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成人高等教育档案管理论文

一、为学生和用人单位服务

档案管理工作要积极做好对学生的服务。从国际上看,很多高校都保留着建校以来学生的全部档案,不论过了多少年都能查到学生上学时的各方面情况。我国成人高等教育发展迅速,档案意识不强,对学生服务的意识尤其缺乏。随着经济社会的发展和对人才的重视,成人高等教育档案价值越来越被认可,其服务领域也不断扩展。特别是学籍档案,体现着成人高等教育的法律性和严肃性,是人事档案的重要组成部分,人事部门和用人单位对学籍档案日益重视。调查发现,学籍档案的利用率非常高,在学历认定、证书补办、出国留学、晋职提升等方面都有需要。要增加档案的开放性,促进服务功能的多元化,及时了解广大学生就业和用人单位的档案信息需求,不断提高服务水平。同时要加强横向联合,积极取得档案主管部门的支持帮助,与综合档案馆加强协作,共同开发信息资源,互利共享档案信息资源。

二、成人高等教育档案管理规范化

规范化是档案管理工作的基本要求。随着成人高等教育改革发展,迫切要求加强档案管理基础建设,完善管理运行机制,遵循档案规律,实现档案管理工作的规范化、标准化。

(一)提高档案管理的规范化。一要把好“入口”,在档案的整理工作中充分考虑连续性和完整性,将文书工作规范化与档案工作规范化同步推进,及时将档案资料入档,分门别类、各归其位。入档时要对相关材料进行认真清点,严格做到账物相符。二要把好“出口”,调阅档案要履行相关手续,经过领导批准,要注意保密。归还的档案要及时归位,保证完整无缺。有关工作人员工作调动时,要对有关档案及时移交。三要完善规章制度,在各个环节做到有章可循。有的单位正是由于管理制度不健全,造成大量有价值的教育教学文件资料无法保存或丢失严重。要定期检查制度执行情况和档案管理,发现问题及时处理,做到及时查缺补漏,保证档案管理周密规范,万无一失。

(二)实现档案管理的标准化。实施全程规范化档案管理,必须强化标准化理念,引入全面质量管理的思想,积极探索档案工作标准化建设。成人高等教育档案的分类要严格按照教育部发布的《高等学校档案实体分类法》的有关规定执行。档案工作资金投入不足,是制约很多成人高等教育办学单位档案管理工作规范化的瓶颈。要探索引入ISO9001质量管理体系,在硬件建设方面加大投入力度,实现阅览、办公、库房分设,档案库、文件柜等要合乎要求,防潮、防尘、防光、防火要达标。高等学校成人高等教育如果办学层次较多,还要指导各院系和办学点采用统一标准、统一流程,做好各类档案的管理工作。运用科学方法对档案管理过程进行有效控制,不断优化档案过程管理,统一标准,统一行动,严把质量关。在不少单位,档案管理水平一直不高,主要原因就是对档案管理标准化建设重视不够,没有建立起符合成人高等教育特点的档案管理质量保障体系。致使档案管理流于形式,不能发挥应有作用。

三、成人高等教育档案管理科学化

知识经济时代已经到来,数字化、网络化技术的应用和不断发展深刻地影响着经济社会的各个方面,信息化的巨大作用超出人们的想象。成人高等教育档案管理工作中存在着管理手段现代化不够、管理队伍素质不适应需要等问题。在新的时代背景下,成人高等教育必然发生相应的变革,档案工作必须与时俱进,不断提高档案工作者的业务水平和创新意识,积极推进档案管理工作科学化。

(一)推进档案管理由传统向现代转变。在信息化背景下,网络技术、数字技术已经融入成人高等教育的内容、方式与评价等各个教学环节,档案管理工作也正在悄然发生革命性转变,即由传统形式向现代管理转变,其重要标志就是电子档案的份额和作用不断加大。以照片档案为例,从若干年前的黑白照片、彩色胶卷照片为主,目前已经完全被数码照片取代。数码照片方便快捷,易采集、易传输、易存取、易共享,而且储存量大,已广泛运用于成人高等教育各项管理工作之中。在新形势下,电子档案应运而生。档案管理必须要破解新的难题,加速实现由传统管理向现代管理的转变,加快档案数字化、信息化建设步伐。同时,继续做好传统纸质档案的搜集与管理,使纸质档案和电子档案并存、互补,相得益彰。要加强档案管理信息系统建设,将成人高等教育档案管理纳入学校办公自动化系统的设计,建立快捷、方便的档案使用平台,为师生和管理者服务。

(二)加强档案管理队伍建设。档案管理作为一种现代管理,要倡导“以人为本”的管理理念,抓基础、抓队伍、抓创新,以队伍建设提高管理科学化水平。特别是档案管理工作单调、繁琐、枯燥,长期不受重视,尤其要加强档案管理队伍建设。一是注重档案专职管理人员的配备和培训。要选拔工作责任心强、业务素质高的人员专门负责档案管理工作。针对档案工作繁重的特点,要充分尊重和爱护专职工作人员,努力营造一种尊重、理解的工作氛围,激发他们的工作热情。针对档案工作必须与时俱进的特点,要认真开展业务工作培训,构建适合档案人员特点的继续教育模式,不断提高工作人员的业务能力,完善知识结构,特别是加强电子档案管理方面的知识和技能培训。二是建立科学有效的管理机制。成人高等教育工作者要认真贯彻落实《档案法》等法律法规,切实提高档案意识。要加强对档案管理工作的领导,明确单位分管负责人,建立全员参与的工作机制,将档案管理纳入每个人的岗位目标任务。所有工作人员都要定期把自己的工作文件分类,按照“即形成、即转交”的原则,及时将形成的档案材料进行初步整理,转档案室入档。形成领导重视、全员参与、有效控制、科学高效的档案管理网络。改进档案管理工作任重道远。在成人高等教育办学中,要回归档案管理工作固有的核心价值,在职责、程序等各个层面,加强管理和协调,夯实基础,强化服务,实现档案管理工作的规范化、科学化,进一步树立成人高等教育的良好形象。

作者:侯军


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