一、六大难点—外资地产项目管理成挑战
基于外资地产项目的特殊性，其项目管理更具有难度和挑战性。第一，沟通难。项目团队之间存在跨语言、跨文化等方面的差异，给项目管理带来沟通难的问题：如沟通渠道混乱；沟通习惯标准不一致；沟通方式缺乏灵活性、技巧性等。例如，中方团队在英语沟通方面存在明显不足。往往体现在专业水平高的资深工程师语言不过关，而年轻工程师语言程度不错，技术水平却不过硬，影响了中外团队之间沟通的效率。如果一个项目有多个不同语种的项目团队，即使用英语交流，受到英文水平限制，经常出现表达不当等情况造成误解，增加了项目管理的难度。同时，文化背景不同所导致的思想和行为方式的差异，也会加剧沟通困难。例如，美国的建筑师很注重对其设计成果的著作权和主导权，不太能够认同国内团队或政府主管部门对其提出的修改意见，给人留下不好合作的印象。第二，流程复杂。外资业主通常在我国设立子公司对项目进行管理，但是基于管理习惯、信任授权、决策流程等原因，子公司虽然作为管理的主体单位，权限却不大，重要事项都需要提交国外的总公司审批之后才能实行，管理流程较长，效率较低。同时，由于顾问单位、咨询公司或项目管理公司等项目团队的参与，再加上各项目团队的权责和定位的限制，导致整个项目管理团队的管理程序、管理层级以及沟通渠道都比一般的建设项目复杂得多。例如，某外资商业地产项目，业主为一家菲律宾商业集团在我国的全资子公司，但是设计方案、采购招标等重要管理事项或70万以上的合同项的确定均需菲律宾总部批准。美国设计公司承担方案设计，国内设计院进行施工图深化设计，由一家英国顾问公司对方案和施工图设计进行监督和指导。业主自身在进行项目管理的同时，还聘请了一家香港项目管理公司对国内的监理单位和施工单位进行统筹管理和监督。多领域、多单位之间权限和管理范围的交叉、重复，导致在实施过程中项目团队各自为政，相互推诿的现象时有发生，协调管理难度重重。第三，体制差异所有权体制、管理规范等不同，导致中外建设工程在政府审批要求、流程等方面存在较大差异。外方管理单位尤其是其高级管理层需要花费很多时间和精力进行了解和适应，国内的项目团队也需要花费大量的时间和精力与外方团队进行解释和沟通。例如，在菲律宾，土地是私有的，业主具有充分的自主权，当地政府对建设工程的审批也比较宽松，业主通常可以按照自身的意愿进行设计和建设。所以当菲律宾业主进入我国市场时，就对国内工程建设的层层审批（规划、消防、避雷、抗震等等）很不适应。尤其是当审批需要修改其建设方案时，会表现出不理解和极大的抵触情绪，甚至是不配合，容易引起管理误解或冲突。同时，外资项目通常使用FIDIC合同条款，而国内项目一般采用建设部标准施工合同范本，有些地方政府只允许采用建设部施工合同进行合同备案。这就导致中外团队经常因为合同条款争论不休，甚至签订阴阳合同，为后期管理留下隐患。第四，标准不一。中外工程质量标准、技术要求、工程经验等差异，常常导致团队之间在设计理念或技术见解上出现矛盾。外方业主或管理团队会习惯性地认为应该按照外方标准进行项目的设计和施工，而国内设计院、施工企业往往会按照国标进行设计和施工，导致不能完全满足业主要求，工程变更量大。例如，前述案例中，美国设计单位进行方案设计，国内设计院进行施工图设计，英国顾问公司对深化设计进行监督和落实。方案和施工图设计的分裂，中、外设计团队对设计、施工规范的不同理解，经常导致设计团队之间出现误解、冲突，甚至不能实现设计意图。第五，文档繁杂。外资地产项目团队众多，工程资料多为英语，信息交互频繁，其文档资料管理的繁杂程度远远超过国内工程。传统的文件管理方式无法胜任，经常导致文档传递滞后，文不对版，甚至是在多方传递的过程中丢失。业主、设计、总包、监理图纸资料不一致的情况时有发生。第六，分包众多。外资地产项目除总承包单位会按照政府报批要求通过招投标方式确定之外，业主方通常会根据其使用习惯或合作关系指定许多国外的专业分包单位或设备供应商。基于语言能力、技术水平等原因，国内总承包单位往往难以对这些指定国外分包商进行管理和控制，而业主方通常又缺乏专业人员或精力亲自监督，容易造成管理上的脱节，各专业工作面之间的相互干涉，影响工程的整体质量进度。
二、六项对策—提高管理效率
第一，正确认识文化差异，加强培训，建立共同的管理文化。时间和空间上的不同，语言和文化上的差异，导致团队之间的沟通障碍和管理难度。各参与团队都需要正视差异和隔阂，适当配备掌握多种语言的项目管理人员（或多名会不同语种的中方员工），确保项目各方理解沟通顺畅。尤其是业主方管理团队更应该提高跨语种、跨文化沟通的能力，成为各项目团队之间沟通的桥梁。从企业长远发展的角度来看，可以加强对管理人员的语言和文化培训，提高沟通管理能力，实现内部挖潜。从团队管理的角度来看，可以通过定期聚餐、体育活动等方式促进有效沟通，拉近各方距离，避免和化解矛盾，建立共同的管理文化。第二，选择有外资合作经验的项目经理及项目团队。业主方应选择具有外资项目管理经验，外语表达流利的项目经理组建业主方项目管理团队对各个参与团队进行协调管理，或选择有外资项目管理经验的项目管理公司（PM）进行居中协调。项目管理团队或项目管理公司在项目前期就需要充分介入，充分明确业主的建设意图和经营要求，分析并形成完整的项目任务书，做好任务的分解、计划、协调和控制工作。再根据项目的实际情况，选择合适的项目参与团队。例如，选择有跨国设计经验的国内设计院，在能够理解外方设计单位设计理念和要求，并能进行顺畅沟通的前提下进行深化设计，避免把设计问题带到施工阶段中去。选择有跨国工程经验的国内总承包企业和监理公司，确保其工程人员在技术水平、语言交流、沟通能力等方面满足外资建设工程的管理要求。从企业发展的角度来看，可在磨合考察之后，可以选择能够胜任的参与团队进行长期战略合作。可以在团队之间形成管理默契，提高沟通效率，实现知识积累和共同进步。第三，调整组织架构，建立混合型、虚拟型团队。项目团队众多且来自不同的国家和地区，单纯地采用职能型或矩阵型等传统组织架构进行项目管理，存在层级过多，指令传递不及时，沟通渠道不畅通等现象，已经无法满足项目的动态协调和沟通管理的需要。可以按照项目的实际配置情况，抽调各项目团队，各职能部门的主要业务人员，以业主方项目经理为主导，组建混合型、虚拟型的项目管理团队。以期打破团队、部门之间的时空界限和权责界限，实现信息的实时共享、及时传递，简化审批流程，提高沟通和管理效率。第四，建立项目团队激励机制。除业主方项目管理团队之外，参与单位大多通过履行合同的方式提供服务。因此，基于合同约定、权责界定或者利害关系，常出现参与单位只局限于合同内容进行管理，缺乏主动性、大局观。而当一些合同范围存在交叉重叠时，这种现象尤为突出。参与单位之间不能形成合力，实施过程中相互扯皮、相互推诿，甚至各自为政。因此，可以建立项目团队群激励机制来统筹项目团队管理。所谓项目团队群激励机制，是这样的管理过程：以业主方项目管理团队为领导的团队群激励主体与参与管理团队为激励客体之间通过激励因素相互作用产生团队群体合作行为，这种机制能够激发团队群体工作的积极性和能动性，减少或制约不符合团队利益的行为的发生，最终提高整个项目团队群整体的工作水平及效率。第五，制定沟通计划，充分利用沟通工具。管理团队来自不同的国家和地区，在工作时间和地点上自然也是千差万别。项目中应采取各种灵活的沟通方式、事先建立起一个系统的项目沟通计划，这样才能保持项目组织畅通的沟通、交流，保证项目顺利完成。首先需要确定、记录并分析项目的参与团队所需要的信息、沟通需求和沟通渠道，并形成沟通计划。依据沟通计划做好项目信息的分发和传递，并根据项目沟通管理的实施情况做好绩效报告。以期在实现沟通改善的同时，总结经验，归档资料，进而实现知识积累。同时应充分利用现有的沟通工具，如：多方视频会议、电话会议、云信息系统、在线聊天、电子邮件等，加强项目内部的沟通水平，简化或疏通沟通渠道，进而提高项目管理效率。第六，利用新型信息管理系统进行文件资料管理。传统的纸质资料管理或单纯的电子文档寄送管理显然无法满足跨国团队的信息共享和管理需要，可以利用新型的信息管理系统进行信息共享和文件管理。例如，在设计和施工过程中应用BIM系统（建筑信息模型系统），利用其信息可视化、协调性、模拟性、优化型和可出图性等特点，可以实现工程信息的实时查看，在既定权限下的实时修改和共享，亦可弥补单纯语言和文字交流的不足，确保信息传递的准确和及时。再如，应用云信息管理系统可以实现文档资料的实时共享。电子文件、图纸或扫描文件被传输到云端之后，都会被实时编号、分类存档并加盖日期章，同时系统会向各项目团队进行信息推送。项目团队登录系统后所查看到的是统一的最新版本的资料，严格避免了不同版本资料混淆现象的产生。另一方面，历史修改版本的资料也是继续存在且可追溯的，也能保证资料管理的连续性和完整性。外资地产项目作为一种特殊的项目模式，其项目管理有其独有的特点和难点。因此，要有针对性地对传统的项目管理模式进行优化和调整，疏通沟通渠道，做好跨国沟通和文化融合，以期减少误解和隔阂。选用能够胜任跨国服务和管理工作的项目经理、项目管理公司和参与单位能取到事半功倍的效果。同时新型的沟通工具、信息管理系统的应用对整个项目的推进乃至全过程管理都大有裨益。
作者：邱荣晖 单位：厦门 SM 商业城有限公司
