优质的公路状况是社会发达的一个标志，苏南公路的发展史是苏南率先实现现代化社会的一个缩影，与苏南公路建设同步发展的是公路档案工作。规范化的公路档案管理已成为公路建设、管养的有机组成部分。常熟作为苏南发展的一个代表，地方公路档案管理也成为典型，常熟公路部门以档案信息化工作为平台，实现了公路档案管理的跨越发展，2011年档案管理工作达到省五星级标准。
一、常熟公路档案管理面临的时代责任
1.管辖公路点多、线长、养护要求高。常熟公路部门承担着国道、省道及市道公路的管养工作以及部分道路的建设管理工作。全市管养公路总里程长达3069公里，其中国道84公里、省道134公里、市道328公里、镇道744公里和村道1779公里，属于路网高密度地区。发达社会对公路的依赖度较高，高速的城乡一体化进程使道路使用率、改造频率明显提高，社会各界对公路管理质量要求也十分严格。为此，常熟公路部门殚思竭虑，运用各种管理手段，实现全年国省干线好路率99.4%、市道好路率99.4%、镇道好路率为89.78%、村道好路率为83.68%、综合好路率达到85.45%。道路状况在苏州地区处于领先地位，公路档案管理者也积极参与其中，为地方社会经济的快速发展发挥积极作用。2.公路档案形式多样，档案数量快速增长。常熟公路管理内涵丰富、业务众多，公路档案范围广泛、内容丰富、数量很大。近几年以来，改建和新建了部分国省道主要干线公路；农村公路实行了“白改黑”、大中修、文明样板路、管养示范路段、精细化管理养护示范路创建；镇村公路开展了提档升级工程等等。上述工作产生大量的文件材料，且归档文件材料来自不同的主体单位。近五年以来，每年持续形成公路档案达2000多卷。至2014年底，常熟公路库藏档案总量达27672卷，涵盖了文书、科技、声像、电子等各种类型档案。3.公路档案来源多源，收集整理难度增大。公路档案涉及内容广泛，有建设档案、管理档案等，载体有纸质、电子、声像等。应归档文件的来源单位多，有建设单位、监理单位、管理单位和政府设在公路处的工程指挥部等，有临时的业务单位，也有长期承包的管理单位，档案来源的多样性大大增加了档案收集整理的难度。同时，公路工程具有建设周期长的特点，从文件材料的形成到档案归档完毕向档案室移交具有较长一段时间，文件材料在归档前反复利用，容易损坏、遗失，管控难度大。另外，兼职档案管理人员精力不集中、档案业务能力不强，导致档案收集不规范、不齐全，加上电子文件大量增加，收集整理方法不成熟，成为档案规范管理的瓶颈。4.公路档案利用多，需求呈现多元化。由于公路改造频繁，管理维护等级提高，对历史信息的需求与日俱增。从公路工程的维修、改造升级，到平时管理取证、考核、查询等，近年还增加了纪检部门的查阅利用，社会对公路档案总需求日益增加。利用者有本单位，也有设计、施工、监管的外单位，还有审计监察、纪检部门；利用档案有个别查询，也有批量利用；利用时间有即时利用，也有一个月以上的长期利用；利用方式有制发证明或复制档案等。档案利用量增多的同时也带来诸多问题，如纸质档案利用不方便、外借后对原件的控制无法把握、复印档案工作量大且需拆卷重装、查找电子档案未果的情况日益增加等。档案利用对公路档案管理提出了更高的要求。
二、以信息化举措提升常熟公路档案管理水平
最大程度满足社会各界对公路档案的需求，是公路档案管理的最终目标。常熟公路部门以创新发展为动力，有针对性地分析了档案管理的现状，提出了以档案信息化带动档案管理全面提升的策略。1.确立公路档案信息化思想观念。常熟公路部门于2010年把传统的公路档案管理模式向档案的信息化管理模式转变，把公路档案信息化管理作为战略任务，列入综合管理目标中，成为全面推动公路管理水平发展的重要项目。2.全方位分析公路档案信息化发展趋势。公路工程数字化、公路管理信息化、公文处理办公自动化系统的普遍运用，使公路建设与管理进入了数字化时代。与此相对应，档案管理也已进入档案数字化云管理时代，目前已从单纯纸质档案数字化进化到电子文件库、档案工作信息化等平台。从公路档案的利用需求来分析，要求查阅原始数据信息日益增多，通过网络快速调阅档案和要求复制电子文本的利用者越来越多，公路档案的数字化建设势在必行。3.提高认知、健全制度，奠定信息化基础。组织档案专兼职人员进行专业技能和业务知识学习，使其熟悉档案信息化管理的程序要求。特别是对建设、监理、施工等文件材料形成前置部门的相关人员进行岗位培训和业务辅导，实现了档案管理全流程的思想知识铺垫。同时修订了系列规章制度，增加了《公路建设与管理电子文件归档要求》，明确了应归档电子文件材料的范围、移交、接收、编目、保管等要求，细化了与工程建设的流程以及纸质档案的关联要求，制订了档案数字化的操作规则，使档案信息化有章可循。4.加大投入，与公路管理信息化一体规划。为进一步提高公路档案信息化工作现代化水平，投入专项资金100多万元，购置更新了高速扫描仪、光盘刻录机、数码相机、数码摄像机、计算机、服务器、打印机等信息化设备，改造了网络系统，升级了档案管理软件系统。根据电子档案对环境的温湿度、防磁性等要求高的特点，改造了档案库房和计算机用房，添置了防磁、防静电装置。5.逐步有效对接公路信息管理平台。与本行业信息化平台的对接是档案信息化建设的关键。我们从内外网的联通与防护的物理连接、数据库兼容、文本格式的匹配，以及在线归档、离线保存的程序、方法等软硬件系统的全面技术衔接，从电子信息的产生到归档、保管和利用进行了全流程设计。充分利用建成的“常熟公路综合信息管理平台”和基础信息数据库，不仅使公路档案信息化起点高、起步快，而且更接地气、更具活力，业务科室利用档案信息时对档案部门的依赖度更高。6.公路档案信息化工作务实展开。基于良好的档案管理基础和高效的公路信息化管理系统，常熟公路档案信息化建设从三个方面入手，取得了显著成效。一是电子文件的归档。常熟公路部门对所有信息化系统进行电子文件归档范围界定，共有17个电子信息管理系统的数据纳入到归档范围中，并明确了不同系统电子数据的归档方法、归档时间、归档要求、归档手续。归档方法针对不同系统分别进行在线归档和离线归档，电子档案保存于专用服务器。重要数据在档案局的指导下进行了异质异地备份，建立了电子档案的容灾系统。二是进行档案的数字化。纸质档案是传统的载体，目前也是档案的主要形式。我们委托专业公司对存量档案进行数字化，保证数字化质量。对增量档案要求归档前进行数字化扫描，有原电子文件的直接转换成档案阅读格式，增量档案实现了纸质档案与电子档案同时入库。三是完善档案管理网络系统。为了更好地提供档案利用服务，在原档案专业管理系统中新建“常熟市公路处档案查询系统”，将公路档案利用端口延伸到了主要业务部门，同时设置权限，做好安全管理的控制。档案管理软件获得升级，电子归档、整理、检索、存储、打印等系列功能得到了系统性优化，档案部门数字化管理效率快速提升，业务部门查询利用满意度明显提高。7.信息化档案安全远程监控成特色。常熟公路档案库房因改造而远离办公区，为了确保库房的安全，在远离办公区域的分库房安装了档案安全实时监测、智能环境控制系统。该系统可保持库房环境的最佳温湿度，可实现不间断状态下对档案库房进行远程实时环境监测和控制、灾难报警、故障记录等功能，并通过网络通信技术平台提供温度、湿度、烟感、监测等信息的即时传递，让远距离库房的管理者实现对库房安全的实时管理，真正实现了档案库房的智能化、数字化统一管理。常熟公路部门是此项数字化管理模式的首批应用单位，档案信息化延伸到安全管理领域，得到了省、苏州市公路部门的高度肯定。
三、常熟公路档案实现信息化管理的现实意义
1.档案利用全面进入信息时代。档案储存信息化、利用网络化的实现，使档案工作得到了彻底的转型。传统的纸质档案手工管理模式存在的检索效率低的问题得到彻底解决。公路档案实现网络化利用，极大地提高了业务部门利用档案的效率，利用档案文件、照片甚至视频信息快捷准确，档案部门与业务部门联系更为紧密，年利用档案数量从2010年的87次/年，提高到2014年的689次/年，其中87%是网络利用的数字档案。2.档案原件得到全面有效保护。实现档案信息化后，查阅时只需提供电子档案，大大避免了纸质档案因反复利用而造成损害，有效地保护了档案原件。同时，通过纸质档案的数字化，有效防止了档案内容随意涂改、损毁，从而维护了档案的真实性。3.电子文件得到全面收集利用。公路管理信息时代产生的巨量电子信息，经过档案管理程序得到了全面鉴定、收集和利用，改变了电子文件无序管理的窘境，改善了档案库藏结构。4.档案管理效能得到全面提高。档案信息通过公路网站设立信息共享平台，实现部分信息资源的共享，让业务部门和社会公众更容易获取公路管理的相关历史信息，缩短了利用档案的路径，发挥了档案参与和促进公路管理业务的作用。档案信息化带来了档案接收、登记、录入及归档、借阅、统计等业务工作的自动化，使档案分类、统计更精准，档案管理效能得到了全面提高。常熟公路部门档案信息化工作“做在实处、走在前列”，通过两三年的努力，实现了档案信息化与公路管理业务紧密结合，与公路管理信息化高度融合，并且拓展到档案管理安全体系建设领域。开放型的档案信息化利用不仅提升了业务部门档案管理的满意度，还实现了公众对公路工作的信任度。公路档案信息化建设成果不仅带动了常熟公路部门档案管理顺利达到省五星级标准，而且也推动了公路管养工作的全面提升。
作者：顾玉华 单位：常熟市公路管理处
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