1太原铁路局货运客服发展及现状
2012年7月太原铁路局12306货运客服机构成立，负责受理货物快运班列的咨询、解答业务。随着货运业务的变化和拓展，货运客服职能发生变化，2012年9月太原铁路局货运服务中心成立，12306货运客服与客运客服分离。2013年6月15日铁路实施货运组织改革，太原铁路局货运营销中心成立，下设7个部，客户服务部除负责日常客户的咨询、表扬、建议和投诉处理外，还增加了受理客户提出的零散白货发运需求。随着全路现代物流建设的推进，太原铁路局货运营销中心重新组建，更名为营销处，客户服务部从货运营销中心分离，并再次命名为货运服务中心，客户服务受理也由通过12306受理向95306受理过渡，太原铁路局货运客服的货运服务职能作用愈加突出。太原铁路局货运服务中心主要负责受理、处理客户通过95306电话、电子邮件等方式提出的咨询、表扬、建议、投诉问题，并将客户反映问题、合理诉求及投诉问题向相关单位(部门)进行流转处理；负责客户通过货运接待室、95306网站、电话等方式提报的“我要发货”需求的受理、提报和跟踪落实客户需求；负责通过95306电话对外进行新业务、新产品及95306网站功能的宣传、推介工作；负责货运客户服务质量方面的改进、督导、检查、通报；负责收集、汇总客户满意度测评情况，并进行分析、提出改进建议等内容。太原铁路局货运服务中心从建立伊始，相继制定《太原铁路局货运服务质量投诉处理办法》《太原铁路局货运客户服务信息流转处理办法》等管理制度、办法32个，并通过制度办法的有效落实，使基础管理工作得以加强，各项工作有序推进。根据相关管理办法规定，基本业务受理中，对客户的咨询，货运普通席客服代表随时受理，给予解答，对一时难以解答处理的问题，通过查询知识库内的解答模板或根据货运专家席客服代表的解答口径向客户回复；对客户的表扬、建议，货运普通席客服代表及时将客户表扬、建议向货运专家席客服代表反馈，货运专家席客服代表将表扬、建议情况向相关单位流转后，将相关单位处理、采纳情况向客户回复；对客户投诉，货运普通席客服代表安抚客户的同时，详细记录客户投诉内容，判定责任单位并形成投诉工单转货运专家席客服代表审核，货运专家席客服代表审核、修改并提出处理意见后流转相关单位，相关单位将处理结果反馈货运专家席客服代表，货运专家席客服代表将投诉处理结果向客户进行回复，并酌情向客户回访；对客户发货需求，严格落实敞开受理、随到随办，以及中国铁路总公司“二十条红线”纪律要求，客户不论通过哪种渠道提出的发运需求，客服人员第一时间给予受理，并依据客户提供的发到地点、货物品名、重量、体积、形状等信息，为客户计算运输费用，确定适合的运输方式，并代客户提报阶段(日)运输需求等相关发运手续，做好后续货物装运过程的跟踪和服务，直至客户需求的兑现。“我要发货”业务受理流程如图1所示。2014年，太原铁路局货运客服受理12306电话89001个，接通率99.9%，满意率达99.6%。特别是在三晋快运列车开行、取消煤焦立户、运价调整、按实货重量(体积)受理、集装箱需求网上办理等改革关键节点，能够做好对客户的宣传、解释、反馈处理工作，期间仅为客户提供在途查询信息就达27329次；客户需求敞开受理、随到随办，受理零散白货运输需求18054车，除客户原因(如客户取消托运、无货)外，装车兑现完成15392车，做到100%兑现；处理有效责任投诉40件，反馈客户诉求问题169件，取得了客户的信任，化解了客户疑问；调查体验基层货运营销网点296次，对基层货运服务质量的提升和铁路货运组织改革推进起到促进作用。
2货运客服工作面临的问题
太原铁路局货运客户服务工作还属于探索阶段，部分规章制度、办理流程、服务质量等还难以满足铁路发展和客户的需要，制度办法仍然需要加以修改完善，相关的客户服务工作等还有拓展的空间[1]。（1）制度办法有待完善。为强化货运服务中心管理和提高整体服务水平[2]，太原铁路局货运服务中心依照中国铁路总公司《铁路客户服务中心运营管理暂行规范》[3]制定了一些制度和办法，但比较零散、覆盖面不强，没有形成一套独立完整的制度进行统一和规范的指导[4]。特别是在货运服务中心战略规划、货运客服建设、运营管理，以及绩效考核等方面还需要加以补强完善，以推进太原铁路局现代物流建设。（2）部门间信息沟通不畅。随着客服受理业务的拓展和解决处理问题能力的提升，客户通过95306电话反映诉求问题越来越多、反映问题的复杂度越来越高，已经不是由客服人员自行可以解决处理或通过电话与业务部门反映就可以解决的。太原铁路局货运服务中心根据情况，及时制定了《太原铁路局货运客户信息服务流转办法》，将客户反映信息以规范的工单向相关部门流转反馈。但是，在执行货运客户信息服务流转办法过程中发现，与业务部门沟通中，由于客户所反映的问题涉及铁路局(业务部门)间配合等原因，客服人员将客户反映问题向涉事单位进行流转处理时，存在沟通流转不畅，工单无法流转、转出去收不回、未能按要求给予回复等情况，以致客户反映问题一时无法解决。（3）客服人员业务能力有待提高。货运业务本身较为繁琐复杂，货运组织改革以来，新知识、新业务、新技术、新设备更是层出不穷。由于存在业务部门业务变化未能抄送货运服务中心、组织培训仅局限于站段一级层面、缺乏系统培训学习等情况，客服人员不能及时掌握业务变化，解答客户问题时依据不足。目前，随着全路现代物流建设的推进，将提高客服人员业务素质纳入“百点行动“方案，要求客服人员参与每年组织的技能竞赛选拔活动，体现了提高客服人员业务素质的重要性和日常系统学习的必要性，同时也反映了对客服人员进行系统、规范、长效培训的迫切需要。另外，由于货运客服受理量的增加，采用刚入路大学生来货运服务中心助勤保证电话接听率并达到学习锻炼的目地。但由于助勤大学生参加工作时间较短，对铁路货运业务基本知识掌握不全面、缺乏铁路货运现场工作经验，解答处理服务质量不同程度地受到影响。（4）客户服务方式较为单一。目前客户服务还停留在传统、固有模式上，日常为客户提供的服务渠道局限在人员走访、95306客户服务电话等几种简单方式。客户只能通过这些方式进行货车追踪、运费查询等基本服务。目前，95306运费查询功能增加了装卸车费和取送车费项目，但95306网站运费查询系统与货运制票系统查询运费结果仍有误差，在目前信息技术条件下，现有服务已经不能满足客户多样化、个性化的需求。（5）运用信息平台分散。信息服务平台分散对客户服务质量造成影响。目前运用的货运电子商务平台、95306网站、三晋货物平台、桌面辅助系统等均作为独立系统而存在，客户发运货物、客服人员为客户查询信息时登陆系统多，如客户在95306网进行挂单应单、交易、选择铁路物流后，在95306网站却查询不到需求通过情况，还需要在电子商务平台查看阶段(日)需求受理情况，造成客户发货不便、体验感差；客服人员接收客户投诉后，需要先通过语音平台与客户交流，然后在桌面辅助系统记录，最后在电子商务平台投诉处理模块以工单形式进行录入、流转，在多个系统间来回切换，与客户通话时间拉长、影响工作效率。
3提高货运客服质量的对策
（1）完善制度建设。太原铁路局应做好顶层设计，强化货运客服工作职能，可以参考借鉴具有客服机构建设先进经验的行业部门，从货运服务中心远期规划出发，在机构设置、人员配置、主要工作职责、作业标准和要求、质检考核等方面进行统一和明确，组织制定符合货运客服工作实际的一整套独立的制度办法。定期收集货运服务中心在执行过程中遇到的问题，并做好制度落实的跟踪，依此加以补充完善相关作业办法，形成一种长效机制组织加以实施[5]。（2）畅通信息沟通渠道。货运服务中心对客户反映问题应做好收集、汇总，逐级汇报，进行解决处理或进行流转处理。对涉事单位处理不力的，将问题提升到铁路局层面，将处理情况作为大交班会汇报内容，由铁路局层面对客户反映问题进行盯控，并抓好问题的跟踪处理，对落实不力、延误处理的相关责任人进行考核。（3）加强业务培训。货运相关业务部门在货运业务变化前应提前组织客服人员进行培训，文电下发时应抄送货运服务中心，并对重点问题、关键环节进行重点部署，对客服人员反馈问题及时以严谨的解答用语给以回复；完善培训制度，定期组织货运专业知识培训，采取到现场跟班实习，到民航、邮政、电信、物流等有关企业(单位)客服中心观摩学习，组织案例质检和业务考试等方式[6]，培养理念，提升业务素质。应将客服代表作为独立职名纳入货运系统技能竞赛，以促进客服代表业务素质的提高。另外，货运客服岗位人员应选聘具有一定货运专业经历的人员，并相对固定。如果采用助勤人员轮换的方式，可以采用延长部分助勤人员助勤时间，以避免频繁轮换影响货运服务质量，加大对助勤人员培训的难度；应采用固定足够数量的客服人员加助勤人员方式，在保证不影响货运服务中心正常工作的前提下，起到助勤人员学习锻炼的目地。（4）拓展客户服务方式。立足客户需求，进一步通过网络、电话、问卷等调查方式，广泛收集客户需求信息，分析服务过程中的制约因素，依据客户需求适时制定个性化、多样化的服务[1]，改变传统单一的服务方式。一是加强客户关系管理，按大宗与零散、既有与新增客户等细分客户，为客户量身打造适合的运输办理方式；二是按站段划分客户，客服人员实行包片(段)负责制，“一对一”“一对多”为客户提供专职受理服务，简化客户办理手续；三是完善既有95306网站及电子商务平台等服务功能，打造囊括物流信息、电子商务、贷款、质押、期货、金融、保险、咨询等商务支持功能，满足不同客户服务需求；四是加强货运无轨站、揽货点服务功能，大力发展手持终端及制票设备功能的运用，适时为客户提供简便快捷服务。（5）开发、优化信息系统。通过开发、优化信息系统，为客户服务提供更方便快捷的服务功能。如提供微博、微信等多渠道货运客户服务业务，满足客户多样化的服务需求，实现企业与铁路的良好互动，建立和谐融洽的服务关系；开发相关的手机应用软件，客户可以通过登录该软件，实现货运业务的自助查询等服务；优化整合现有客服平台，一个界面实现多种功能，方便客服人员快速响应[7]。
4结束语
随着铁路货运组织改革工作的进一步推进，太原铁路局货运服务中心还将面临更加艰巨的挑战。在中国铁路总公司顶层设计的基础上，铁路局应抓好落实盯控，货运服务中心应进一步简化“我要发货”办理手续，强化服务监督职能，加强客户满意度测评和电话质检分析[8]，完善管理制度，改进工作方法，与其他客户服务部门相互联系，定期组织工作学习交流研讨会，太原铁路局货运服务中心客户服务工作将会取得更大的成绩。
作者：高俊成 单位：太原铁路局 货运服务中心
