摘要：当前，我国的现代化建设水平有了十分明显的提升，同时我国的档案工作也随之出现了很大的变化，档案信息化已经成为不可逆转的一种趋势，和传统的档案工作相比，它使得档案工作的质量更高，效率也有了显著的提升，但是网络的开放性也给档案信息的安全带来了很大的问题，必须要采取有效的措施对其进行有效的处理。
关键词：档案信息化管理；安全问题；应对策略
中图分类号：G271文献标识码：A
21世纪由于计算机技术的飞速发展，人类社会已经进入信息化时代，不管是政治方面、经济方面、文化方面、科技方面以及军事方面，信息技术已经在众多不同的领域大显身手，当前成为人类社会生活运行的必不可少的有效工具。同样，对于档案管理方面，现代信息技术也已经成为科学管理档案信息的关键工具。
1档案信息化管理在粮食流通企业发展中的优势
1.1有利于提高档案信息的利用率
一般来说，传统形式的档案信息都是通过纸质的方式来进行存储，一般在档案的管理过程中使用装订、复印、打印等办法，这就导致了管理人员的工作方式麻烦以及工作效率较低的问题。而随着当前社会的信息化水平的提高，同时人们的环保意识也得到加强，人们已经开始崇尚采用无纸化的办公方式来进行现代信息化的管理，顺利的解决了传统的纸质档案的管理弊端，大大扩展了现代数字化档案的管理应用，可以较好的结合于现代的粮食流通企业的相关设施，逐渐实现全面的自动化办公，有利于提高企业管理人员对档案信息的利用率。
1.2有利于提高档案信息管理工作效率
对于信息化的档案的管理来说，其一般都涵盖有建立信息化档案，对这些档案进行一定的检验、整理以及存储，直到入库以及出库利用。如果采取传统的方式，那么将耗费大量的时间、人力、精力以及物力，无法提高工作的效率。而对于粮食流通类型的企业来说，关于市场的时机属于其开辟市场份额的重中之重，如果采用信息化的档案信息管理方式，由于采用计算机等自动化的设备来完成，明显的节约时间，对于档案的管理以及使用等不同的方面，都有了明显的进步，因而大大的提高了档案管理人员的工作效率。
1.3有利于实现远程信息传输
对于档案的查询，一般传统的档案管理方式必须要去相关的机构去查询，或者通过传真以及邮寄等方式，这就使得档案管理变得非常的不方便。而对于现代档案信息的管理，仅仅通过借助计算机等设备，采取网络连接的方式就能够使得电子档案的传输发生于管理者与距离较远的使用者之间，人们只需要在电脑前就可以获得全部的信息，大大方便了档案管理者的工作，为企业节省了人力以及物力。
2档案信息化管理可能引发的安全问题
尽管档案管理的信息化具有优质、便捷的特点，但同时也面临一些安全问题，我们必须要采取有效的措施进行解决。
2.1电子档案的真实性及合法性问题
如果采取传统的方式，对于纸质档案的来说，其流通和建立必须要单位的盖章，而且相关的领导也必须签字，这样有利于对其进行鉴别真实性以及合法性；而采取信息化的管理方式之后，由于电子档案自身具有可复制和可修改的特点，这样在某一程度上限制了其真实性和合法性。
2.2保管过程中的安全性问题
对于电子档案的信息管理来说，长时间对其保管可能会受到一些方面的限制及影响，例如计算机硬软件的使用寿命、计算机硬软件的平台与电子档案信息之间的兼容性等。这些因素必须要进行妥善的处理，一旦出现问题有可能使其电子档案信息的出现丢失等。
2.3计算机病毒对档案信息的威胁
信息时代必然要面临着计算机病毒，这是难以避免的问题，而对于电子档案的信息来说，其在传输的阶段可能面临计算机病毒的感染，这样档案管理系统也面临着病毒攻击的可能，这严重威胁了电子档案信息的安全性。
3档案信息化管理安全问题的应对策略
对于粮食流通企业来说，其涉及到的档案信息安全性明显影响了企业的业绩的情况，尽管目前的信息化管理的方式有较多的优势，但是作为粮食流通企业的管理人员必须要认识到如何应对档案信息化管理的安全性问题，并加以重视。
3.1建立健全完善的管理制度
首先要制定电子档案管理人员的责任制度，企业要对电子档案管理人员进行专人的分工，时常复查电子档案，防止出现某些因素引发原始样本的错误；另外要不断地加强监督电子档案的使用的情况，存入库中企业的档案没有经过企业的领导人的批准不能外借，同时使用者也需要一定的监督机制，防止在其使用过程中出现影响企业利益的行为；最后，还需要建立比较完善的检查制度，尤其是电子档案入库之前要进行全面检查，检查内容的准确性，以及电子文档的安全性，防止带入病毒。
3.2在技术层面加强安全性保护
档案信息化管理必须要基于技术性层面，所以进行技术保护非常重要。例如要加强对企业档案的使用权限进行监控，验证使用人员的身份，防止人员进行信息的窃取，采取根据档案的关键程度对档案进行一定的安全等级划分；还可以对档案进行加密，这样能够很好的保护档案信息。
4结语
目前在我国的档案管理阶段，信息化档案管理已经属于主流的发展趋势，相对于传统的档案管理方式，这种管理方式具有十分明显的优势，所以也受到人们的欢迎，但同时也存在一些安全方面的问题，要想不断推动档案信息化管理的健康发展，就必须要有效的控制和处理档案管理，这样才能防止其影响正常的工作。
参考文献：
[1]李玉海.文露霜.高校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策[J].图书馆学研究,2007(10).
[2]杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设[J].潍坊学院学报,2010(03).
[3]孔涛.档案信息化的管理建设探究[J].才智,2012(08).
作者：吕中美 单位：吉林省伊通满族自治县粮食流通服务中心
