正规期刊刊登的文章都会被登录中国知网或万方数据等学术论文数据库，这些数据库里可以很容易查找到某一期的所有文章。职称评审单位在检查参评者的期刊杂志的时候，只需要将杂志的目录跟知网或万方的登录数据对比一下就可以辨别出真假。
新闻出版总署和中国知网、万方的同时检查也逐渐成为了职称评审单位对“刊登作者学术成果”的刊物进行检测真伪的有效手段。但无论是中国知网还是万方数据，通常要在杂志出刊后的1-3个月内才会登录该期文章。一般的登录过程是：杂志出刊后，杂志社向中国知网或万方数据递交光盘版的期刊数据，中国知网或万方数据会根据自身的更新速度将光盘数据录入系统。因为工作量大，所以一般要在1-3个月内才会登录完。
这就要求我们的作者必须提前发表论文，才可以在职称评审中用得到。而论文发表通常在投稿到出刊之间又需要1-3个月的时间。比如现在投稿的文章，发表时间一般安排在11月份到12月份出刊，这样发表的文章在明年4月份参评的使用中就绝对没有问题。而4月份的职称评审通知，通常是在当月出通知。等作者收到通知再发表论文，通常就会错过了时间。
