一、高职院校行政管理信息化建设中存在的问题
当前我国高职院校在进行行政管理时虽然采取了信息化建设，但是在实际的工作中还存在比较多的问题，如果不对其进行探讨和分析，将不利于今后我国高职院校行政管理水平的提升。下面我们将对高职院校行政管理中存在的问题进行探讨，从中找到更加科学的处理措施，实现高职院校的科学发展。(一)管理人员信息素质不高高校行政管理人员的素质水平会直接影响到管理的质量，如果管理专业素质不高就不利于高职院校行政管理水平的提升。尤其是随着我国高等教育水平的发展，传统对于行政管理人员的素质要求已经不能够适应实际需求，主要表现为信息意识淡薄、信息知识匮乏和信息能力不高。受到传统管理理念的影响，许多管理人员依然采用传统的管理方式，对现代化信息处理认识不足，重视程度不高，这样就会导致管理质量下降。信息技术和知识储备不够充分，导致许多管理人员不能够掌握信息技术和信息方法，也不懂得如何去应用这样的技术，从而会导致信息整合水平的下降，不利于高校整个管理效率的提升。信息技术的应用可以帮助管理人员进行大量信息的搜集和筛选，对各种信息进行集中处理，最终能够达到科学管理的要求。(二)行政管理信息化缺乏统一规划高职院校在进行信息化建设时需要做好统一规划，这样可以提升信息处理效率，实现行政管理的良好发展。当前我国高职院校行政管理过程中，由于信息化建设不科学，导致信息管理工作缺乏统一规划。其主要表现为:第一，由于没有全面的规划和指导对相应的信息进行处理，使得信息资源的协调性下降，不利于实现高校内部资源的整合，不利于高职院校各项工作的顺利展开。同时在信息处理时还缺乏统一的标准和规范，各部门之间信息化水平参差不齐，许多部门都各自为政，每个部门之间只进行自身的信息管理和信息处理，可能会导致资源的重复开发，最终造成资源的浪费。除此之外，各部门之间往往难以兼容，信息交流通道不畅，无法真正发挥信息化的优势。第二，高职院校信息化系统建设周期相对比较长，无法跟上信息技术发展的速度，导致出现新旧系统共存，而新旧系统之间的各种差异，会进而影响到整个系统的运行质量，降低信息处理效率，不利于高职院校行政管理水平的提升。(三)缺少强有力的牵头管理部门高职院校行政信息管理系统覆盖面比较广泛，它不仅仅是一项技术改革，同时还是一项管理上的升级。通过设立或指定一个强有力的负责统一协调的管理部门，可以有效减少管理中的失误，实现学校行政管理工作的有序展开。当前我国高职院校行政管理工作中，由于改革利益主体和责任主体不够明确，行政管理人员的管理意识不充足，使得管理质量下降，不符合实际管理的要求;而且实际管理中还缺少相应的管理部门，不能够有效的将各个部门进行统一规划，无法加强各部门之间的联系，使得管理人员掌握不了足够的管理信息。这不利于高职院校内部信息管理人员的领导工作，不利于高职院校整体水平的提高。(四)信息传输速度慢由于机制不健全，在目前的信息化行政管理中，人的积极性、主动性以及创造性受到限制，使得管理人员管理质量下降，管理责任意识不足。长期在这样的状况下会影响到高职院校信息传播的质量，使得信息传输速度变慢。在高校行政管理信息系统中，信息和指令自上而下逐级传递的过程中，由于各个平行部门不接受彼此之间的指令，这样就会导致信息处理问题的出现，影响到处理的效率。而且在这样的行政管理工作中，职能部门之间沟通不当，导致许多管理信息不能够及时被处理，信息交叉处理和重复处理的现象比较多，使得信息传输速度变慢，不利于今后高职院校的快速发展。(五)部门之间合作较少高职院校行政管理部门过于强调分工，从而忽视了合作的重要性。相互之间比较容易出现推诿、扯皮和现象，办事情时不能够一气呵成，必须要分为几个部门或者几个阶段去办，使得行政管理效率和信息处理能力大大降低。各部门之间和合作相对比较少，在遇到问题时不能及时有效地进行沟通，导致问题长期的挤压，最终会不利于高职院校行政管理水平的提升。
二、深入推进信息化建设，提升高职院校行政管理质量
(一)提升管理人员的素质高职院校在进行信息化建设时，需要不断提升行政管理人员的专业素质，从而保证行政管理质量。首先，管理人员要提升自身的信息处理意识，从自身管理方法入手，不断学习和掌握新的管理技术，保证信息处理的能力，为高职院校行政管理奠定良好的基础，实现我国高职院校的良好发展。其次，信息管理人员要提高自身的创新意识，善于利用信息系统来发现行政管理中存在的不足，找到高职院校信息观点来分析和解决管理中出现的矛盾。通过技术创新和管理方法的创新，可以调动教师的工作积极性和学生学习的主动性，提高学生参与校园文化的能力，为高职院校今后的发展提供比较好的环境。第三，高校要加强对行政管理人员的培训，提升管理人员信息技术处理水平，保证各项工作的顺利进行。最后，管理人员也要增强自身的工作责任意识和职业道德素质，在工作中本着育人管理，促进管理水平的提升。(二)加强信息系统的统一规划高校行政管管理信息系统的建设中，要不断加强信息系统的统一规划，这样才能够保证管理的质量。在实际的管理建设中，信息化是一项比较复杂的工程，需要综合考虑校园内的各种因素和关系，结合校园发展的实际需求，建立与自身相配套的行政管理系统，从而更好地满足高职院校管理的需求，实现办学水平的提升。除此之外，高职院校行政管理信息系统建设中还要结合学生和教师的教学需求，让更多的师生能够应用到学习中去，找到更多科学的学习方法，减少对管理资源的浪费。规范化和统一化的管理技术，可以满足不同人员的实际需求，提升行政管理效率。信息化建设还要本着发展的眼光和全局观念出发，分步骤分阶段实施，让学校师生可以参与到管理中来，发现自身管理存在的问题，并针对这些问题做出工作上的调整，增强高职院校行政管理质量。(三)明确牵头管理部门高职院校在进行行政管理时应该要建立相应的管理部门，以信息技术为手段进行管理，减少工作中的失误。强有力的领导和管理部门可以有效推动信息化建设，协调好各部门之间的关系，实现分工合作，提升高职院校管理的质量。同时在信息化建设中还需要坚持“一把手”原则，即在主管领导部门的支持和协调下，组织好各部门之间的管理事务，实现技术人员之间的合作。(四)创新管理模式高职院校在进行信息化管理时，管理人员要不断创新管理模式。加大管理模式的创新，改革相应的管理手段，是管理能够涉及到各个行政部门，真正做到工作的规范化和程序化，实现信息化系统的良好发展。除此之外，管理人员和技术人员还要探索与之相配套的管理模式，实现信息管理技术的创新，让更多管理人员能够提升自身的管理水平，促进高职院校管理水平的提升。管理人员要想实现创新，还要结合高职院校行政管理中的实际状况来进行，总结管理中的问题，增强管理人员和师生之前的联系，为校园建设奠定良好的基础。(五)增强部门之间的沟通协作高职院校行政管理部门之间需要建立良好的协作机制，这样可以更好地满足实际的需求，实现学校管理水平、办学水平的提升。增强部门之间的沟通协作，管理人员要积极提升自身的责任意识，做好相关数据的搜集工作，为今后行政部门之间的管理奠定基础。增强各部门之间的协作，可以减少管理问题的出现，提升行政管理效率，有效地减少管理问题。(六)提升网络安全性高职院校信息系统的建设可以为行政管理提供更好的技术保障，要想保证其工作质量，就要提升网络安全性。首先要不断完善管理制度，加强对相关人员行为的规范，做好管理工作，减少管理中的问题。同时还要明确各自的分工，制定网络信息安全管理制度，让更多人能够参与到管理中。其次，要提升管理人员的安全意识，严格按照相关规定来进行管理，推动校园数字化建设，为今后信息化建设提供良好的环境。同时还要做好安全防备工作，对相应数据进行备份和恢复，确保数据的安全，降低信息数据运行的风险。
三、总结
行政管理信息化建设对于高职院校来说具有重要的现实意义。随着高校竞争日趋激烈，而高职院校在教育系统竞争中处于相对劣势，因此加强管理、提高办学水平对于高职院校来说意义显得更加重要，其手段之一“信息化建设”也显得更加迫切。高职院校在进行信息化管理时，要结合自身的实际状况来开展，注意加强对信息技术的应用。管理人员要积极学习行政管理信息技术，掌握信息化管理手段，降低管理中的风险。同时在这样的管理模式下，管理人员也可以降低管理负担，提升信息管理效率，实现学校办学水平的快速提升，实现学校教育事业的科学发展。（本文来自于《湖北函授大学学报》杂志。《湖北函授大学学报》杂志简介详见.）
作者：马燕霞 单位：南洋理工职业学院
