1、PIM策略
传统纸质个人信息资源最常见的管理策略是分类归档和简单堆放［11］。不使用文件夹的原因包括:文件夹内容因不可见而被闲置、严格分类类目的实用性降低以及疏于分类导致的文件夹过于庞大。研究发现用户分类时考虑了地点(柜子的最顶层)、形式(书)、时间(不经常)、用途(使用)这几类情境因素［12］。Barreau的研究发现了两种查找行为的基本策略:基于位置的策略，即用户记住文件的大概位置再通过浏览目录来查找;基于逻辑的策略，即用户通过关键词或文件名来定位文件，也就是检索或标签方式［13］。通常情况下，用户较为倾向于浏览文件夹目录而非记住文件名称，也很少使用检索工具。而在较为陌生的信息环境，用户就倾向于使用检索工具［14］。
2、研究方法
2．1研究对象本研究的调查对象是来自国内外38所高校(如北京大学、清华大学、中国人民大学、合肥工业大学、华南理工大学、宾夕法尼亚州立大学、加州伯克利大学、澳洲国立大学等)的98名北京大学暑期课学员。样本包含从大二到研三的学生，其中本科生42人(42．9%)，研究生56人(57．1%);男生44人(45%)，女生54人(55%)。被调查者平均年龄为22.7岁，范围在20～26岁之间;近一半(49%)的调研对象使用智能手机超过2年，33．7%的为1～3年，1年以下的仅占17．3%。该样本都有使用智能手机的经验，较之一般人群对智能手机个人信息管理更有经验，属于早期用户或深度用户，非常适合本探索性研究。
2．2数据采集和分析
本研究采用定性定量混合方法(mixedmethodology):通过问卷调查获取智能手机大学生用户使用移动设备进行个人信息管理的一般行为特征，通过焦点小组访谈深入了解用户在移动终端存储的信息类型、信息组织和管理的方法和原则、信息需求的类型、遇到的困难等。问卷包含三个部分共38个问题:a．智能手机使用基本情况，如使用品牌、年限、使用各类型应用的时长等;b．个人信息管理方式和特征，如存储的信息类型、定位信息的方式和策略、保持和维护信息的频率和方法、以及遇到的困难等;c．手机信息搜索行为，如是否利用手机搜索信息、花费时长、搜索效果满意情况和遇到的困难等。在正式发放前，我们先对问卷题目和回答进行了小规模测试，并改进测试中发现的问卷中的问题;正式研究共发放问卷120份，回收98份(回收率81．7%)。共开展5组焦点小组(共31人参与)，每组的访谈对象数量在5～8人之间，由1名研究者作为访谈主持人，访谈时间平均约50分钟。在焦点小组访谈正式开始前，由访谈主持人介绍本研究内容、目的、录音的方式和对被访者的保密声明。访谈内容包括智能手机的持有和使用经验，在智能手机上的信息和应用的组织、查找、维护、管理方式，以及通过智能手机搜索信息的动机和搜索体验三个主要部分。我们采用描述统计分析问卷调查数据，以了解大学生智能手机用户的个人信息管理的行为习惯和特征。对焦点小组访谈数据，先将访谈录音转录为文字，采用定性内容分析法，对文本数据进行开放编码。由两位研究人员分别标注，再对不一致的编码进行讨论，最终形成一致的最终编码。
3、移动智能设备个人信息管理
3．1移动个人信息管理概况
图1展示了用户在智能设备上存储的信息的类别，按照存储该类信息的用户在全部被调查用户的占比从高到低排列如下:通讯录、照片、社交信息、电子邮件、个人笔记、日程表、工作文档、私人文档和网页。除上述类型外，焦点小组访谈中用户还提到常见的个人信息类别包括:短信、备忘录、聊天记录、文件(pdf文档或电子书)、视频、音乐、便签等。值得注意的是，除传统的个人信息类型如通讯录、电子邮件、日程表等，智能手机上存储工作文档的比例过半(56%)。这说明智能手机已不再仅仅是传统意义上的通讯工具，而成为生活工作中重要的计算设备之一。移动个人信息管理的任务与传统PIM基本一致，用户需要通过移动设备进行搜索、发现、组织、保存、查找/再查找、利用等活动;但完成这些任务的活动与策略与桌面PIM有所不同。例如移动设备用户倾向于通过精确位置和大概位置直接定位信息或浏览信息，而较少使用关键词搜索。
3．2信息查找和定位
与PC设备不同，移动智能设备上的信息并非以文件的形式存在于文件系统，而是分散在各个应用程序(APP)中。信息内容与应用程序高耦合，缺乏统一的文件系统，给习惯使用PC进行个人信息管理的用户带来了很多挑战:a．移动智能设备上没有“路径”的概念，无法通过资源管理器和文件路径查找、定位信息。例如用户4E(用户编号4E，表示第4个焦点小组的用户E。以下同)在访谈中表示:“我会下载很多文档来看，但下载途径一般是在应用本身的文件夹，但我不知道应用所在的文件夹在哪里，搜也搜不到;……即使我知道路径，也不知道怎样打开路径。”b．由于移动智能设备显示屏幕较小，容易造成误操作。例如用户1C在说明文件夹操作的问题时说:“拖动的时候有时候会拖不进去……我想把它(应用程序)放到一个文件夹，但是那个文件夹又弹开了，有时候就会误操作。”c．分类归类的困难，“经常会有应用不知道是哪一个类……分不进去”(用户1A)。尽管如此，用户还是应用了一些有效的信息查找和定位的策略，常见的策略包括:分类(文件夹或分页)、使用频次、位置，以及其他视觉特征如图标的颜色、美观程度等。a．分类是用户对信息和应用进行组织、查找和定位最常见的PIM策略之一。部分用户会使用文件夹进行分类，把应用程序“按类别分成文件夹，比如说游戏的、办公的、学习的……”(用户1D、1E、1F等)。有些用户不喜欢使用文件夹，因为用文件夹进行分类后，需要通过两次点击才能打开某个应用。但这些用户仍有“类别”的概念，一般利用手机操作系统的“页”或“屏”的概念，一页或一屏组织排列一类应用。例如用户提到:“我是一页一页的(分类)，摄影的是一页，音乐的是一页，每一页是一类，这样就不需要点两次，就要快很多。”(用户2A、2B、4C等)分页策略在定位应用时比较高效，但在组织应用时操作较为繁琐，容易造成误操作，例如用户提到“(把一个应用)从最左边移到最右边，就要拖好几次……有时候就会弹回来。”(用户1C)b．根据使用频次组织和定位应用是用户的另一个常用策略。大多用户都会提到“常用的应用排在前面，不常用的排在后面”(例如用户5A、2D等)，一般频次与分类结合使用。使用频次策略的问题在于位置不固定，例如用户2F提到“它的位次都不一样，每用一次，位次级前进几个”;对于新的应用程序会导致变动较大、不易定位。c．根据安装位置查找和定位应用，也是有效的移动端PIM策略。用户2A表示“一般常用的那些应用的位置基本上能记得”，不怎么常用的“记得一个大概位置，然后翻吧”。准确位置适用于常用的应用，而大概位置结合浏览，或者大概位置结合文件夹适用于不常用的应用。d．与桌面设备显著不同，应用程序的视觉特征也成为信息组织和定位的要素。例如用户3A提到，“长得比较丑的，看着比较难受的放在左边这一页。然后长得比较好看的，有一些图标比较好看的，放在右边这一页”。用户1C“把一个颜色的图标放在一页”。这些视觉特征在桌面设备PIM研究中没有突出作用，而在移动设备上有不少用户会考虑到视觉效果，包括应用程序的排列和摆放的美观性，是否遮挡背景图片、颜色和谐度等。
3．3信息维护
图2展示了用户维护信息的频率。信息维护频率呈现两极状况，频繁维护(每周和每天)的比例占42．9%，较少维护(偶尔和从不)占38．8%，而中等频次维护只占18．4%。用户进行信息维护方式包括:定期清理通话记录和浏览记录，删除不常用的应用，更新应用，备份或同步数据。部分定期维护的用户有较好的信息维护习惯，例如用户4D“会定期清理通话记录和浏览记录，大约用完2－3次就会清理一次通话和浏览记录;图片积累到一定数量后会清理，或者需要时就会批量导出”。删除应用或信息取决于数量(“比如说文件夹里应用太多，就想要删掉一些”，用户1B)、使用频次(“如果我发现某些app我不太常用了，我就会定期的去删掉”，用户5C)、软件可用性(“当应用出现问题时，例如闪退或者很卡时，就会卸载”，用户4A)等因素，目的是节约存储空间和界面视觉上的简洁感。部分用户提到信息备份，认为有价值存档的信息或者需要在其他设备上的信息会备份，例如“通讯录、短信通过电脑备份免得手机丢了或者换了”(例如，用户2E、4E)。3．4智能设备与桌面设备的选择与协作某些类型的应用可以在移动设备和桌面设备上共同使用或进行协作，例如“邮件、微博、聊天、社交工具”等。决定用户选择移动设备还是桌面设备的因素包括:用户所处的位置(用户2A:“如果是在外面的话基本就是用手机”)、桌面终端的可获得性(用户2L:“如果有电脑的话，基本上还是会用电脑”;用户4A:“还是感觉电脑看起来方便，展示的信息量也大，一般只有在没有电脑或电脑连不上网时才用手机”)、用户体验的差别(用户1E:“有些应用手机上的体验要好过电脑……就是用手划得那种感觉……可能会有这种体验上的差别”)、舒适性(用户1F:我喜欢躺在被窝里面看电影，不喜欢用电脑看电影)、私密性(用户1E:“有时候我就不希望别人看到，就自己偷偷用手机刷”)、任务的时效性(用户4C:“不方便用电脑，比如说马上要回复的话，偶尔会用手机发”“很急时才用手机”)、输入速度(用户5B:“我主要觉得打字速度方便，比方说我QQ在手机和电脑都在线，我有时候用手机打一会儿字觉得太慢了，就跑到电脑上去打”)等。多设备协作的情况下，移动设备与桌面设备的分工不同。以邮件为例，一般来说，用户选择使用智能手机查看邮件，但选择使用电脑回复邮件。用户4C提到“邮件的话，主要是即时性，比较即时性的会用手机马上完成，如果我要斟酌一下的话，会先在手机上拟个草稿，然后到电脑上改改再发。”以网购为例，大部分用户表示会通过手机来进行购买前的部分浏览、查询、商品的选择如放入收藏夹，但“实际购买操作的那个流程还是在电脑上做”(用户1D);但由于移动支付较为方便(“绑定手机”)，就会“用手机去完成支付”。图3展示了某用户的电商购物任务设备间协作关系。
4、结论与讨论
本文通过问卷和焦点小组访谈的混合方法，总结归纳在校大学生和研究生用户在使用移动智能设备进行个人信息管理(PIM)活动的信息行为特点和遇到的困难，主要结论如下:a．移动智能设备用户将越来越多的个人信息和工作信息存储在移动终端上;超过半数的用户在智能手机上存储和使用如下信息类型:通讯录、照片、社交信息、电子邮件、个人笔记、日程表、工作文档和私人文档。b．移动端用户采用的常见信息查找和定位的策略包括:分类(文件夹或分页)、使用频次、位置，以及其他视觉特征如图标的颜色、美观程度等。其中，基于频次和位置，以及文件夹分类的策略与桌面设备PIM策略较为一致［8－10］，而视觉特征策略为移动端特有。c．移动设备尚未提供一种通用、方便的信息组织和定位方式;缺少统一的文件系统和设备本身带来的操作问题是移动端PIM面临的最大困难。d．很多任务流程被分布在移动设备和桌面设备上，决定设备选择的主要原因包括用户所处的位置、桌面终端的可获得性、用户体验的差别、舒适性、私密性、任务的时效性、输入速度等。部分因素如输出显示效果、任务复杂性、输入方便程度等与Karlson等人的研究发现一致［15］。本研究属探索性研究，局限在于问卷样本量不大，针对特定用户群，研究结果可能无法拓展到其他用户群如白领或中老年用户。但本研究的很多结论为针对其他用户群的移动PIM研究提供了基础和借鉴。随着移动智能设备在人们日常生活所占的比重越来越多，用户在移动端的个人信息管理行为，以及与桌面设备进行跨平台管理文件的需求越来越大，而平台间信息不同步时会造成的脑力负担加重［16］。因此后续研究应更加关注移动设备与传统桌面设备的跨平台协作。对于移动设备PIM功能的探讨尚在起步阶段，这方面的研究较少。类似SIS(StuffI＇veSeen)［17］的PIM工具允许用户只浏览信息而不对其进行复杂的存储、分类、归档操作，在移动端可能有较大应用前景。而用户在桌面端PIM行为的惯性和使用习惯(例如希望有统一的文件管理系统等)，是手机PIM工具设计中必须考虑的难题。本文基于用户研究提出的设计改进方式，对于移动智能终端PIM工具的设计，具有借鉴作用。
作者：张鹏翼 刘畅 单位：北京大学信息管理系
相关专题：企业并购中的文化整合 新余学院怎么样
