一、当前企业会计档案管理工作的现状
1.会计档案管理工作形式不断丰富。随着电算化环境下会计档案管理工作的不断深入，档案管理工作的形式持续丰富，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理人员结构发生变化。财务部门不仅仅是由专业财务、会计人员组成，还需要了解一定财务知识的程序开发员、系统操作员、系统维护员和系统管理员等共同完成企业会计档案管理工作。第二，会计档案管理的业务处理范围变大。电算化会计档案除了保存会计凭证、会计账簿和会计报表等主要资料外，还需要设计计算机系统可以识别的各种代码、程序文件和数据结构文件等，例如用户使用手册、操作规范、科目代码、计算公式等内容。这些项目虽然不是传统会计核算体系的一部分，但它们是电算化会计档案管理必不可少的前提条件，是对电算化会计系统进行维护、排除故障、降低风险的基础，是新环境下会计档案管理的新范畴。2.会计档案管理人员职能不断变化。会计档案管理人员之间的授权批准控制是内部控制的重要组成部分。在传统会计档案管理中，每一项经济业务的发生和确认、计量、记录、报告的各个环节都需要经过具有相应权限管理人员的审核和签章，不得越权审批。在会计电算化的环境下，档案管理人员的职能划分出现了巨大变化。由于电算化功能的高度集中，导致在以会计电算化系统为主的业务处理中管理人员职能集中，尤其是一些会计人员的职能由会计核算向会计管理转变，某些会计人员既负责数据资料的输入，又负责数据资料的输出和报送，一人兼任多职，架空了授权审批程序。因此，需要加强企业内部控制，控制档案管理人员对数据资料的输入输出管理，强化管理人员职责分离和授权审批的流程，降低因电子档案易于复制、修改和删除等不安全因素对会计档案的可靠性造成的威胁和舞弊风险。3.会计档案管理的法规制度尚不完善。《档案法》是档案工作的基本法律，对企业档案管理工作制定了明确的法律规定。《会计法》也对会计档案管理做出规定“：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案并妥善保管。其中会计档案的保管期限和销毁办法由国务院财政部门制定。”同时，由国家档案局和财政部联合发布的《会计档案管理办法》也指出：“会计档案管理工作的指导、监督和检查由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责。”然而，这些规定被一些企业错误地理解为档案管理工作由企业会计部门负责人分管而非档案管理负责人分管，从而削弱了企业内部档案部门的职责，难以真正起到指导、监督、检查会计人员的工作，使得单位内部建立的会计档案工作的规章制度流于形式，在实际工作中经常发生企业会计档案不正当地被失窃、损毁，甚至在发生法律纠纷时，会计档案被当事企业双方抢夺、销毁。因此，在以法治为特征的市场经济条件下，会计档案管理法律法规的不完善不健全难以保证企业和社会的健康有序发展。
二、《企业内部控制基本规范》对加强会计档案管理工作的影响
1.推进企业会计电算化与档案管理工作的融合。《企业内部控制基本规范》第四十一条指出“：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。”电算化会计档案主要包括储存在计算机硬盘中的会计资料，以光盘或其他磁性介质存储的会计资料，这些会计资料一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表等一系列数据。电算化会计档案的管理工作是每个单位的一项重要工作，是形成企业会计信息系统的基础。截至2011年，全国已有80%的单位实现电算化会计档案的要求，加强电算化会计档案的管理成为每个单位面临的重要挑战。企业在建设信息化电子档案过程中，要加强对信息数据资料的整理、筛选和编辑能力，从而高效地利用会计信息。同时，在实现纸质档案及时、规范、完整归档的基础上，进一步建立健全电子档案的逻辑归档和物理归档的制度和措施，确保企业不同版本电算化系统的兼容，从而确保档案信息的可识、可读、可用，实现纸质档案和电子档案的完整和一致，最终实现企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的不断融合，实现信息技术在企业管理中应用广度与深度不断推进。2.健全企业电子会计档案管理的内部控制流程。《企业内部控制基本规范》第七条指出“：企业应当运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。”会计凭证、会计账簿和会计报表，可以了解企业经济活动的来龙去脉，反映企业对财经法规的遵守情况。第一，制定规范的归档流程。计算机系统开发程序、数据结构程序、相关代码等资料都应视为电算化会计档案的一部分予以保存；计算机中的会计资料在未打印成纸质文档前应妥善保管，不得随意损毁。第二，制度规范的保管流程。按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，根据不同需求，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。电子档案保存方式为只读，并作备份分别存储。对光盘、磁盘等载体进行编号，由专人保管，存储于防尘、防热、防磁、防潮、防火环境中，进行定期检查，确保档案可用性。使用光盘、磁带、磁盘、胶片等介质保存会计档案的还需报财政部、国家档案局备案。第三，制定规范的备份流程。在电子信息化环境下，档案管理人员应定期将数据资料备份到多种介质上，并对备份时间、人员和载体进行详细记录和定期检查，防止信息丢失。3.加强会计档案管理工作中的授权审批制度。《企业内部控制基本规范》第三十条指出“：授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。企业应当编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权。常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权。企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。”企业会计档案管理的各项内容要规定不同的权限，普通数据资料可实现大范围共享，涉及企业机密的数据资料需要一定权限才可查阅。针对电子会计档案易于被修改、破坏且不会留下痕迹的特点，应从计算机程序角度出发，加强数据的输入、输出控制，设置密码口令和恢复机制，加强操作记录的控制功能；同时，实行不相容职位相分离，不同岗位赋予不同权限，防止越权操作，例如设置主管、系统程序员、系统维护员等岗位，完善不同岗位间的授权审批制度。4.完善会计档案管理的法律法规建设。《企业内部控制基本规范》第三十一条指出“：会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。”企业档案管理人员要与财务负责人沟通交流，认真完成会计档案指导、监督和检查工作，对非法隐匿、损毁的会计档案和档案信息失真、虚假披露现象开展检查，对会计档案信息加强管理并进行会计工作评估。一方面，需要进一步强调《档案法》的权威性，明确不同门类档案管理工作的法律责任，另一方面，在《会计法》等具体法规中涉及会计档案管理工作的具体规章制度要与《档案法》实现统一。因此，需要根据我国的国情，根据不断发展变化的社会经济，对相关规章制度进行修订和完善，使会计档案管理法律法规真正成为具有可操作性、指导性和约束力的条文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 许志平 单位：邯郸职业技术学院
