摘要：人事档案记录着相关人员的重要信息，是企业对人才进行选拔和管理的重要依据，尤其是在信息社会的背景下，需要不断地促进人事档案的现代化管理，才能够提高管理的效率。现代人事档案管理非常重要，但也存在一些问题，针对这些问题产生的原因提出了相应的解决策略。
关键词：现代化管理；人事档案；档案管理；人事档案管理；人才管理
人事档案能够将人才的重要经历和信息记录下来，很多企业在进行人才招聘后，会接受个人的人事档案代为管理。所以，企业需要使用现代人事档案的管理方式，更好地对人事档案进行规范化、科学化、高效化的管理。因此，本文围绕着现代人事档案管理的内容进行了论述，从而为更多企业提供人事档案管理的策略参考。
1现代人事档案管理的重要作用
对于现代企业而言，人事档案管理有着重要的作用，根据本文的调查和研究，认为其重要作用主要体现在以下几个方面：
1.1对人才的重要作用
人才在进入企业工作之后，可以将人事档案委托给企业进行管理，所以说企业的现代人事档案管理工作对于人才有着重要的作用，主要体现在以下几个方面：第一，企业可以对人事档案进行妥善的管理，确保人事档案的正确性、可靠性等特点。例如：企业在员工入职之后，可以对员工在企业中的表现进行评价，从而能够为员工后续工作或者升学等提供真实的评价，为其他接纳员工人事档案的单位提供有效的参考[1]。第二，企业人事档案管理能够在员工需要时，对企业员工提供人事档案的查阅、证明等服务功能，更好地帮助企业员工合理使用人事档案的信息，使其能够具有较高的法律效力。
1.2对企业的重要作用
对于企业而言，在员工入职时会从高校或者其他单位接纳员工的人事档案，然后对人事档案进行妥善的管理。因此，现代人事档案管理工作对于企业同样具有重要的作用，主要体现在以下几个方面：第一，企业可以通过接纳员工的人事档案，能够对员工的求学经历或者工作经历更为深入地了解，同时可以通过人事档案来判断员工提供的相关信息是否真实有效，能够更好地维护企业的相关利益；第二，企业可以通过人事档案更好地了解员工，从而能够对员工进行针对性地培训，或者是为企业员工安排适合员工专业的工作内容，对于员工的培养或者工作都能够起到重要的作用，可以更好地利用人事档案帮助企业创造利益。
2现代人事档案管理中存在的问题
根据本文的调查和研究得知，目前很多企业在进行现代人事档案管理过程中，都存在很多问题，这些问题主要体现在以下几个方面：
2.1现代人事档案管理的意识比较薄弱
企业对于员工的人事档案进行管理是企业的重要职责，很多企业开始认识到对人事档案进行管理的重要性，但是现代人事档案管理的意识依然比较薄弱，主要体现在以下几个方面：第一，很多企业认为对员工的人事档案进行管理，对企业的发展并没有任何促进作用[2]。人事档案管理工作是企业的职责，与企业生产和经营相比，能够为企业带来的利益并不是特别明显，所以很多企业的管理者忽视了现代人事档案管理工作的重要性；第二，很多企业认为，对现代人事档案进行管理，就是帮助员工保存好相关的档案即可，不需要进行其他的管理工作，并且在提供相关服务时，对于服务的方便性和高效性没有足够的重视。
2.2现代人事档案管理的方式比较落后
对于我国很多企业来讲，在开展现代人事档案管理工作的过程中，依然采用传统的管理方式，从而无法对人事档案进行更加高效地管理，主要体现在以下几个方面：第一，在对现代人事档案进行管理的过程中，相关管理人员并不具备专业知识，也没有经过专业的培训。目前，很多企业在进行人事档案管理时，都是利用行政人员或者人力资源的同事代为管理，所以无法更好地应对人事档案管理的策略调整等突发状况；第二，现代人事档案管理的设备较为落后，很多档案只是保存在封闭的房间里，并没有对周围的环境进行严格的控制。如果遇到火灾、水灾或者其他自然灾害时，很可能对人事档案造成不可挽回的损坏。
2.3现代人事档案内容的质量较低
对于很多企业来讲，在对员工的人事档案进行管理的过程中，可以对员工在企业中的表现进行客观地评价。但是，根据本文的调查和研究可知，现代人事档案内容的质量较低，主要体现在以下几个方面：第一，很多企业忽视了对员工档案内容进行修改的权利，对员工的评价内容较少，无法更加客观地反应一名员工的真实情况，从而无法为其他企业或者高校提供参考[3]。第二，由于企业需要对多名员工的人事档案进行管理，尤其是对于大型企业来讲，管理工作量比较大，人事档案中对员工的评价几乎都是一样的，即使有员工存在一定的错误或者违反纪律，也不会特别记录在人事档案中，因此无法真实地反应员工在企业中的表现。
2.4对人事档案的开发力度较低
对于很多企业而言，主要是对员工的人事档案进行保管，但是对这些真实信息的利用和开发力度比较低，主要体现在以下几个方面：第一，很多企业自身对员工的评价信息比较少，甚至有意隐瞒员工的很多真实评价信息。所以，企业也对人事档案中的信息持怀疑态度，认为这些信息的可利用价值不大，所以就没有耗费人力对这些信息进行开发和利用；第二，由于我国对于人事档案的管理工作有着严格的规定，如果要对档案进行修改和查阅需要一定的流程和手续，对于企业而言每年都会有大量的员工离职和进入企业，使得企业无暇顾及对员工人事档案的开发和利用。
3现代人事档案管理的优化策略
现代人事档案管理对于员工和企业都有着重要的作用，然而现代人事档案管理的过程中还存在很多问题，从而无法更好地对人事档案进行管理和利用。因此，本文针对这些问题产生的原因进行了深入地分析，进而提出了相应的优化策略，主要体现在以下几个方面：
3.1提高企业对现代人事档案管理的重视程度
对于企业而言，进行人事档案管理不仅仅是企业的职责，而且也能够为企业带来很多潜在的效益，所以必须要更好地提高企业对现代人事档案管理的重视程度。为此，可以参考以下几个方面：第一，企业需要充分认识到对现代人事档案进行管理工作的重要性，并且在开展管理工作的过程中，需要给予更多的支持，例如：需要招聘专业的现代人事档案管理工作者，更好地对档案进行采集、管理和维护，从而能够有效地提高现代人事档案工作的效率；第二，利用现代设备更好地对人事档案进行管理，企业的现代人事档案服务也是企业管理工作的重要组成部分，利用现代化的设备，能够使得员工更加方便地查询到相关的信息，从而更好地享受现代人事档案的管理服务[4]。
3.2提高现代人事档案管理人员的素质
现代人事档案管理人员能够直接接触到相关的档案信息，同时也是为员工提供服务的重要人员，因此为了更好地提高现代人事档案管理的质量，必须要提高管理人员的素质，为此可以参考以下几个方面：第一，企业不仅需要招聘专业的现代人事档案管理人员，同时需要对这些人员进行一定的培训，从而能够使得他们更好地了解企业的需求，帮助企业对现代人事档案的信息进行管理和开发；第二，对现代人事档案管理服务的人员进行培训，使得他们能够熟练掌握现代设备的操作，为员工或者企业提供更加高效的档案查询等服务。
3.3完善现代人事档案管理的工作制度
对于企业来讲，需要对所有员工的现代人事档案进行管理，必须要建立完善的管理制度，才能够更好地指导相关管理工作的开展。因此，完善现代人事档案管理工作制度，可以参考以下几个方面：第一，借鉴其他成熟企业现代人事档案管理的经验，同时需要结合企业自身的特点进行完善，避免从零开始建设相关的规章制度，同时又符合企业对人才的需求和档案信息的开发；第二，企业需要利用现代人事档案管理制度，更好地对档案管理人员的行为进行约束，避免泄露企业员工信息的现象出现；同时，还需要建立一定的赏罚制度，从而能够更好地督促企业员工的行为，确保现代人事档案管理工作向着更加规范化、服务化、科学化的方向发展。
3.4加强对流动人员的现代人事档案管理工作
目前，对于很多企业来讲人员流动比较频繁，而人员在流动时需要对人事档案的管理进行变动，但是变动过程的手续比较复杂，流程也比较长，给企业员工带来了很多不便。因此，必须要加强对流动人员的现代人事档案管理工作，为此可以参考以下几个方面：第一，建立现代化的信息管理系统，能够使得企业人员的档案进行联网管理，当员工从一个企业进入另一个企业时，只需要在网上提交相关的申请，等待两个企业的审核即可，不需要进行特别复杂的流程处理；第二，在对流动员工的人事档案进行管理的过程中，需要对档案的信息和内容进行充分地保密，更好地维护企业员工的相关利益。同时，原有企业需要在人事档案中，对企业员工进行公平、公正、科学的评价，从而能够使得新企业对员工有着客观、合理地认识，帮助新企业更好地对评价信息进行分析和开发。人事档案具有真实性、动态性、机密性的特点，因此企业在对人事档案进行管理的过程中，需要更好地维持人事档案的这些特点，充分履行相关的管理职责。然而，很多企业目前在对人事档案进行管理的过程中还存在很多问题，本文针对这些问题进行了论述，并提出了相关的解决方案。相信，随着企业对人事档案管理工作的进一步重视，更好地利用现代化的管理手段进行人事档案的管理工作，能够提高人事档案管理工作的效率。
参考文献：
[1]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理,2016(3):159-160.
[2]王琳琳.试论现代企业人事档案管理的问题与对策[J].中国科技博览,2016(泌尿外科期刊5):205-205.
[3]刘云雷.新时期企业人事档案管理相关问题的探讨[J].现代国企研究,2016(2).
[4]尹慧.现代流动人员人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].经营管理者,2016(3).
作者：赵洋 单位：清远职业技术学院 组织人事处
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