1教学秘书在高校教学管理中的作用
1.1执行和管理作用
教学秘书的职责是有序执行和合理安排教务处及院系领导指导下的各项基层教学活动，确保每学期阶段性的教学任务有序完成。比如，根据本院系各专业的人才培养方案，做好每学期的教材征订工作、科学编排课程表；合理安排每一场期末、期中考试、补考及其他各级各类考试，并负责学生考试违规处理意见的文件，等。同时，教学秘书兼俱管理各类教学文档的职责。比如，做好学籍管理、学生档案建设和成绩管理工作，统计年度科研成果并建设科研档案，处理学生的退学文件并归档，等。从这两个方面来看，在参与教学管理的过程中，教学秘书对二级教学管理的思想既有执行的作用也有管理的职责。
1.2参谋和助手作用
一方面，协助各级领导，起到参谋和助手的作用，是教学秘书的岗位角色之一[1]。主要体现在积极、主动地当好系主任的直接助手，除了处理日常教学管理工作之外，教学秘书要收集师生对教学各环节的意见和反馈信息并汇总分析各类考试成绩情况，以供系主任和相关职能部门领导决策时参考之需。另一方面，教学秘书是面向师生的服务者。从辅助教师的角度看，教学秘书为保证教学活动的顺利开展，需帮助教师完成大量辅助工作，如周密考虑每位教师的实际情况安排课程、提供听课安排和管理调课申请手续等。从辅助学生的角度看，教学秘书帮助学生组织座谈会，落实大学英语、普通话和各类等级考试的报名，为学生开具学籍、学生证丢失证明等。
1.3沟通和传达作用
教学秘书是学校教务部门和院系间、领导和教师间、教师和学生间的沟通者。教学秘书妥善协调与各教学链条间的沟通，及时、准确地传达各方信息，是教学工作顺利开展的重要保障。第一，上令下达，下情上报。教学秘书要保持日常与学校教务、教研和教材等各部门的联络与沟通，接收各部门下发的教学任务后向院系领导与师生传达、通知，并向各部门上报各项教学任务的执行情况和反馈意见。第二，联络师生。教学秘书与教师和学生干部保持联系，传达调、停课通知，帮助双方传递学习资料和教学反馈意见。此外，教学秘书还承担着与院系辅导员等其他行政人员沟通的作用。
2教学秘书岗位在高校教学管理中存在的问题
2.1专业化程度低
现阶段，高校教学秘书岗位的任职人员主要为引进人才的家属或应届留校生，部分高校甚至由新进青年教师兼任教学秘书，使整个教学秘书的管理工作难以提高到专业化的层面。这一现象的产生与人们对教学秘书岗位的重视程度过低有关。尽管近年来国内各高校逐渐采取公开招聘的方式引进教学秘书，但大多数高校管理者和从教者仍认为其工作内容缺少技术含量，任何人皆可担任。这导致了身处教学管理底层的教学秘书常年处于超负荷的工作状态，却承受着社会地位低、实际待遇差的尴尬困境。因此，教学秘书群体中极少有学习过教育管理学相关专业的人才，而专业的、高层次的人才也极少自愿担任教学秘书岗位。
2.2职业倦怠高发
职业倦怠也称“职业失败”、“职业枯竭”。高校教学秘书在工作和精神的双重压力下，已经成为职业倦怠的高发人群之一，不仅会严重影响到其自身的身心健康，更可能影响到院系甚至学校的教学工作。首先，因繁重的工作感到烦躁和压抑。高校教学秘书的主要工作在别人看来可简单地归纳为“考务、课务、教务”六字，但每一项主要工作实则又包含着十几项具体内容，每一项皆需要为期数周的时间来组织和执行。其次，因琐碎工作需要的缜密心思和担心工作出错感到精神焦虑。教学秘书的大部分工作涉及到核对与统计，如课程、考试的安排，教材征订和教师工作量的核对与统计等，这要求教学秘书事无巨细，稍有差错都可能酿成一场教学事故，教学秩序若正常维持则无功可记，若有丝毫差池便责无旁贷。最后，因狭隘的发展前景使工作归属感低下。领导和同事普遍认为教学秘书无需能人即可为之，而在岗位晋升方面，较之辅导员等同处于教学管理基层岗位的管理人员，教学秘书的机会相当少。
2.3科研和创新能力薄弱
科研和创新能力是高校各岗位提升整体业务素质的指标之一。新时期许多高校的教学秘书也具有硕士或博士研究生的学历水平，但他们在科研和创新能力上却体现得相当薄弱。一方面是由于教学秘书虽然身处教学工作的链条中，但已经普遍脱离专家型教师的发展方向，不能像教师岗位能通过优质教学和学术论文来体现教学价值，且多数高校不允许教学秘书参评教师系列职称，使其更无机会参加课题研发等学术项目。而另一方面是由于高校教学秘书工作事务过于繁杂，即便原本在校研读期间有着丰硕的学术成果，但在教学秘书岗位上因耗去了大量的时间和精力，难以在科研和创新方面作出成果。
3高校教学秘书队伍的发展策略
3.1转变观念，提升教学秘书队伍的专业素质
要加强教学秘书队伍的专业素质建设，高校必须转变长期以来“重教学，轻管理”的观念。教学秘书工作兼具教学管理和行政管理的职能，不但要求其应有专业的教学管理理论知识，还应把握教育教学规律，并结合教学管理工作实际，对理论知识加以科学、灵活的运用。因此，高校管理者应对教学秘书队伍的专业化建设给与同师资队伍建设同等的重视，为其提供定期的管理培训和思路拓展途径，促进其学习教学管理专业、秘书专业及其所在院系的相关专业知识，努力打造一支具有高素质、高实践能力的专业型教学秘书队伍。
3.2建立机制，激励教学秘书队伍的职业发展
教学秘书工作的质量和效率会因产生职业倦怠而直线下降，要解决这个问题，各高校必须完善教学秘书队伍的管理制度，建立保障机制，激励其职业发展的信心。第一，要明确教学秘书的岗位职责，确定与其工作成绩相匹配的薪资、级别和待遇，完善教学秘书的岗位聘用和职称晋升制度。此外，还应支持并鼓励教学秘书参加科学研究项目，并为其提供转岗或者深造的机会，从而为教学秘书创造适合未来发展的职业空间，改变岗位发展前景狭隘的现状。第二，高校应规范考核方式，引进奖惩分明的激励机制，减缓教学秘书“做好无功，做错领过”的精神压力。根据教学秘书的工作效率、管理能力和工作成绩的不同，给出相应的奖励和处罚，可以提升其工作的归属感和价值的体现，进一步激发教学秘书的工作热情。
3.3调整心态，强化自身的综合能力
从教学秘书自身的角度来说，除了学习现代化的教学管理理论知识和岗位专业技能外，还应强化个人的各项综合能力，做到更好地服务于管理、服务于育人。首先要调整心态，认识到小岗位也有大作用，并在工作压力大的情况下寻找正确的释压途径，而不是一味地抱怨和苦干，只有用平稳、积极的心态才能在繁琐的工作中取得高效的成绩。其次，教学秘书要强化政治思想素养和职业道德修养，本着高尚的思想品质，坚持科学的世界观、人生观和价值观，甘于奉献，做到真正热爱自己的工作并无私服务于自己的工作。再次，提升科研和创新能力，教学秘书常年工作在教学管理活动的第一线，所能总结出的得天独厚的实践经验对所在高校教学管理的改进有着重要的参考作用。因此，教学秘书更应该扩大视野，借鉴其他地区和高校的教学管理经验，并结合本校的实际教学管理规律，勇于探索自己岗位上的创新实践，提升科学研究能力，为高校的教学管理规范化和科学化做出贡献。
4结语
高校教学管理是一个复杂的开放式系统，教学秘书在这个系统中起着至关重要的作用，但教学秘书岗位在高校管理中普遍存在着专业化水平低、职业倦怠高发和科研、创新能力薄弱等问题。高校管理者应当正确认识教学秘书工作的性质，科学制定管理制度和长效的保障机制来激励教学秘书的工作积极性，而教学秘书也应当从自身的角度不断提高综合素质，二者共同努力，确保教学秘书在稳定教学秩序、提高教学质量并进一步推动学校发展中发挥积极作用。
作者：黄敏 单位：泉州幼儿师范高等专科学校
