摘要:计算机网络技术在现代化信息时代已经广泛应用,在各个领域发挥重要的作用。高校档案管理实现自动化、信息化、数字化,积极应用计算机网络技术于工作中是必要的。高校档案管理是高校管理工作重要的组成部分,对于促进高校教学、科研、基建等工作的顺利开展具有重要的意义。该文就高校档案管理工作中存在的问题进行分析,探讨计算机网络技术在高校档案管理中的应用,为高校档案事业发展提供借鉴。
关键词:计算机；网络技术；高校；档案管理
中图分类号:G647.24 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2015)10(b)-0110-02
当前我国高等教育事业快速发展,高校各部门工作方式也在逐渐改进,随着高校档案的数量和种类增多,管理的难度也逐渐增大。传统的档案管理模式已远不能适应社会的发展需求,因此提高高校档案管理效率,必须应用计算机网络技术于档案管理中。
1高校档案管理工作存在的问题
1.1对档案管理工作不够重视,管理理念不完善
高校档案大多数以纸质为主,数量大、种类多,档案管理工作有一定的难度。有的高校对档案管理工作不够重视,人力、财力的投入力度不够,各部门档案意识淡薄,档案管理人员只能对大量的档案进行简单的收集与整理,没投入精力充分挖掘档案信息资源的利用价值,使档案资源出现浪费现象。对计算机网络化管理的认识不够,没有完善的计算机网络管理意识,计算机网络管理技术逐渐应用,工作人员的管理理念没有根本转变,并没有充分发挥计算机网络技术的作用。
1.2档案管理手段不适应快速发展的现代化社会
信息技术的飞速发展,社会化信息程度快速提高,档案管理工作面临巨大挑战,传统的管理模式已大大阻碍了档案事业的发展,因此,必须改变传统的管理思路和方法,才能与信息化社会的新要求相适应。目前很多高校档案管理部门虽然已经配备了相应的现代化管理设备,逐步在实现计算机网络管理,但在实际的档案管理工作中,也存在严重不足,档案数据库建设存在不足,主要以目录数据库为主,全文数据库和多媒体数据库建设不够完善,音像、实物等载体的档案数量很少。在现代化的计算机网络环境中,传统管理方式不能满足用户的多种需求,更不利于高等教育各项工作的顺利开展。
1.3过期档案没做到及时清理
档案的保管期限分为短期、长期、永久3种,传统的管理方式下,仔细清查档案工作有困难,对档案的储存时间信息掌握不够精准,致使大批失效档案不能及时被处理,又因为鉴定和审核程序繁琐而不做处理,这都给管理工作带来额外负担。
1.4档案管理人员服务能力与业务素质有待提高
高校档案管理工作是一项专业性较强的工作,需要档案管理人员具有一定的专业知识和业务技能,还得具有信息开发的技能。档案不是封存不动的信息资源,综合开发和利用档案信息资源是档案工作的根本目的。当前,档案信息资源的充分开发与利用是档案事业中的一项非常重要的工作。档案管理人员需要努力创造有利条件,充分运用现代化的计算机信息管理手段,及时、准确、科学、高效地开发档案信息资源为高教发展服务。档案管理人员的结构不够合理,有的档案管理人员没有接受过系统的专业培训,专业素质和技能不高,对现代化的计算机网络技术不够熟悉,不能掌握熟练的操作技能,无法使高校档案充分发挥促进高教发展的作用。
2计算机网络技术在高校档案管理中的应用
2.1树立以利用为本的现代化的档案管理观念
计算机网络信息的运用使档案服务工作更加快捷、便利,高校档案应本着以“用户利用”为本的服务理念,树立计算机网络信息化的档案管理观念,转变传统的管理模式,充分认识到档案管理工作运用计算机网络技术的重要性,使档案管理逐渐实现网络化、信息化、数字化。
2.2建立完善的档案管理机制
高校档案科学化管理的基石是档案管理机制。高校档案的管理人员必须严格坚持管理体制原则,学校加强监督与控制并发挥教育与激励的作用,科学调整配备档案工作人队伍,为实现档案管理的科学化奠定基础。建立完善的高校档案工作管理机制,根据现行的相关档案法律,完善高校档案管理机制,推动档案事业发展进程。建立科学、合理的档案管理体制,确保档案的收集、整理、立卷、保管、利用各环节协调发展,建立相应的档案制度,鼓励管理人员提升自身业务素养。为了实现我国高校档案管理的科学化发展目标,建立一支科学素质过硬的档案管理队伍,提高高校档案管理水平。
2.3提升档案管理人员的管理水平与服务能力
做好档案管理工作,档案管理人员应树立主动服务理念,强化服务意识,提升管理与服务水平是很有必要的。档案管理工作的质量和效率直接取决于档案管理人员的素质和能力,因此高校必须建立一支专业素质过硬、信息技术很强的档案管理队伍。档案管理人员除了需要具备档案管理的基本操作技能和能力之外,还要求掌握现代化的档案管理技术,如利用计算机程序对大量的高校档案进行科学而准确的收集、分类、组卷等,另外还要培养档案管理人员在计算机终端使用、数据录入、数据库建设、加密技术能力、网络管理及网络安全技能等,以适应档案管理技术的不断发展。高素质的人才队伍将为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。通过教育培训工作,提高档案管理人员的业务技能,熟悉并精通计算机网络技术的使用,增强责任意识,促进职业道德的提高,充分认识到档案信息的重要性,不断提高自身的服务意识,转变工作观念,提高档案管理工作水平。能够全身心地投入到高校档案管理工作中,更好地适应档案管理现代化的需要,促进高校档案事业的发展。
2.4完善高校档案信息库,在档案管理工作中充分应用计算机网络技术
高校档案信息库应该进一步完善,能保障档案信息的有效管理和充分使用。对档案信息进行合理的归类,确保有效提取档案信息。充分重视和完善档案信息库的维护工作,设置定期的档案信息更新与检查,确保档案信息的安全性。以实现档案信息的有效服务作为出发点,实现档案信息的充分有效利用。利用计算机网络技术提高档案收集、加工、处理、利用的水平,也促进档案资源的利用效率的提高,推动高校档案管理工作积极、有序地发展。计算机网络技术的应用,实现档案信息检索方式便捷化、智能化,加快档案管理信息网络化,实现高校档案信息资源共享。
3结语
随着计算机网络技术的发展,高校发展中档案信息的大量增加,实现高校档案信息的计算机网络化管理方式凸显重要。高校档案管理工作重点是进一步完善档案信息库的建设,提高档案管理人员对于计算机网络化管理的认识,在实际的档案管理工作中充分实现计算机网络技术的应用。高校档案管理人员转变工作理念是必然的,档案管理人员提高服务意识是必需的,管理工作中充分发挥计算机网络技术的优势,确保高校档案信息实现有效利用,推动高等教育发展。
参考文献
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作者：崔立影 李群 单位：吉林农业大学
