所谓的档案信息化建设是指在不改变档案内容的前提下使档案的结构与存在方式都进行符合信息化原则的转变，档案管理部门利用信息技术将分散的信息资源以信息化的形式存储，以网络化的方式连接，以标准化的方法管理，进而提高资源利用率。本文以档案信息化建设为切入点，分析加强档案信息化建设重要性以存在的问题，切实提出加强档案信息化建设相关措施。
1加强档案信息化建设重要性分析
随着电子信息时代的到来，信息更新的速度不断加快，要求在档案管理工作中，不断加强档案信息化建设。电子档案的出现，打破了传统纸介档案厚重、不变存档与利用的僵局，推动档案建设信息化发展。随着人们对电子档案逐渐认可，其应用也越来越广泛，加强档案信息化建设已成为发展的必然趋势。加强档案信息化建设可以提高档案管理质量，改善传统档案管理中的不足，有效实现档案信息的科学管理与合理配置，大大提高档案信息质量的同时，也有利于档案管理工作的开展，提高管理质量与管理效率。不仅如此，加强档案信息化建设有利于信息的存档、利用，同时对于机密档案还可以增强档案的安全性，有利于推动档案的进一步发展。除此之外，档案信息化建设还可以确保档案信息的时效性、全面性、准确性，解决了传统档案管理中的一些不足，促使档案管理工作顺利开展。
2档案信息化建设存在的问题分析
2.1档案信息化基础较为薄弱。档案信息化建设需要依靠人力配合计算机设备方可顺利进行，这就要求相关计算机设备拥有完善的操作系统，较为成熟的信息技术。然而档案信息化建设仍然处于发展中阶段，各项技术或相关基础设备等都较为薄弱，加之投入的资金有限，使得档案信息资源的开发深度不够，直接影响着档案信息化发展。
2.2档案管理工作不规范。档案管理工作不规范也是档案信息化建设中所面临的重要问题。一些档案管理人员管理方式并不合理，使得一些较为机密的档案没有及时的进行加密处理，一些达到共享要求的档案也没有实现资源开放化，亦或是档案的归档存在问题等等，这些不规范的管理行为，严重影响着档案的归档、利用与共享，使得档案没有开发出最大的价值，甚至使得一些档案的存在形同虚设。
2.3重开发轻利用。有些档案部门片面追求档案馆藏信息化的数量，没有充分分析馆藏资源就匆匆进行信息化工作，把档案信息化当成“面子工程”。一方面浪费了有限的人力物力，分散了开展其他工作的精力；另一方面增加了储存压力，增大了基础设置承载的负担。此外，还有些档案馆在开发信息资源时没有认真选择档案管理系统，一味根据部门要求与标准来建设，从长远来看，必然不利于各馆资源的共享与整合，也不利于档案利用率的提高。
2.4档案管理人员专业素质水平不高。由于档案管理工作较为繁琐，没有较高的技术要求，使得某些档案管理人员对档案管理工作的重视程度不够，档案随意存档，不注重归类保存，档案的储存较为混乱，不利于档案的利用。在实现档案信息化的过程中，很多档案管理人员缺乏法律意识，无视当事者的著作权与隐私权。虽然有着较为严格的保密规定，但在共享信息资源时却没有严格的共享标准，往往会侵犯当事人的权利，导致被追究法律责任，对档案馆造成负面影响。还有的档案部门在利用信息资源时缺乏安全意识，把档案信息化工作外包给企业，导致一些保密档案容易被泄露。
3加强档案信息化建设的相关措施
3.1强化档案信息化基础。强化档案信息化基础可以为档案信息化建设做好铺垫，有效推进档案信息化的实现。如要加强档案信息化基础，就要引进较为成熟的信息技术与强大的基础设备，完善相关操作系统，为档案信息化创造良好的建设环境。与此同时还要加大资金的投入，档案行政机关应督促政府增加档案经费预算，争取把档案信息化建设纳入到政府或行业专项建设经费中，尤其是纳入到地方信息化建设、电子政务建设规划中，以争取更多的资金支持。其次，档案信息化资金需求量大，仅依靠政府支持是难以开展的，因此，档案部门有必要充分动员社会各界的力量，多元化开展档案信息化建设，如与网络服务商可做争取网络资源的优惠或免费；与大型企业联合获取资金、技术支持与资源服务等。
3.2档案管理工作规范化、标准化。档案管理工作标准化与规范化可以有效推动档案信息化建设的实现。为了切实做到档案管理工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理工作的时及时完善与更新档案信息，做到开放资源及时共享，机密档案加密处理等，发现不规范的现象及时解决。
3.3增强档案信息化建设意识。档案信息化建设需要大量的资金投入，且见效较慢，使得一些档案部门的领导对档案信息化建设不够重视，有些社会群众也不理解，认为没有必要建设，给档案信息化造成了不小的难度。因此，有必要通过各种方式使档案信息化作为服务业的形象深入人心，提高社会公众的档案信息化意识，可采取诸如建立文件利用中心、爱国主义教育基地等方式。只有引起思想上的认同才能使档案信息化建设获得多方面支持，争取到更多的资金，投入到基础设施建设中。
3.4实施科学的人才政策。档案信息化建设的人才政策包括人才引进政策、使用政策。首先应建立合理的软硬件环境，制定可行的人才任用制度，采取多样化的人才引进办法，吸引专业人才。在人才的使用方面，要建立科学的考评政策，实施合理、规范的人才选拔与评价体系。改变重职称、学历，轻业绩、能力的观念，坚持物质奖励与精神嘉奖相结合，长期奖励与短期奖励相结合，约束与激励相结合，营造合理的档案信息人才竞争氛围。
4结束语
综上所述，电子信息时代下，加强档案信息化建设是发展的必然需求，然而档案信息化建设中所存在额问题需要采取相关有效措施加以解决，例如强化档案信息化基础、档案管理工作规范化与标准化、增强档案信息化建设意识、实施科学的人才政策等，切实加强档案信息化建设的推进，以更高的使用价值服务于各企业单位。
作者：付琳琳 单位：哈尔滨市城乡规划设计研究院
