编辑是个多面手。编辑工作内容复杂，有多项进程需要及时跟进。从案头文字工作到市场调研，从选题策划到接洽作者，编辑大部分时间都在审阅稿件、写选题报告、开选题会、与人沟通、做决策与执行……编辑的工作内容离不开对信息和知识的处理。在互联网时代，面对日益多元化、快速更新的海量信息，传统的编辑手段越来越难以适应新的工作需求，编辑需要掌握新的信息辅助工具来迎接转型期的机遇和挑战。个人知识管理工具近年来受到广大知识工作者的普遍关注。笔者对此进行了系统学习和应用探索，并选用部分工具运用到日常的编辑工作中，通过一段时间的亲身实践，切实体会到这些工具在帮助编辑快速查找计算机中的文件资料、优化审稿流程、搜集网络资讯与读者信息、管理与深化选题灵感等方面具有很好的辅助作用，能够极大地提升工作效率和提高选题命中率，非常值得向编辑同行推荐。
1个人知识管理工具的应用方法
作为一名责任编辑，既要做“板凳磨得十年冷”的案头文字工作，又要紧跟市场动态，做好选题策划，做出市场认可的好书。文字加工和选题策划用的是两种完全不同的思维方式，编辑经常在这两种思维方式之间切换，会疲于应对，感觉时间和精力都不够用。如何才能提高处理信息和知识的能力？如何保证能在需要时快速找到自己保存在计算机中的资料？如何能使自己保存住经常冒出却又很快忘记的选题灵感？如何进一步思考并深化选题？如何做好信息分享与传播的工作？面对这些编辑工作中经常遇到的困惑，笔者发现以下个人知识管理工具——百度搜藏、Everything、知乎、豆瓣、Evernote、思维导图等可以为编辑提供助力。这些工具都具有以下一个或者多个优点：免费易得，使用便捷，随时随地同步更新，适合移动办公，即搜即得，社交功能（分享、交流、互动）。笔者结合实际编辑工作，对这些个人知识管理工具的特点、优势及具体应用情况进行逐一介绍和梳理。
1.1如何在计算机中快速查找资料
笔者曾有过这样的经历：几天前写了一份选题报告，现在领导急需，自己明明存在计算机上了，却怎么也找不到；又如，不久前在网上看过一篇文章，想引用一下，却记不清题目是什么，搜索起来很困难。这是因为，编辑出于便捷考虑，往往顺手把文件存放在计算机桌面上，包括大量的文件、图片、聊天记录、电子书、视频等资料，时间一长难免显得杂乱无章，若想要查找资料，往往费时费力。如果能在这方面加以改善，就可以明显提高工作效率。在需要时找不到资料，或者最终找到但花费大量时间精力，其主要原因是保存信息和知识的方法不得当。笔者经过摸索，发现解决的途径有两条：一是花时间建立个性化的计算机文件分类命名系统，养成及时整理的好习惯；二是学会使用功能强大的本地搜索软件，如Everything。如果将两者结合运用，就能大大提高第一时间找到资料的概率，自然会极大地节省时间。1.1.1建立个性化的文件分类命名系统编辑在面对种类浩繁、数量达几十万份、存量高达几百GB的计算机资料时，只有分门别类地保存，才能在使用时以最快的速度找到。正所谓磨刀不误砍柴工，一开始建立命名系统时可能会花些时间，但长期效果显著。（1）文件的分类编辑可根据个人的需求和习惯缺定文件的分类，力求简单方便，分类不宜超过3层，即文件夹—子文件夹—孙文件夹。通常情况下，若超过3层，再次打开的概率不会超过10%。例如，一位出版社的编辑部门主任，其文件第一层常见分类为“个人、工作、学习、工具”。在“工作”文件夹下面（第二层）按工作类型分为“选题项目、日常工作、部门管理”。因为编辑部门工作主要围绕着选题项目展开，所以“选题项目”下面（第三层）再根据项目名称来分类。“部门管理”文件夹涵盖了部门员工绩效考核等内容。“个人”“工作”“学习”文件夹下面也都会有相应的再分类。（2）文件的命名凡编辑经手的电子版稿件，对其命名至关重要，有时甚至直接影响到审稿流程。尤其是重点选题项目，一份文档往往要经过多人修改——作者几易其稿、专家审阅修订、三审中会有改动、发排后有多份校样文件等，每个环节后得到的文档版本都有所不同，最后发送排版的应该是最终修改稿。而实际情况是最后发送出去的经常是某个中间稿，这样会导致重复劳动，甚至有可能丢失某些数据，笔者对此深有体会。因此编辑需要根据自己的工作习惯和文件类型确定合适的命名规则。例如，对稿件按以下方式命名：“标题—作者—出版进程—日期—文件类型”。如果一份文档命名为“葡萄酒品鉴百问百答—孙志军—作者修改3—20091012—doc.doc，就能非常清楚地显示：这是作者孙志军2009年10月12日发过来的第三次修改后的doc文档。通过及时在文件名中标注出版进程和日期数据，就能对流程中同一个选题文稿的不同电子版本一一保存备份，减少误操作的概率，使责编的审稿流程保持顺畅。文件的分类和命名是基础，虽简单但不容易坚持，如果能长期坚持就可以明显提升工作效率。其实对自己经常接触和使用的文件，只要花上一两个小时进行简单类型分析，就可以规划出文件夹层次，制定出适合自己的命名规则，日后在下载文件或者新建文件时按照此规则分类命名。从长期效果看，笔者认为这是效率很高的文件管理方式。1.1.2使用本地搜索工具EverythingEverything是速度最快的文件名搜索软件，数百GB硬盘的几十万个文件，可以在几秒之内完成索引，瞬间呈现文件名搜索结果。它小巧免费，使用简单，占用系统资源极少，支持中文，是非常好用的本地搜索工具。需要注意的是，它只搜索文件名，不能搜索文件内容。Everything与完善的个性化文件分类命名系统结合使用，非常节省时间！
1.2如何搜集网络资讯与读者信息
对于编辑来说，搜集信息的重要性不言而喻。互联网时代信息量剧增，如果没有合适的方法和工具，不仅耗时费力，还可能会被信息的浪潮淹没。笔者发现有几款好用的工具比较适合编辑，如百度搜藏、知乎和豆瓣。1.2.1百度搜藏百度搜藏）是由百度提供的免费网络收藏夹。它可以帮助编辑高效地收藏和整理网络资源，无论在哪里，只要能上网，都可以随时随地浏览、搜索和使用。百度搜藏的特点是：全文收藏、网页快照、快速查找、资源分享。它的使用非常便捷，可以多浏览器同步，不用担心切换浏览器后找不到书签。1.2.2知乎知乎是目前回答质量最高的问答型网站。一些精华回答来自专业人士，不仅逻辑严谨，而且非常专业。编辑用知乎的好处在于，关于一个问题能得到很多专业而且多角度的回答，比较有参考意义。比如，想策划某个方面的图书，想知道这个领域已经有哪些经典和前沿领域，就可以摆出问题，等候知乎大神的回答。使用知乎的方法是：明确自己的问题；查看与该问题相关的精华回答及评论，其他回答可选择性查看；用思维导图（下文有介绍）整理出框架；筛选应用，实践反馈，优化调整。当然，在知乎上学习，最好是针对自己已有一点基础的问题。如果没有任何基础，还是从百科开始了解比较好，否则耗时，且易陷入判断困境。1.2.3豆瓣已经有很多编辑在利用豆瓣书评来获取读者的反馈信息，并且与读者互动。相对于当当和卓越上的图书购买评价而言，豆瓣书评更专业，读者的分析水平更高，也更到位。它的用户绝大部分是热爱读书的人，包括作者、编辑、资深读者，一篇条分缕析、深刻独到的书评，可能会为一本书带来大批的拥趸，这是编辑不可忽视的力量，应该好好利用起来。
1.3如何保存与管理选题灵感——使用Evernote
笔者以前经常会遇到这样的问题：看到一篇新闻或读到一段文字时，突然想到新的选题策划的点子，或者产生某些感想，虽然偶尔也会记录在纸质笔记本或纸片上，但过段时间就遗忘了；或者到真正需要时却想不起来，即便想起来，也往往模糊不清。想要查找，却翻遍笔记本也找不到记在哪里了。解决以上问题的工具就是Evernote（印象笔记）。Evernote是一款富有创新精神的多功能笔记软件，不仅具备强大的笔记捕捉功能，还采用了独特的分类方式，可以建立多个标签，支持同步数据和即时搜索，有免费版。使用Evernote，在查看网页发现有价值的内容时可以很方便地选中保存，并顺手记下当时的想法，这些内容会保存在Evernote的网络数据库中，可以随时同步到本地主机或者手机，无论你在哪里，只要能上网就能方便地查询和使用。如果编辑能够熟练使用Evernote来记录和整理灵感笔记，就再也不用担心灵感丢失了。不仅如此，当养成定期整理灵感的习惯之后，关于选题的点子就会不断地冒出来，随时添加到灵感笔记中，经过一段时间的累积、整理之后很有可能变成有形的文章或者产品，编辑工作会因此产生大的突破。
1.4如何深化选题灵感——用好思维导图
思维导图是一种将放射性思考具体化的方法，可以作为一种记忆策略、思维策略和学习策略，可以用来做笔记、做头脑风暴、整理思路，最终形成条理清晰、逻辑性强的成熟思维模式。例如，编辑从选题灵感中淘选出有价值的点子，经进一步提炼，策划出一个热点选题后，寻找到合适的作者，当与作者沟通写作框架时，可以用思维导图做头脑风暴，使选题进一步深化。最后导图画出来，一本书大致的章节目录就有了。又如笔者写作本文时，先考察并确定选题，接着画了一个简单的思维导图，帮助理清思路，直观而清晰地显示出文章的框架结构，极大地提高了论文写作效率（见图1）。思维导图软件有MindManager或Xmind，两者功能都非常强大，后者免费。很多人只知道Enter插入平行节点、Insert插入子节点后，就开始用思维导图做各种事情了，然后在不断尝试中学到了更多技巧，使用起来更为娴熟。编辑需要去大胆尝试。
1.5如何分享与传播——建好个人博客
编辑可以利用个人博客来保存、积累、分享知识。介绍如何利用博客方面的文章非常多。时至今日，尽管微博和微信朋友圈大有取而代之之势，但个人博客因其开放性和存储管理功能的优势，终未被取代。微博只能用于碎片化化信息和知识的分享，而个人博客则可用于完整的知识分享与传播。编辑利用好个人博客，可以将自己关于出版行业的思考、总结与分析整理成文章，既是再学习，也是分享，不仅可以帮助自己提高能力，也能建立良好的个人专业形象，以吸引未来的合作伙伴和作者资源。
2编辑综合运用个人知识管理工具进行选题策划的实例
【案例】图书《一双好鞋——载起孩子的生命之舟》的选题策划与出版【工具】百度搜藏、知乎、豆瓣、Evernote、思维导图、博客【运用过程】（1）灵感发生：在与一位2岁孩子的妈妈交流如何给孩子买鞋时，发现大家都特别缺乏这方面的经验，当时萌生了一个念头——要是有一本权威可靠的关于如何给孩子买鞋的书就好了。当时笔者用Evernote记录下这个想法，书名初步定为《如何给孩子挑选好鞋》。（2）搜集资料：在网上搜索关键词“儿童鞋”“购买”“攻略”“技巧”等，找到一些相关资料，用百度搜藏收集网址；在Evernote中新建一个“儿童鞋”的笔记本，保存有用的网页或部分文字。（3）资料加工与沉淀：初步浏览相关资料，集中主题，提炼关键词。去专业图书网站和豆瓣书评查找同类书，发现没有同类书出版。还可以去知乎上提问“如何给孩子选一双好鞋”“一本讲如何给孩子买鞋的书，价格只要一双儿童鞋的零头，作为家长的你会买吗”之类的问题，等待回答。（4）整理思路：用思维导图（Xmind）做该选题策划的头脑风暴，并整理思路（见图2）。整个选题策划论证报告的模块都包含在内。该图可以直接保存在Evernote中。具体想法可以在Evernote里充实并积淀。（5）后续编辑工作：从这本书的选题策划到立项实施、寻找作者、审阅稿件、确定书名及最终进入图书出版流程，还有很多繁杂的工作要跟进。选题策划中不完善或者有疑问的部分都可以单独用Xmind做头脑风暴，任何新冒出来的点子以及新的进展和疑问，都可以用Evernote记录，保持思考的连续性。在图书最终得以问世后，可以将之前的选题策划和图书编辑过程加以总结。可用个人博客分享这些经验，同时这些详尽的素材与编辑经历又能为图书营销提供灵感。【案例总结】笔者介绍的个人知识管理工具在本案例中得到了综合运用，这些工具帮助编辑节省时间、提高效率。逐渐加深对各款工具功能与使用方法的熟悉程度，能越来越深刻地体会到它们给编辑工作带来的便利。
3结语
工欲善其事，必先利其器。编辑是做知识产品的脑力劳动者，更需要智慧来管理自己拥有的信息和知识。熟练使用几种个人知识管理辅助工具，发挥其最大效应，不仅可以帮助编辑解决信息更新与知识获取的效率问题，对个人视野和知识面扩展也有明显提升作用。只是随着新工具的出现和原工具的不断更新，编辑是否要花更多的时间和精力去进一步尝试和开发，是需要探讨的问题。工具只是手段，并不是目的。相信每一位编辑的最终目的还是多出书、出好书。所以只要熟练用好几个工具，能物尽其用就好。
作者：蔡慧珍 单位：中国轻工业出版社
