一个安全的电子档案网络结构，将包括数据服务器、数据存储设备、数据调取机制全部处在网络监管体系内运行，比如设置不可卸载的模块程序、进行目录级别控制、进行身份认证、实行档案通信的网络端口控制等。这些依靠技术对电子档案实现的监管，可以有效抵御降低电子档案的运营维护成本，最大限度的发挥电子档案的实际功有，保持电子档案的稳定使用。
4结论
随着电子信息技术的广泛应用，电子档案正在成为广泛应用的存储手段，在充分发挥电子档案可快速读取、方便传递交流信息特点的同时，要时刻重视电子档案可能带来的数据信息泄露、存储介质不安全、网络电子档案交换所带来的风险。要使电子档案时刻处于规范监管的状态下，按照科学的方式方法，选择正确恰当的电子档案存储介质，定期对电子档案进行维护，广泛应用现代网络技术，确保电子档案的有效保护和合理使用。
参考文献
[1]陈勇.现代电子档案载体的分析与选择[J].经济管理，2008，3.
[2]张威.浅析电子文件与纸质档案在保护技术上的区别[J].档案学研究，2013，1.
作者：胡艳琨 单位：牡丹江市直机关房产管理中心
