摘要：吉林油田影（音）像档案是油田档案资源的一个重要组成部分，应该规范化管理，实现资源共享，最大化地发挥其价值，为吉林油田大型成果展览、专题宣传片及多媒体制作、大型宣传画册的制作、志鉴编撰插图、报纸、期刊杂志对历史的回顾性刊用等提供更完善、更优质地服务。
关键词：影（音）像档案；管理；对策
一、影像、音像及影像档案和音像档案的概念
影像一词，在《现代汉语词典》第五版中明确说明：物体通过光学装置、电子装置等显现出来的形状。而音像则是录音录像的合称。声像是指录制下来的声音和图像；基本意思与音像一词相同。所以，影像与音像指的是两种不同的物理介质产生的两种不同的物质形态。即前者是静态的画面，诸如摄影照片和医学用的X光片；后者大都是与声像合一的动态画面。诸如有内容的录音带（AT）、录像带（VT）、激光唱盘（CD）、数码激光视盘（VCD）及高密度光盘（DVD）等。国家新闻出版总署关于《音像制品管理规定》，以及《音像制品复制管理办法》对此都有明确界定，所以，影像不包括音像；音像一词也根本代替不了影像。是两种完全不同的内涵。从档案收集整理、归档立卷和存储保管的角度来讲，需要划分两个类别，需要两种不同的存储方式和手段，需要建立两种既有联系又有区别的管理制度和数据查询、借阅系统。影（音）像档案的概念：通过相关档案人员对具有职务发明特征的影像、音像资料进行收集，通过一定的技术手段进行加工和整理，形成的具有可存储、可重复利用、直观性强、有一定还原功能、教育功能或展示功能的音像资料进行归档立卷，称之为音像档案。它是档案资源的一个重要组成部分。
二、音像资料的归档范围及归档时间
吉林油田音像资料的成因：现代管理活动幅度的扩大和频率的提高，相关职能部门作用的发挥，以及现代化采集和记录手段的加强，形成大量的音像资料。同时，音像档案的管理，也就成为档案管理部门的一个重要职能。为防止和避免部门之间对音像档案资源的垄断和分割，必须尽快形成规范化管理和资源共享的格局。1.重大活动和重大事件形成的音像资料2006年以来，以音像为载体，真实记录、宣传报道了国家领导人来吉林油田考察等重大历史事件，而且在石油石化行业产生了积极的影响。这些十分珍贵的资料都应该上交到档案馆，这样既丰富了馆藏，又可以通过今后对其的利用，体现资料的价值所在。2.重要会议形成的音像资料重要会议往往是企业制定经营策略、研究企业发展战略规划、贯彻落实上级政策和会议精神等等的会议，对企业的发展前途具有决定性的作用，重要会议的音像资料存档意义就可见一般了。一是重要会议形成的音像资料可以通过新闻媒体对企业内部和外部进行广泛的宣传，积极的扩大企业的影响，使企业得到社会的认可，稳固企业在社会上的地位。二是重要会议形成的音像资料及时进馆收藏，使音像资料保存的更全面、更完整、更安全。三是重要会议形成的音像资料能够得以更充分的再利用。这些音像资料可以为制定新的经营策略、企业发展战略规划等提供可靠的依据，也是企业发展史重要的一部分。3.公司主要领导重要活动场合形成的音像资料公司主要领导参加重要活动，例如参加全国人民代表大会、全国总工会“五一”劳动奖状颁奖仪式、慈善捐助会以及国家、省部级、市级的一些重要活动等，这些重要活动场合形成的音像资料的存档，一是永久地记录着企业辉煌的发展历史，二是在编写公司大事记和企业发展史时起很重要的作用。4.公司主要领导深入基层调研形成的音像资料公司主要领导深入基层调研，目的是通过基层调研这一有效途径，了解和掌握基层对企业的经营策略、发展规划、上级和本企业一些会议精神地贯彻落实，及时地发现存在的问题。这些音像资料的进馆存档，有利于杂志对这些资料的再利用，也有利于年鉴、史志的编篡工作。5.公司主要领导现场办公形成的音像资料公司主要领导现场办公，能够有效的、有针对性的解决生产建设等方面存在的急需解决的问题。这些音像资料的进馆存档，也同样是编篡年鉴、史志的基础资料。6.各专业部门合成制作的相关题材的专题片专业部门合成制作的专题片，多是宣传所用，及时的进馆收藏，不但有利于对其保管，也有利于利用。
三、音像资料的加工整理和存储保管
音像资料的接收登记与合理分类。音像资料的交接必须严格按照交接手续进行，双方经过清点，建立帐目名细，确认无误后双方签字。音像资料进馆后，音像资料管理人员必须对其进行合理的分类，然后对音像资料进行准确的标注，包括时间、地点、人物、事件、作者署名等要素一定要标注清楚，并建立完备的音像档案查询浏览系统，为查阅利用这些音像资料者提供快速、准确地服务。这些音像资料入库后，库房的设计和条件必须适合音像资料的保管，并建立严格的出库审批程序，重要的音像资料必须由主管领导审批，双方签定借用合同，确保音像资料的完整和安全。保管好这些音像资料固然重要，更重要的是要加强音像档案数据库的开发与建设，建立完备的档案数据库，不断发挥其作用，挖掘其利用价值。
四、音像档案资源的开发与多方共享
音像档案资源虽然由档案馆严格保管，但资源可以是多方共享的。可以为大型成果展览及示板展示、专题宣传片及多媒体制作、大型宣传画册的制作、志鉴编撰插图、报纸、期刊杂志对历史的回顾性刊用等提供更完善、更优质地服务。
参考文献
[1]厉丹.浅析企事业单位声像档案的管理[J].档案天地，2014，（6）：49-50.
[2]夏丽华.浅谈声像档案管理及开发利用[J].浙江档案，2005，（11）：39.
作者：于海燕 单位：中国石油天然气股份有限公司吉林油田分公司档案馆
